Veileder i gevinstrealisering ved digitalisering av anskaffelsesprosessen

səhifə	5/7
tarix	24.06.2016
ölçüsü	1.6 Mb.

1 2 3 4 5 6 7

1.2.2 Analysere endringer i prosesser og definere gevinster

Endringsanalyse

Når prosessene er kartlagt blir neste trinn å gjennomføre en endringsanalyse.

Her vil man gjennomgå endringsområdene med fokus på berørte interessenter: Hvilke endringer kan skape positive effekter for brukere og andre interessenter? Hvilke endringer vil kunne hjelpe virksomheten med å realisere sine mål?

Endringsanalyse er ikke noe man gjør utelukkende for å identifisere gevinster. Analysen er også et helt nødvendig ledd i endringsarbeidet for å planlegge og å gjennomføre endring. Hvor grundig man skal være avhenger av hvor mange analyser man ønsker å gjennomføre. I de fleste mindre prosjekter gjør man analysen kun én gang og den bør derfor gjøres grundig.

Hvem

Endringsanalyse kan utføres av prosesseier/fasilitator, fagpersoner, enhetsledere eller IKT-avdeling

Hvordan

Endringsanalyse gjennomføres som et trinn i en gevinstworkshop.

Trinn 1 – kartlegge endringer

Første trinn er å kartlegge endringene, det vil si hvem som må gjøre hva på en annerledes måte.

For de som har behov og som før kunne bestille selv, blir det store endringer:

Dagens prosess	Fremtidig prosess
Behovshaver sender bestilling direkte til leverandør som leverer varer.	Behovshaver melder behov til en bestiller. Bestiller lager en bestilling/anmodning. Godkjenner godkjenner bestillingen før den sendes til leverandør. Leverandør leverer varer.

Trinn 2 – kartlegge gevinster

Neste trinn er å kartlegge gevinstene; de positive effektene av endringene.

I denne fasen anbefaler vi at man kartlegger både positive og negative effekter slik at man er best mulig informert når man skal fatte beslutning om videreføring og utrulling og når man skal lede endringsarbeidet.

Til hjelp i kartlegging har Difi utarbeidet en «Gevinstoversikt» som viser hvilke gevinster man kan oppnå med ulike typer verktøy/løsninger i hele eller deler av prosessen. Eventuelle negative effekter er markert med rødt. Gevinstoversikten med forklaringer finner du på denne siden http://www.anskaffelser.no/elektronisk-handel under temaet gevinstrealisering

I oversikten vil man se at det i del-prosessen «Følge opp kontrakt», står at det for bestiller vil kunne bli enklere å gjøre avrop og at innkjøpsansvarlig vil kunne føre bedre kontroll med hvem som bestiller.

Trinn 3 – identifisere mål som støttes

Neste trinn er å se om de positive effektene også fører til positive resultater og økt måloppnåelse.

Mens det for bestiller er positivt at det blir enklere å gjøre avrop, vil ledelsen også vite om det har positiv effekt på resultatene og bidrar til økt måloppnåelse.

Øverst i arket er det en oppsummering av de viktigste effektene hvor vi kan se at en bestillingsløsning vil kunne bidra til bedre innkjøp, lavere transaksjonskostnader og mer lovmessig innkjøp.

For ledelsen er de viktigste gevinsten i første omgang at man kan oppnå bedre innkjøp og mer lovmessig innkjøp. Beregninger viser at man kan reduseres innkjøpskostnader med mer enn 1 million årlig.

Trinn 4 – kartlegge forutsetninger

Nest trinn er kartlegging av hvilke forutsetninger som må oppfylles for å realisere gevinster.

Hvilke forutsetninger som må oppfylles avhenger av hvor langt virksomhetens innkjøpssystem er kommet i utviklingen, de 8 områdene i Difis anskaffelsesmodell, og hvor Difis selvevalueringsverktøy kan skape forståelse for hvilke forutsetninger som må oppfylles, hvor langt man er kommet i utviklingen, og hva man må/kan gjøre for å forbedre seg.

Forutsetningen for å kunne oppnå de ønskede gevinster fant virksomheten ut var blant annet:


Lederskap	Ledelsen må utøve lederskap og støtte prosjektet inntil ny praksis er etablert.
Organisering	Organiseringen av innkjøp må endres.
Styring	Strategi for anskaffelser må utarbeides for å tydeliggjøre mål, prioriteringer og sikre tilstrekkelig med ressurser. Det må utarbeides strategi for de forskjellige innkjøpskategorier. Styringssystemet må forbedres slik at manglende gevinstrealisering blir fulgt opp med tiltak når det er behov for det. Må ha detaljert kunnskap om forbruksmønster og priser.
Medarbeidere	Kompetanse må utvikles og kapasitet økes.
IKT-støttesystemer	Tiltaket vil kreve innføring av følgende verktøy Katalogverktøy Bestillingssystem Fakturasystem Statistikkverktøy
Leverandørmarked	Tettere samarbeid med leverandører. Stille krav til leverandører om elektroniske kataloger med god kvalitet samt bruk av ordre, ordrebekreftelse og elektroniske fakturaer i EHF-formater.
Samarbeidspartnere	Systemleverandør av bestillingsløsningen følger utvikling i henhold til offentlig standardiseringsarbeid.
Anskaffelsesprosessen	Prosessen må defineres, dokumenteres og tilrettelegges for alle brukere. Tilgjengelige kataloger og avropsmetoder må benyttes og det må stilles krav til elektronisk innlevering med strukturert innhold i form av kataloger eller andre dokumenter for å kunne ta ut gevinstene i kontraktsoppfølging med elektroniske avropsmetoder. De som utfører prosessen må få nødvendig støtte og oppfølgning.
Resultater	Gevinstrealisering bør kunne måles. Det bør benyttes dataverktøy for å utarbeide rapporter til ledelsen slik at de kan iverksette tiltak og sikre at virksomhetens strategi blir etterlevd.

For virksomhet ble det tydelig at innføring av bestillingsløsning ville kreve mer enn det man hadde sett for seg. Men også en mulighet til å utvikle hele innkjøpssystemet.

Gevinstkart

Gevinstkart er et diagram som viser sammenhengene mellom mål, gevinster, endringer, forutsetninger og løsninger. Gevinstkart lages som regel etter gevinstkartleggingen er gjennomført, og benyttes i kommunikasjon, planlegging og oppfølgning.

1 2 3 4 5 6 7