Veileder i gevinstrealisering ved digitalisering av anskaffelsesprosessen

1.2.3 Kartlegge interessenter og utarbeidet en strategi for å ivareta deres behov

Når virksomheten har fått en oversikt over gevinster, endringer, forutsetninger og it-verktøy som skal tas i bruk, er neste oppgave å kartlegge interessentene og definere en strategi for hvordan man skal ivareta interessentenes behov.

Hvem

Hvordan

Trinn 1 – identifisere interessenter

Trinn 2 – beskrive endring

Trinn 3 – beskriv innflytelse

Selv om enkelte behovshavere i utgangspunktet ikke vil ha stor innflytelse på prosjektet, vil de som gruppe kunne ha betydelig innflytelse dersom de opplever at den nye løsningen ikke fungerer tilfredsstillende og gir mange og tydelige nok tilbakemeldinger til ledelsen om det. Dersom man bruker interessentanalysen og sjekklisten bør man kunne fange opp denne type problematikk

Dersom en gruppe er sammensatt og har ulike interesser som kreve ulike strategier, bør gruppen deles opp i undergrupper.

Trinn 4 – vurder holdninger

Trinn 5 – utarbeide strategi for kommunikasjon og endring

1.2.4 Vurdere gevinster mot kostnader

Siste oppgave i konseptfasen er å gjennomføre gevinstanalyse¹ for å vurdere om digitaliseringstiltaket bør iverksettes, gitt forventede gevinster og kostnader. Gevinstanalysen bør:

• 
  Identifisere kostnader og gevinster som følge av digitaliseringstiltaket
  
• 
  I den grad det er mulig, kvantifisere/tallfeste de ønskede gevinstene
  
• 
  Gi svar på om vi tror det er mulig å oppnå ønskede gevinster som følge av endring. Ref. forutsetningene i 1.2.2
  

Hvem

Hvordan

Eksempel på hvordan man kan lage en gevinstanalyse finner du på http://www.anskaffelser.no/elektronisk-handel under temaet gevinstrealisering.

Presentasjon og beslutning

Dersom endringen er lovpålagt, må den uansett gjennomføres, og uansett nødvendig å vite hva man skal følge opp for å sikre endring og kontroll med om formålet med lovpålegget blir oppfylt.

Dersom investeringen ikke er lovpålagt, tas avgjørelsen basert på analyse av netto økonomisk effekt/nåverdi og kvalitative gevinster. Husk at dersom økonomisk effekt/nåverdi er negativ, kan det fortsatt være hensiktsmessig å innføre prosjektet om det frigjør tid for ansatte til å jobbe med andre oppgaver eller dersom investeringen genererer betydelige kvalitative gevinster til gode virksomheten og samfunnet.

Mal for presentasjon av gevinstanalysen finner du på http://www.anskaffelser.no/elektronisk-handel under temaet gevinstrealisering.

Fase 2 Planlegge gevinstrealisering

2.1 Målsetting

2.2 Hovedaktiviteter

For at man skal lykkes er det viktig å forstå forutsetningene for de endringer som skal gjennomføres. Planlegging er derfor først og fremst planlegging av tiltak for tilrettelegging og gjennomføring av endring.

Sjekkliste

• 
  Er det definert en gevinstrealiseringsplan?
  
• 
  Er hver gevinst knyttet til et konkret tiltak som igjen fører til aktiviteter for å nå målene?
  
• 
  Inkluderer gevinstrealiseringsplanen tiltak knyttet til endringsledelse?
  
• 
  Er måleindikatorene konkrete og målbare?
  
• 
  Er det definert hvordan måleindikatorer skal måles?
  
• 
  Er det blitt definert dagens verdi og ønsket verdi per måleindikator?
  
• 
  Har gevinstansvarlig forstått sin rolle i gevinstrealiseringen?
  
• 
  Har gevinstrealiseringsplanen blitt signert?
  

Råd

• 
  Gevinstrealiseringsplanen bør utarbeides i tett dialog med linjen, slik at tiltak, ansvar og frister blir godt forankret.
  
• 
  Det er viktig i størst mulig grad å bygge på tilgjengelig data og rapporteringssystemer når du velger måleindikatorer.
  
• 
  Velg SMARTE måleindikatorer (spesifikke, målbare, akseptert av alle, realiserbare og tidsbestemte).
  
• 
  Endringsledelse er avgjørende. Konkrete tiltak knyttet til forankring, kommunikasjon og opplæring må defineres.
  
• 
  Husk at gevinstrealisering er en iterativ prosess. Gevinstrealiseringsplan og oppfølgings-plan bør være levende dokumenter som oppdateres når du får bedre innsikt i gevinstene.
  

