Veileder i gevinstrealisering ved digitalisering av anskaffelsesprosessen
|
|  Yüklə 1.6 Mb.
|
2.2.2 Planlegge hvordan gevinster skal følges oppOppfølgingsplan Gevinster blir ikke realisert dersom de ikke følges opp jevnlig. Det må derfor lages en plan for hvordan man skal måle og følge opp gevinstene dersom dette ikke er ivaretatt på annen måte, for eksempel gevinstrealiseringsplanen.
Økonomisjefen sikrer at ledelsen blir oppdatert på gevinstrealisering i månedsrapporten. Fase 3 Gjennomføre3.1 MålsettingFormålet med denne fasen er å etablere et godt grunnlag for gevinstrealiseringen. Det er i denne fasen at prosjektet iverksettes , og de involverte i prosjektet skal sørge for at tiltaksplanen knyttet til gevinstrealisering gjennomføres, at risikoreduserende initiativer iverksettes og at linjen får eierskap til gevinstene. 3.2 HovedaktiviteterDen viktigste aktiviteten i denne fasen er å følge opp tiltakene knyttet til gevinstrealisering og rapportere status på dem. Prosjektleder kan godt benytte statusrapporter for hvert tiltak. Jevnlig oppfølging av gevinstrealisering sikrer at korrigerende tiltak iverksettes ved avvik, og at alle forutsetninger for gevinstrealisering er til stede. Prosjektet bør påse at de planlagte måleindikatorene implementeres. Gevinstrealiseringsplan skal også oppdateres underveis. Sjekkliste
Gode råd
3.2.1 StatusrapporteringStatusrapport I et prosjekt er rapportering noe av det viktigste fordi:
HvemProsjektleder, gevinstansvarlig HvordanProsjektleder forbereder statusrapport i tett dialog med gevinstansvarlige og det/øvrige prosjektteamet. Statusrapporten for gevinst kan gjerne være den førende prosjektstatusrapporten. Statusrapport kan forberedes hver uke for prosjekter som varer under 3 måneder, annenhver uke for prosjekter som varer 3-6 måneder og hver måned for prosjekter som varer lengre enn 6 måneder. Statusrapporter kan utformes på flere forskjellige måter men bør inneholde følgende elementer.
Det er viktig å sikre at ledelsen får den informasjon de har behov for i en statusrapport. Det er også lov til å være kreativ i kommunikasjonen. På neste side et eksempel på hvordan man kan rapportere fremdriften i en tidlig fase hvor man i første rekker er opptatt av om organisasjonen tar i bruk nye løsning. Etter hvert som man kommer over i gevinstrealiseringsfasen byttes endringsindikatorer ut med gevinstindikatorer. 
Eksempel på utviklingen i avtalelojalitet. Blå kurve er planlagt utvikling over 5 år. Rød kurve er faktisk utvikling. Her ser man at utviklingen har gått raskere enn antatt og at bør justere grafen. 
Virksomheten velger å benytte trafikklysfargene med kommentarer. Dersom ledelsen ønsker det kan de også få alle data man har.
Oppdatert gevinstrealiseringsplan Gevinstrealiseringsplanen bør være oppdatert til enhver tid. På denne måten sikres det at planen er et levende dokument som bistår ansatte i gevinstrealisering ved å gi god oversikt over gevinster, måleindikatorer, tiltak, ansvar og frister. Gevinstrealiseringsplanen kan oppdateres etter hvert statusmøte, samt når store endringer oppstår. HvemProsjektgruppe og gevinstansvarlige Hvordan
Trinn 1 – oppdater gevinsterHar noen nye gevinster blitt oppdaget under prosjektet og må legges til? Viste det seg at noen av de planlagte gevinstene ikke kan realiseres og må tas ut av planen? Slike endringer bør også kommenteres direkte i statusrapporten slik at ledelsen er informert til enhver tid om hvilke gevinster det jobbes med. Trinn 2 – oppdater tilknyttede tiltak  Er det noen ekstra tiltak som må iverksettes for å realisere planlagte gevinster? Viste det seg at noen av tiltakene er unødvendige?
