Ana səhifə

Veileder i gevinstrealisering ved digitalisering av anskaffelsesprosessen


Yüklə 1.6 Mb.
səhifə2/7
tarix24.06.2016
ölçüsü1.6 Mb.
1   2   3   4   5   6   7

Hva er gevinst


Det kan tenkes mange forskjellige former for gevinster som oppstår når man digitaliserer deler av eller hele anskaffelsesprosessen. For å få et oversiktlig bilde av gevinstene, er det vanlig å samle gevinster i forskjellige gevinstkategorier. Kategorisering kan gjøres på flere måter, men det bør uansett være slik at kategoriene er uttømmende og i størst mulig grad gjensidig utelukkende. Vi har valgt å sortere gevinstene i tre kategorier; bedre innkjøp (bedre), reduserte transaksjonskostnader (enklere) og mer lovmessige innkjøp (riktigere). Nedenfor redegjør vi nærmere for hva vil legger i disse kategoriene.

I kategorien bedre innkjøp legger vi gevinster som har med de innkjøpte varenes/tjenestenes kvalitet og pris. Lavere pris for en gitt kvalitet eller bedre kvalitet for en gitt pris er to mulige gevinster her. Mer miljøvennlige kjøp, mer innovative kjøp og kjøp som oppfyller etiske krav vil også sortere under denne kategorien. Disse gevinstene kan oppstå på flere forskjellige måter, under nevnes noen eksempler:




  • Det arbeides bedre med å kartlegge behovet og markedet, slik at varene/tjenestene som kjøpes inn i større grad matcher behovet, det vil si har høyere kvalitet for brukeren.

  • Det arbeides bedre med å få inn anbud, slik at konkurransen blir sterkere, og det dermed blir økt prispress for leverandørmarkedet

  • Det blir mindre avtalelekkasje, slik at de bestillingene som gjøres er av riktig kvalitet til riktig pris

  • Større avtalelojalitet kan igjen gi bedre vilkår fra leverandør, fordi leverandøren får økt trygghet for leveransevolumet

  • Det blir bedre kontroll med faktura, og det hindrer feilfakturering og overfakturering, hvilket reduserer faktisk kostnad for innkjøper

Det er antagelig enklere å måle effekten av redusert pris for gitt kvalitet enn effekten av riktigere kvalitet, men det kan likevel hende at gevinsten knyttet til kvalitet er den største.


Reduserte transaksjonskostnader (enklere)


Transaksjonskostnader inkluderer all ressursbruk knyttet til en anskaffelse, enten det er pre award eller post award. Kostnadene vil oftest knytte seg til bruk av ansattes tid, men det kan også være snakk om innleie av konsulenter, avholdelse av leverandørsamlinger, reiser og annet. Det kan være mange ansatte i en virksomhet som bruker tid på anskaffelsesprosessen, så transaksjonskostnadene kan være spredt utover. Både innkjøpere, bestillere, godkjennere og støttefunksjoner må medregnes.
Alt annet likt vil det være en fordel at transaksjonskostnadene knyttet til et innkjøp er så lave som mulig. Det betyr ikke at det ikke skal brukes ressurser på innkjøpsarbeidet, for disse ressursene antas å kunne tilføre verdi i form av bedre og mer lovmessige innkjøp. Men det er heller ikke slik at det nødvendigvis er positivt å bruke mer ressurser på innkjøp; man vil komme til et punkt der transaksjonskostnadene er på et optimalt nivå, hvor økt ressursbruk gir mindre gevinster knyttet til bedre og mer lovmessige innkjøp enn hva den økte ressursbruken koster.
Det vil ofte kunne finnes tidstyver i prosesser. Å fjerne slike tidstyver vil være en måte å redusere transaksjonskostnader på uten at det går ut over bedre og mer lovmessige innkjøp. Digitalisering av prosesser kan være en måte å fjerne tidstyver på. Eksempler på hvordan transaksjonskostnadene kan reduseres angis under:


  • Det blir enklere å finne frem til tidligere konkurransegrunnlag, og dermed forenkles forberedelsen av en tilbudsprosess

  • Det blir enklere å finne frem til maler og verktøy som forenkler arbeidet med konkurranser

  • Det blir enklere å holde oversikten over inngåtte avtaler og tidsfrister knyttet til disse

  • Det blir enklere for varemottaker å kontrollere at en vare er bestilt

  • Det blir enklere å godkjenne fakturaer når en del av prosessen automatiseres

  • Det blir enklere å drive internkontroll og ressursstyring

Man vil kunne se at tiltak som gir bedre og mer lovmessige innkjøp gir økte transaksjonskostnader. Derfor er det viktig å se de tre gevinsttypene i sammenheng.
Frigjøring av tid hos virksomhetens ansatte trenger ikke bety overtallighet. Den frigjorte tiden kan benyttes til å øke innsatsen på innkjøpsområdet, for eksempel for å øke avtaledekningen eller styrke kvaliteten i fremtidige utlysninger. Eventuelt kan den frigjorte tiden brukes til å styrke andre deler av virksomheten. Frigjort tid kan eventuelt redusere behovet for nyansettelser. Uavhengig av hvordan den frigjorte tiden benyttes, er frigjort tid å regne som en gevinst for kommunen, og denne gevinsten bør verdsettes med utgangspunkt i årsverkskostnaden.

Mer lovmessige innkjøp (riktigere)


I denne gevinstkategorien har vi samlet gevinster som sikrer at anskaffelsesregelverket oppfylles, samt at korrupsjon og mislighold unngås. Økt kontroll, gjennomsiktighet og sporbarhet er nøkkelord her.
Det kan være krevende å skille mellom gevinster i form av mer lovmessige innkjøp og gevinster i form av reduserte transaksjonskostnader. Nye hjelpemidler for å sikre at lovverket etterfølges kan bety at lovverket faktisk følges i større grad enn tidligere, men det kan også bety at lovverket følges i like stor grad som før, men at det tar mindre tid. Her vil det antagelig være nåsituasjonen som avgjør hvordan gevinsten skal kategoriseres; dersom virksomheten i utgangspunktet i svært stor grad kjøper inn lovmessig, vil gevinsten gi seg utslag i reduserte transaksjonskostnader, men hvis virksomheten har utfordringer knyttet til kontroll og regelbrudd, vil det være fornuftig å si at man får en gevinst i form av mer lovmessige innkjøp.
Eksempler på endringer som bidrar til mer lovmessige innkjøp kan være:


  • Det blir mer mal- og prosesstøtte i konkurransegjennomføringsprosessen, hvilket sikrer at lovverket oppfylles

  • Det innføres automatisert digital protokoll, hvilket sikrer at alle aktiviteter i en konkurransegjennomføring er dokumentert

  • Det innføres digital bestilling, hvilket bidrar til at alle bestillinger registreres på personen som bestiller
1   2   3   4   5   6   7


Verilənlər bazası müəlliflik hüququ ilə müdafiə olunur ©atelim.com 2016
rəhbərliyinə müraciət