2.2.1 Planlegge gevinstrealisering

Det som er viktig i planleggingen er at man får utarbeidet en god gevinstrealiseringsplan. Gevinstrealiseringsplanen beskriver hvordan gevinster skal måles, når de er tenkt å oppnås, samt roller og ansvar for tiltak som bidrar til å realisere gevinster. Gevinstrealiseringsplanen oppdateres ved hver faseavslutning.

Dersom et prosjekt er en del av et større program kan gevinstrealiseringsplanen være en del av programmets gevinstrealiseringsplan og følges opp på programnivå. Ofte vil de fleste gevinster realiseres etter at prosjektet er avsluttet, men gevinster vil også kunne realiseres allerede i løpet av prosjektets gjennomføring. Uansett er det den linjeorganisasjonen som eier gevinsten som er ansvarlig for å hente ut gevinsten.

På Prosjektveiviseren.no kan man finne en nærmere beskrivelse av gevinstrealiseringsplan m ed eksempler.

En gevinstrealiseringsplan bør minst inneholde følgende informasjon:

• 
  Gevinster: Hvilke gevinster som skal realiseres.
  
• 
  Tiltak: Hvilke tiltak som iverksettes for å oppfylle forutsetningene og endring. Se forutsetningene.
  
• 
  Indikatorer:
  
  • 
    Hvilke indikatorer som skal benyttes
    
  • 
    Hvordan man skal måle indikatorer
    
  • 
    Hvordan man skal rapportere utvikling
    
• 
  Gevinstuttak: Hvordan gevinsten skal «omsettes» til verdi for virksomheten
  
• 
  Hvilken tidshorisont man har på gevinstrealiseringen.
  
• 
  Gevinstansvarlig: Hvem som er ansvarlig for at gevinster måles og at tiltak iverksettes.
  
• 
  Hvilke risikofaktorer som finnes og hvilke risikoreduserende tiltak som kan gjennomføres.
  

Hvem

Hvordan

Trinn 1 tiltak

Dersom alle i organisasjonen bruker systemet og bestillerne gjør avrop på flere og bedre avtaler, vil det gi bedre innkjøp. Man vil derfor fokusere på tiltak for å sikre systemlojalitet og flere og bedre avtaler.

Trinn 2 definere indikatorer

Når man skal måle gevinster er det viktig at man også inkluderer indikatorer for de endringer som skal føre til gevinster. Gjør man det kan man følge hele prosessen, analysere avvik og iverksette tiltak tidlig. For organisasjonen er det også motiverende når de vet at ledelsen følger hele prosessen frem til mål.

Når man skal identifisere og velge indikatorer kan man bruke følgende kriterier:

• 
  Treffsikkerhet – indikatoren bør være relevant for det vi ønsker å måle.
  
• 
  Målekostnad – indikatoren bør ikke være kostbar å utarbeide.
  
• 
  Nåværende tilgjengelighet – det er best om indikatoren kan utarbeides selv med tilgjengelige data.
  
• 
  Fremtidig tilgjengelighet – om nye data vil bli tilgjengelig i fremtiden kan det vurderes å oppdatere eller supplere indikatorene for å kunne hjelpe prosjektet å realisere sine mål.
  

Trinn 3 - omsetning

For eksempel reduserte innkjøpskostnader.

Trinn 4- realisering

Fordi gevinster ikke kan realiseres raskere enn det organisasjonen kan og vil endre seg, er det nødvendig å ha klart definerte mål og tidsangivelser for når man skal gjennomføre endring og realisere gevinster. Det er imidlertid ikke nødvendig å være mer detaljert enn på år, eventuelt kvartaler.

Virksomheten ser for seg følgende utvikling i systemlojalitet. Ved å se på utviklingen i systemlojalitet sammen med avtaledekning, prisutvikling og innkjøpskostnader vil virksomheten få en indikasjon om de vil kunne realisere gevinster.

	Systemlojalitet
Utgangspunkt	0%
År 1	25%
År 2	50%
År 3	75%
År 5	100%

Trinn 5- utpek gevinstansvarlig

Den gevinstansvarlige er normalt en leder plassert i den delen av linjeorganisasjonen som skal realisere gevinstene, eventuelt flere gevinstansvarlige i ulike deler av linjeorganisasjonen som eier ulike deler av de planlagte gevinstene. Det kan også være gevinstansvarlige i andre virksomheter avhengig av hvor gevinsten forventes å oppstå.

Gevinstansvaret gis økonomisjefen som ansvarlig for virksomhetens innkjøpsfunksjon. Økonomisjefen peker ut avtale- og e-handelsansvarlige som gevinstansvarlige for deres respektive området – avtaler og bruk av systemløsning. Disse utgjør nå et team som vil ha som mål å realisere de forventede gevinstene.

Trinn 6 – godkjenne gevinstrealiseringsplan

Eks på en gevinstrealiseringsplan med ett eksempel på tiltak.