Veileder i gevinstrealisering ved digitalisering av anskaffelsesprosessen

səhifə	3/7
tarix	24.06.2016
ölçüsü	1.6 Mb.

1 2 3 4 5 6 7

Hva er gevinstrealisering

Gevinstrealisering er de aktiviteter som leder til at ønskede og planlagte gevinster blir realisert. Disse aktivitetene kan deles i to grupper:

Aktiviteter knyttet til gjennomføring av tiltaket som skal skape gevinster. For eksempel endring av bestillingsprosessen.
Aktiviteter knyttet til forankring, kommunikasjon, og opplæring som skal gjøre berørte parter i virksomheten i stand til å realisere gevinster. For eksempel opplæring i bruk av bestillingsløsning.

Det er ikke tilstrekkelig å ha en metode for gevinstrealisering. Man må også ha kunnskap om hvordan virksomhetens innkjøpssystem (dimensjonene i Difis anskaffelsesmodell) fungerer, og hvordan digitaliseringstiltak kan bidra til forbedring og utvikling av det.

Difis anskaffelsesmodell og verktøy for selvevaluering med en nærmere beskrivelse av de ulike dimensjonene i innkjøpssystemet finnes her http://www.anskaffelser.no/verktoy/selvevalueringsverktoy

Anskaffelsesmodellen	Verktøy for selvevaluering

Hvorfor gevinstrealisering

Ifølge Riksrevisjonen (2005) er ikke offentlig sektor gode nok til å påvise om gevinster er realisert i forbindelse med IKT investeringer. I regjeringens digitaliseringsrundskriv pekes det derfor blant annet på at utviklingen av IKT-tjenester skal ses i sammenheng med arbeidsprosesser og organisering, og at planlegging og gevinstrealisering må vektlegges.

For den enkelte virksomhet innebærer gevinstrealisering at man endrer fokuset i prosjekter fra et tradisjonelt teknologi- og leveransefokus, til et endrings- og gevinstrealiseringsfokus nærmere beskrevet i denne tabellen.

Fra	Til
Teknologileveranse	Gevinstleveranse
Kostnadsoverslag	Business case/Prosjektbegrunnelse
IKT implementeringsplan	Endringsledelsesplan
Relativ stor andel ufokusert funksjonalitet	Tilstrekkelig IKT investering til å få jobben gjort
Interessenter utsettes for endring	Interessenter involveres i endring
Opplæring i teknologi	Opplæring i å utnytte teknologi
Evaluering av teknologi og prosjekt	Evaluering av virksomhetsgevinster, evaluering av læring og grunnlag for ytterligere gevinster

(Kilde: J.Ward & Daniel, 2006 fra boken «Gevinstrealisering og offentlige IKT-investering» av Leif Skiftenes Flak m.fl.)

Prosjektveiviseren.no

Veilederen beskriver gevinstrealisering i ulike faser. Fasene er hentet fra Difis Prosjektveiviseren.no. Prosjektveiviseren er en anbefalt prosjektmodell for gjennomføring av digitaliseringsprosjekter i offentlig sektor. Den helhetlige Prosjektveiviseren finner du her: http://www.prosjektveiviseren.no.

Tabellen under gir en oversikt over aktiviteter, leveranser og ansvar knyttet til gevinstrealisering i de ulike fasene i prosjektveiviseren.

Faser	1. Konsept	2. Planlegge	3. Gjennomføre	4. Avslutte/-overlevere	5. Realisere
Mål for fasen	Kartlegge potensielle gevinster, hvem som berøres og vurdere gevinster mot kostnader	Planlegge gevinstrealisering: knytte gevinster til konkrete tiltak, måleindikatorer og ansvarlige	Sørge for at gevinstrealiserings-tiltak gjennomføres som planlagt	Sikre smidig overgang til linjen, slik at linjen er forberedt på å realisere gevinster	Følge opp gevinster jevnlig og iverksette korrigerende tiltak ved avvik
Aktiviteter	Kartlegge dagens og fremtidige arbeidsprosesser Analysere endringer i prosesser og definere gevinster Kartlegge hvem som berøres av prosjektet og definere strategi for å ivareta deres behov Vurdere gevinster mot kostnader	Planlegge gevinst-realisering Planlegge hvordan gevinster skal følges opp	Følge opp tiltak og gevinster, etablere måleindikatorer og håndtere avvik Oppdatere gevinst-realiseringsplan	Rapportere prosjektresultater og overlevere gevinstrealisering til linjen	Etablere tydelige roller og ansvar Følge opp gevinster i drift og håndtere avvik
Maler/ leveranser	Prosessanalyse Endringsanalyse Interessent-analyse Gevinstanalyse	Gevinst-realiseringsplan Oppfølgingsplan	Statusrapport Oppdatert gevinst-realiseringsplan	Overleverings-rapport for prosjektet med fokus på gevinstrealisering	Resultat-oppfølging for gevinstrealisering i drift
Ansvarlige – eksempler	Tjenesteeier, eks innkjøp	Prosjektleder	Prosjektleder	Prosjektleder, Tjenesteeier, eks innkjøp	Tjenesteeier, innkjøp
Utførende - eksempler	Fagpersoner Enhetsleder IKT-avdeling Fasilitator Økonomiansvarlig Controller Kommunikasjons-ansvarlig	Prosjektleder Tjenesteeier Enhetsleder Controller Kommunikasjons-ansvarlig	Prosjektleder Tjenesteeier	Prosjektleder Tjenesteeier	Tjenesteeier Enhetsleder Gevinstansvarlig Virksomhetsleder Økonomiansvarlig Controller

1 2 3 4 5 6 7