Trinn 3 – oppdatert måleindikatorerHar det blitt oppdaget bedre måleindikatorer for gevinster? Trinn 4 – oppdater fristerViste det seg at det krever mer / mindre tid for å realisere gevinsten? Trinn 5 – oppdater gevinstansvarligOppdater gevinstansvarlig. Det er ikke anbefalt å gjøre dette med mindre det ikke er mulig for utpekt person å utføre denne funksjonen lenger (f.eks. byttet stilling). Økonomisjefen oppdaterer gevinstrealiseringsplanen månedlig i forbindelse med rapporteringen. Fase 4 Avslutte/OverlevereOverlevere gevinstrealiseringen til linjen 4.1 MålsettingI denne fasen er fokuset å sikre en smidig overlevering av arbeidet med gevinstrealisering fra prosjektet til linjen. Prosjektteamet må jobbe tett sammen med linjen for å definere hva som skal til for at gevinster realiseres når prosjektet går over fra prosjekt til drift, og hvordan gevinster kan følges opp. Siden gevinstrealisering ikke avsluttes har KommIT valgt å kalle denne fasen for «Overlevere». 4.2 HovedaktiviteterEn viktig forutsetning for at overleveringen fra prosjektet til linjen blir vellykket, er at virksomheten engasjerer linjen tidlig i prosjektet og fokusere på endringsledelse gjennom hele prosjektet. Et prosjekt er bare forberedende aktiviteter til selve gevinstrealiseringen, og nå overleveres ansvaret for fremdriften av gevinstrealiseringen helt og fullt til linjen. Sjekkliste
Gode råd
4.2.1 Rapportere prosjektresultater og overlevere gevinstrealisering til linjenOverleveringsrapport I overleveringsrapporten beskrives prosjektets resultater og det gis veiledning til hvordan gevinstene kan realiseres i linjen. HvemProsjektleder, Tjenesteeier, Enhetsleder HvordanOverleveringsrapporten bør forberedes på følgende måte:
For å unngå at prosjektet ikke ender som en «evigvarende pilot» slik man har sett i tidligere eksempler, har ledelsen besluttet at man skal ha en formell avslutning og overlevering for å kommunisere tydelig at linjen nå har ansvar for å benytte løsning. Fase 5 - Realisere5.1 MålsettingFormålet med denne fasen er å sikre at gevinster realiseres i drift etter avsluttet prosjekt. Tett oppfølging, fokus på endringsledelse og tydelige roller og ansvar er viktige suksessfaktorer for denne fasen. 5.2 HovedaktiviteterDet er viktig at virksomhets ledelse i fortsatt har fokus på gevinstrealisering i denne fasen, og at ledelsen følger opp linjen tett. Dersom ledelsen ikke har fokus på gevinstrealisering i denne fasen, vil prosessen trolig ebbe ut. Hovedaktiviteter i denne fasen er realisering og oppfølging av gevinster i linjen/drift. Prosjektet og overleveringen av prosjektet skal ha lagt til rette for oppfølging i drift, og nå må det gjøres. Ansvarlig for gevinstrealiseringen skal ha blitt utpekt under planleggingsfasen (fase 2), men hvem skal være ansvarlig for å følge opp at dette gjøres nå som prosjektlederen er ferdig med jobben sin? Dersom virksomheten har en prosesseier for anskaffelsesprosessen er det naturlig at prosesseier spiller en nøkkelrolle i å skape varige forbedringer og gevinstrealisering.
Sjekkliste
Gode råd
Det er viktig at virksomhet definerer tydelige roller, har en klar ansvarsfordeling og en enkel rapporterings -og møtestruktur for gevinstoppfølgingen. Oppfølgingsmøter er viktige og sikrer kontinuerlig fokus på gevinstrealisering, forsterker ansvarsfølelsen og gir mulighet til å iverksette korrigerende tiltak ved avvik. Det anbefales at virksomheten benytter en rapport for resultat-oppfølging. Denne rapporten bør leve helt til gevinster er realisert og forventet effekt kan identifiseres gjennom måleindikatorer. 5.2.1 Etablere tydelige roller og ansvarRoller og ansvar Virksomhetens ledelse bør påse at det etableres tydelige roller og ansvar for:
Avtaleansvarlig samt e-handelsansvarlige utarbeider rapport for virksomheten på nøkkelindikatorer som sendes økonomisjef for rapportering til ledergruppe. HvemGevinstansvarlig, Enhetsleder, Tjenesteier, Virksomhetsleder 5.2.2 Følge opp gevinster i drift og håndtere avvikResultatoppfølging Resultatoppfølging skal gi virksomhets ledelse mulighet til å se status for realisering av hver gevinst og iverksette tiltak for å forsterke måloppnåelse. Det bør foreligge en klar plan for:
Økonomisjefen utarbeider rapport hver måned. HvemGevinstansvarlig, Enhetsleder, Tjenesteier, Virksomhetsleder Rapport for resultatoppfølging kan gjennomføres på følgende måte
Trinn 1 – oppdatere gevinsterGår gevinstrealiseringen som planlagt? Hvilke områder viste seg å være mest kritiske/utfordrende? Hvordan håndteres dette? Trinn 2 – oppdatere tiltakOppsummer status for aktiviteter tilknyttet endringsledelse – oppgi en overordnet status for engasjementet i linjen, involvering av brukere og kommunikasjon og forklar vurderingen i tekstfeltet. Er det behov for å forsterke endringsledelse for å få gevinster realisert? Trinn 3 – analysere utviklingenAnalyser utvikling av måleindikatorer per gevinst. Det er ofte utfordrende å definere måleindikatorer for kvalitative gevinster. Dersom noen av dine kvalitative gevinster ikke kan tildeles måleindikatorer, kan du bruke statusfeltet for å følge opp disse gevinstene. I statusfeltet rapporterer du i hvilken grad gevinsten har blitt realisert og hvordan utviklingen har vært i det siste. Trinn 4- involver aktuelle personerDersom måloppnåelsen er lav, bør gevinstansvarlig involvere aktuelle personer for å definere tiltak som kan forbedre måloppnåelsen. For hvert tiltak skal det oppgis ansvarlig og frist. Hvilke konkrete grep bør virksomheten foreta for å sikre at gevinstrealiseringen går som planlagt? Virksomheten ivaretar dette i forbindelsen med månedsrapporteringen. 6. Vedlegg6.1 BegrepsforklaringAvviksanalyse– analyse av avvik fra prosjektplanen og utarbeidelse av tiltak for å håndtere dem. Controller– en økonom med fokus på virksomhetsstyring, hovedsakelig ved hjelp av økonomiske mål. Endringsanalyse– analyse av endringer i prosesser og identifisering av gevinster de kan medføre. Endringsledelse– aktiviteter knyttet til forankring, kommunikasjon, og opplæring som skal gjøre berørte parter i virksomhet i stand til å realisere gevinstene. Fasilitator– arrangerer og fasiliteter gevinstworkshopen; hennes rolle er å tilrettelegge for gode diskusjoner og idémyldring, samt dokumentere resultater. Gevinster– fordeler eller positive effekter som forventes oppnådd med et prosjekt eller tiltak. Gevinstanalyse– systematisk kartlegging av kostnader og gevinster knyttet til et prosjektforslag. Gevinstansvarlig– person i linjen som er ansvarlig for at en bestemt gevinst blir realisert. Gevinstrealisering– aktiviteter som skal lede til at de ønskede og planlagte gevinstene blir realisert. Gevinstrealiseringsplan –gjennomføringsplan som knytter gevinster til konkrete tiltak og målbare indikatorer, samt tildeler ansvar for gevinstrealisering. Gevinstworkshop– workshop med 2-6 fagpersoner, IKT-spesialister og enhetsleder hvor prosess- og endringsanalyse gjennomføres. Arrangeres og fasiliteres av en nøytral fasilitator. Idébeskrivelse– beskrivelse av hvilke muligheter, problemstillinger og/eller overordnede behov som ligger bak idéen. Interessent– person eller gruppe personer som berøres av endringen. Interessenter er typisk brukere av en offentlig tjeneste og ansatte i virksomhet. Interessentanalyse– analyse hvor det identifiseres personer, enheter eller organisasjoner som berøres av prosjektet, kartlegges deres behov og forventninger, samt defineres aktiviteter for interessenthåndtering. Måleindikator– parametere som brukes for å måle i hvilken grad virksomhet har realisert gevinster. Netto økonomisk effekt (målt i nåverdi)– nettoverdien i dag av alle verdsatte gevinster og kostnader. Prosessanalyse– kartlegging av dagens og fremtidige arbeidsprosesser. Prosesskartlegging– grafisk fremstilling av ett sett med prosesstrinn Prosjektveiviseren– Difis anbefalte prosjektmodell for gjennomføring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter – http://prosjektveiviseren.no. Risikoanalyse– analyse som utføres for å identifisere risiko og utarbeide risikoreduserende tiltak. I Gevinstveilederen gjennomføres risikoanalyse for å identifisere risiki knyttet til gevinstrealisering i linjen. 6.2 BidragsytereFra Difi
Fra Oslo Economics
Til Gevinstkokebok for IKT-prosjekter i norske kommuner
|