Forord til Håndbogen 2005
|
|  Yüklə 406 Kb.
|
HVAD - HVEM - HVORNÅR
Præsidiemødet: Afsæt en hel aften til præsidiemødet. Alle er interesserede i et møde med indhold, og hvor alle har mulighed for indflydelse på beslutningsprocessen. Derfor må præsidenten være godt forberedt.
Derfor skal dagsordenen sendes ud mindst en uge før mødet med de nødvendige bilag. DAGSORDEN En dagsorden kunne bestå af følgende punkter:
Her gives et indholdsreferat af indkommet materiale
PRÆSIDIEKALENDER Juli: 1. juli er starten på Y's Men's-året, men er samtidig også det tidspunkt, hvor de fleste holder ferie. Derfor kan der ikke foregå meget i denne måned. August: Præsidentmødet for regionens præsidenter og øvrige ledere afholdes sædvanligvis en lørdag i månedens sidste halvdel. Det første klubmøde finder sædvanligvis sted medio august, hvor det formelle præsidie- og udvalgsskift kan foregå. Præsidiet må sikre sig, at udvalgsmaterialet overdrages senest på dette møde. I nogle distrikter afholdes der udvalgs- og præsidietræning i august. Det første møde med udvalgsformændene må ligge her, hvis det ikke allerede blev holdt før sommerpausen. September: Denne måned er velegnet til hvervning af nye medlemmer - sæt en speciel kampagne i gang. I slutningen af måneden sørger sekretæren for, at oktoberrapporten bliver udfyldt og indsendt. Ligeledes sørger skatmesteren for betaling af international og regional kontingent. Se i øvrigt "huskeseddel" i Adressebogen. Her afholdes sædvanligvis det første distriktsrådsmøde, hvor klubberne er forpligtet til at lade sig repræsentere ved præsident og vicepræsident eller et valgt distriktsrådsmedlem. December: Denne måned er særdeles velegnet til familiearrangementer som advents- eller juletræsfest og eventuelt fælles juletræsfældning / -afhentning. Januar: Nu er det tid for klubstatus over første halvår af funktionsperioden. Skal der ske korrektioner i planlægningen for sidste halvår? Der er International Kirkedag den 3. søndag efter Hellig tre Konger. Den bør festligholdes, f.eks. med fælles kirkegang og fælles familiearrangement enten før eller efter kirkegangen, og måske i fællesskab med andre klubber. I slutningen af måneden er det passende at indkalde til et fællesmøde med præsidiet og udvalgsformændene. Januar er også måneden hvor der skal afgives stemmer til International Council ICM og International Præsident Elect IPE m.m Februar: Først i måneden udarbejdes forslag til klubbens generalforsamling - hvis den afholdes i marts. Såfremt der anvendes kandidatlister, udfærdiges de nu, så de er færdige til præsidievalget i marts. Såfremt der er generalforsamling i marts, udsendes dagsorden og evt. kandidatliste/r. Det andet distriktsrådsmøde afholdes. Marts: På det første klubmøde afholdes valg til præsidiet. I henhold til de regionale vedtægter VR 302 pkt. 6, skal valg af præsidium være foretaget inden 15. marts. Nogle klubber afholder samtidig general-forsamling med aflæggelse af beretning og fremlæggelse af det reviderede regnskab. Sekretæren sørger for udfyldning af aprilrapporten og adresselisten til Adressebogen. Skatmesteren indbetaler det halvårlige kontingent til regionens skatmester. Afleveringsfristerne SKAL overholdes, se "HUSKESEDDEL" i Adressebogen, hvor der både er "Regionskalender" og forskellige informationer, der er værd at have med. April: Det nyvalgte præsidium nedsætter de nye udvalg og får sat programudvalget i gang med det samme. Vedrørende klubbens årsmøde og generalforsamling følges klubbens love og vedtægter. Det vil på denne tid være hensigtsmæssigt at det gamle præsidium begynder at sætte det nye præsidium ind i arbejdet, evt. ved et par fælles præsidiemøder. Præsidiet bør arbejde energisk for, at klubben bliver rimeligt repræsenteret ved distriktskonferencen. Maj: Præsidiet bør arbejde for, at flest mulige af klubbens medlemmer deltager i regionskonferencen. Klubben bør sende mindst to delegater - på klubbens