Veileder i gevinstrealisering ved digitalisering av anskaffelsesprosessen

Versjon 1.0

Innhold

Innledning

Om veilederen

Med digitalisering av anskaffelser mener vi en endring fra en situasjon der prosessen skjer manuelt og papirbasert, til en situasjon der prosessen skjer digitalt i et IKT-verktøy. Det kan være snakk om å digitalisere hele eller deler av prosessen.

Med digitalisering av hele anskaffelsesprosessen mener vi at alle aktiviteter i gjennomføring av innkjøp understøttes av elektroniske løsninger og at digitalt innhold gjenbrukes i prosesstrinnene på tvers av organisasjonene som er involvert.

Med prosess mener vi en serie aktiviteter som er rettet mot å oppnå ett eller flere mål, for eksempel «Gode anskaffelser». Aktivitetene i anskaffelsesprosessen kan deles inn i del-prosesser for eksempel bestillingsprosessen. I veilederen referer prosess(en) til anskaffelsesprosessen og del-prosesser i denne, med mindre annet er angitt.

Vær oppmerksom på at veilederen kun beskriver anbefalte aktiviteter knyttet til gevinstrealiseringsarbeid i prosjekter, hvor vi anbefaler Difis Prosjektveiviseren for e-handel som prosjektmodell. Denne veileder kan også benyttes i prosjekter/tiltak som ikke har noe med digitalisering å gjøre.

Andre veiledere vi anbefaler er: Difis «Prosjektveiviseren», DFØs «Gevinstveileder – planlegging for å hente ut gevinster av offentlig prosjekter» og KommITs «Gevinstkokebok for IKT-prosjekter i norske kommuner». En spesiell takk til KommIT for at vi har fått anledning til bruke deres «Gevinstkokebok» som mal. Fordi alle veilederne er basert på Difis Prosjektveiviseren vil de enkelt kunne kombineres.

Alle anskaffelser, enten de er små eller store, har noen fellestrekk; de starter med at et behov oppstår, de fortsetter med at det velges en leverandør som kan dekke behovet, og de avsluttes med at varen eller tjenesten mottas, og leverandøren får betalt.

Ulike virksomheter kan ha ulike måter å strukturere anskaffelsesprosessen. I Difi benytter vi en tilnærming, hvor denne prosessen stykkes opp i tre overordnede og syv mindre steg. Dette er illustrert i figuren under, som også viser hvilke løsninger/verktøy som inngår i gevinstoversikten:

Veilederen er strukturert etter «prosjektveiviseren». Dette er Difis anbefalte prosjektmodell for virksomheter som ønsker å digitalisere hele eller deler av sin anskaffelsesprosess, og den består av fem faser:

1. 
   Konsept: I denne fasen handler det om å identifisere de verktøy som virksomheten faktisk har behov for, samt å kartlegge hvordan innføringen av disse verktøyene vil endre anskaffelsesprosessen. I veilederen viser vi en oversikt over hvilke verktøy som finnes, samt hvilke gevinster bruk av disse verktøyene er antatt å gi.
   
2. 
   Planlegge gevinstrealisering: I denne fasen skal virksomheten legge en plan for hvordan den skal hente ut de potensielle gevinstene ved å digitalisere anskaffelsesprosessen. I veiledere gir vi råd om hvordan virksomheten kan gå frem i dette arbeidet og skisserer noen forslag til indikatorer som kan brukes til å følge opp gevinstrealiseringen over tid
   
3. 
   Gjennomføre: I denne fasen skal selve prosjektet med å digitalisere anskaffelsesprosessen gjennomføres. I veilederen gir vi råd om hvordan man kan kontrollere at de planlagte gevinstene faktisk realiseres.
   
4. 
   Avslutte: I denne fasen skal prosjektet overføres til linjen. I veilederen gir vi råd om hvordan rapporteringsrutiner kan etableres for å sørge for at gevinstrealiseringen fortsetter til tross for at prosjektet avsluttes
   
5. 
   Realisere: I denne fasen handler det om å sørge for at gevinstene realiseres fullt ut i linjen. I veilederen gir vi råd om hvilke grep virksomhetene kan ta for å sørge for at gevinstene realiseres fullt ut.
   

Veilederen er ment som et oppslagsverk, og er ikke et dokument man trenger lese fra perm til perm for å ha nytte av. Underveis er det lagt inn ulike oversikter, maler og eksempler som kan støtte arbeidet med gevinstrealisering i offentlige virksomheter. Det er forsøkt å gjøre disse hjelpemidlene lettfattelige, slik at selv de uten inngående kjennskap til hva som ellers står i veilederen kan ha bruk for dem. Videre er det viktig å påpeke at det finnes andre måter å jobbe på enn det som foreslås i veilederen. Det viktigste er at man faktisk har et fokus på dette med gevinstrealisering. Er ikke veilederen til hjelp anbefaler vi derfor å ta kontakt med andre som har gjennomført lignende prosesser og lytte til alle erfaringer de måtte ha med gevinstrealiseringsarbeidet.

Ønsker du bare noen gode råd til arbeidet med gevinstrealisering kan du nå hoppe til slutten av dokumentet, hvor vi har oppsummert noen av de viktigste suksessfaktorene. Hvis ikke vil vi nå kort presentere hva vi mener med gevinster og hvorfor det er viktig å ha fokus på gevinstrealisering før de fem prosjektfasene beskrives i nærmere detalj.

Vi har valgt innføring av bestillingsløsning som et enkelt eksempel fordi det illustrerer godt betydningen av gevinstrealisering, og noe mange har erfaring med. Eksemplet er markert med denne fargen.

Veiledningsmateriellet er å finne på http://www.anskaffelser.no/elektronisk-handel under temaet gevinstrealisering. Vi takker for alle tilbakemeldinger og innspill til forbedringer. Kontaktperson er petter.vinje@difi.no.