Ana səhifə

Veileder i gevinstrealisering ved digitalisering av anskaffelsesprosessen


Yüklə 1.6 Mb.
səhifə4/7
tarix24.06.2016
ölçüsü1.6 Mb.
1   2   3   4   5   6   7

Fase 1 Konsept

1.1 Målsetting


I prosjektets konseptfase utredes alternative konsepter og det prosjektet som i størst utstrekning gir måloppnåelse og tilfredsstiller virksomhetens behov identifiseres. Jo tidligere man involverer interessenter og sikrer at disse har en best mulig forståelse for prosjektet og hvilke gevinster som er realistiske, desto enklere blir det å presentere prosjektbegrunnelsen og få støtte i det videre arbeid.

1.2 Hovedaktiviteter


I denne fasen skal det identifiseres endringer og potensielle gevinster som følge av endringene. Deretter skal gevinstene vurderes mot kostnadene prosjektet/tiltaket krever.

Selv om prosjektet kanskje ikke er så stort eller lovpålagt, vil det alltid være endringer som ønskes, interessenter som berøres, og fordeler man ønsker oppnå. Konseptfasen bør derfor alltid gjennomføres.


Sjekkliste


  • Er det gitt mandat for arbeidet? (prosjektmandat)

  • Har du kartlagt hvilke interessenter som berøres av prosjektet?

  • Medfører digitaliseringsprosjektet en endring i anskaffelsesprosessen?

  • Har du utført prosessanalyse?

  • Har linjen blitt engasjert i prosessanalysen og i identifiseringen av mulige gevinster?

  • Har du utført endringsanalyse?

1.2.1 Kartlegge dagens og fremtidige prosesser


Prosessanalyse

Før vi kan identifisere gevinstene må vi vite hvordan prosjektet vil endre anskaffelsesprosessen. Dette kan gjøres på flere måter. Noen ganger er det tilstrekkelig å beskrive trinnene i prosessen i en listeform. Andre ganger er det ønskelig å kartlegge eller tegne prosessen i et flytskjema.


Hvem


Prosesskartlegging krever en viss kompetanse. Har virksomheten en prosessansvarlig/eier for anskaffelser er det naturlig at denne tar ansvar for prosessarbeidet i prosjektet. Har man ikke en slik person kan man forhøre seg om det er andre personer som har en slik kompetanse og som kan bistå. Mange har i dag det.

I tillegg til fasilitator er det behov for en gruppe brukere på 2-6 personer som til daglig er involvert i den prosessen som foreslås endret, IKT-ansvarlige, samt andre personer som kan bidra med nødvendig informasjon.


Hvordan


Kartlegging av prosesser gjennomføres vanligvis i løpet av en eller flere workshops og ledes av en fasilitator hvis oppgave er å tilrettelegge for gode diskusjoner og idémyldring, samt dokumentere resultater. Fasilitator behøver ikke å være en ekspert på selve prosessen men må være flink til å stille de riktige spørsmålene. Være åpen for at ulike enheter og innkjøpsbehov har avvikende eller ulike prosesser.

Kartleggingen kan gjøres på følgende måte.




Trinn 1 – identifisere prosesser


Identifiser de deler av anskaffelsesprosessen som løsningen skal støtte.

Løsningen skal støtte virksomhetens prosess for bestilling og mottak av varer og tjenester.


Trinn 2 – identifisere interessenter


Identifiser hvilke interessenter som berøres av endringen.

Virksomheten laster ned Interessentanalysen i prosjektveiviseren for e-handel og benytter den som utgangspunkt for sitt interessentarbeid.


Trinn 3 – kartlegge dagens prosess


Kartlegg aktiviteter og tegn prosessen slik den utføres i dag. Det som ofte kalles for «as-is» prosessen. Kartlegging kan gjøres på flere måter avhengig av informasjonsbehov. Den enkleste er å sette opp en liste med aktiviteter i prosessen. Den mer vanlige måten er å tegne et flytdiagram slik som i dette eksempelet. Kartlegging av dagens prosess er ikke bare en fordel når man skal identifisere endringer. Det er også viktig for å forstå nåsituasjonen, utviklingspotensialet og hvor mye endringsledelse som vil kreves for å realisere gevinster.

I workshopen var man enig om at følgende prosess best beskriver dagens situasjon.



Deltakere var enig om at virksomheten har en «ad hoc» bestillingsprosessen. Det vil si at den enkelte selv kan selv bestemme hvordan prosessen skal utføres.

Vær oppmerksom på at et prosesskart kun viser hvilke aktiviteter som utføres i hvilken rekkefølge av hvilke personer. Det forteller i liten grad om dette er en god eller dårlig prosessen. For å vite det må man i tillegg ha kunnskap om hvordan prosessen utføres i praksis og hvilke resultater det gir.

Virksomheten besluttet å gjennomføre en innkjøpsanalyse og selvevaluering. Resultatet fra analysen og selvevalueringen viste blant annet at virksomheten hadde et stort antall leverandører, få avtaler, liten lojalitet til avtaler, for høye priser og mange forbedringsområder innenfor alle de 8 områdene i Difis anskaffelsesmodell.


Trinn 4 – kartlegge fremtidig situasjon og prosess


Kartlegg fremtidige arbeidsprosesser slik de skal utføres etter tiltaket. Det som ofte kalles for «to-be» prosesser.

Når man skal beskrive en fremtidig situasjon og prosess bør man alltid stille seg spørsmål som:



  • Hvordan vil fremtidig situasjon se ut? Hva vil de viktigste interessentene gjøre og si? Vil det komme nye interessenter? Hva vil de føle?

  • Hva sier virksomheten mål og strategier om fremtidig situasjon? Er dette en anskaffelsesprosess som vil ivaretar virksomhetens fremtidige behov?

Man kan spare mye tid på å benytte andres prosesskart. Man må imidlertid aldri kopiere andres prosesskart uten først å forsikre seg om at dette også er en riktig prosess for virksomheten.

Man kan også benytte Difis prosesskart og rollebeskrivelser som du finner på: http://www.anskaffelser.no/verktoy/prosesskart-og-rollebeskrivelse.

Virksomheten valgte å benytte leverandørens prosesskart for ny prosess. Den ser slik ut:


Selv om fremtidig prosess ser mer omfattende ut, er de nye aktivitetene og rollene nødvendig for å få kontroll med innkjøpene og realisere gevinstmulighetene.

1   2   3   4   5   6   7


Verilənlər bazası müəlliflik hüququ ilə müdafiə olunur ©atelim.com 2016
rəhbərliyinə müraciət