regning. Klubben SKAL være repræsenteret med mindst ét medlem. For de klubber, der først afholder generalforsamling i juni, udarbejder præsidiet dagsorden og udsender den til medlemmerne i henhold til klubbens love og vedtægter. I nogle distrikter afholdes distriktstræning i maj for kommende års præsidiemedlemmer og udvalgsformænd Juni: På det første klubmøde i juni afholdes eventuelt generalforsamling. Det er en god ide med et familietræf som afslutning på et Y's Men's år. Det er for øvrigt en både god ide og en ypperlig form for medlemspleje med flere familiearrangementer i løbet af året. Præsidiekalenderen gør opmærksom på nogle datoer, tidspunkter og tidsfrister, som skal overholdes. Gør det derfor til en vigtig sag at overholde disse. Hvis man ikke fra klubbens side overholder tidsfristerne, kan det heller ikke lade sig gøre længere fremme ad vejen, og det er så din skyld, at det hele kommer til at drive. Når klubben overholder tidsfristerne hjælper man også distriktsguvernøren, regionslederen og det internationale hovedkontor i Geneve. Vi er alle interesserede i at få aktuelle rapporter og statistikker. Vær også opmærksom på de tidsfrister, der gælder ved valg af medlemmer til International Council og andre internationale lederposter. Det er ærgerligt, hvis klubbens svar kommer for sent, så den derved forspilder sin demokratiske ret til at stemme. Vicepræsident Vicepræsidenten er i henhold til regionens love valgt som medlem af klubbens præsidium. Dersom det fremgår af klubbens love er vedkommende tillige valgt som næste års klubpræsident. Vicepræsidenten har følgende opgaver:
Februar: Er seneste frist for afholdelse af et seminar tilrettelagt af kommende DG, der videregiver kommende regionsleders visioner og planer, samt visioner og planer for distriktets arbejde i det kommende år. Marts/April: Distriktskonferencen. (”Generalprøve”: Skal næste år selv aflægge klubbens beretning) Tilrettelægge seminar for klubbens præsidiemedlemmer og udvalgsformænd, hvor kommende RD’s og kommende DG’s visioner og planer videregives og sammenfattes med egne i en handlingsplan for klubben.
Seneste tidspunkt for distriktets træning af kommende præsidier og udvalgsformænd. Juni: Regionskonferencen med generalforsamling. Skatmester Det "daglige" praktiske arbejde for skatmesteren er opkrævningen af kontingenter, hvorfor det kan betale sig at sætte dette arbejde i et ordentligt og fast system. Det er vigtigt, at skatmesteren sørger for, at alle medlemmer betaler kontingentet til tiden, og at ingen bliver bagud. Der kan naturligvis opstå problemer med kontingentbetalingen, og sker dette, er det skatmesterens pligt omgående at tage problemet op på¨præsidiemøde og hurtigt finde en løsning, der er tilfredsstillende for alle parter.
klubbens valgte revisor.
over 3 måneder.
Regninger: Det er en god idé at oprette både en girokonto og en checkkonto. Skatmesteren kan da være fri for at have klubbens midler i rede penge hjemme. Man kan eventuelt lave den ordning med pengeinstituttet, at checks kun er gyldige, såfremt de er underskrevet af både præsident og skatmester. Dette er en betryggelse for alle parter - også for skatmesteren.I øvrigt bør det være sådan, at skatmesteren kun betaler regninger, efter at disse har været forelagt og godkendt af præsidenten (evt. af præsidiet). Selv om et klubregnskab for mange vil være at betragte som en lille sag, vil det sikkert være klogt og nemt aldrig at betale noget med kontanter. Regnskabet: Flere og flere klubber fører deres regnskab på EDB. Måske bruger en klub et hjemmelavet system og en anden bruger et eller andet foreliggende system, der passer til klubbens behov. De fleste klubber bruger måske endnu god gammeldags regnskabsføring. Her skal der føres mindst to regnskaber, nemlig klubregnskab (drifts-; regnskab) og aktivitetsregnskab. Regnskaberne føres i en ordentlig kassebog, der er således indrettet, at det giver et let overskueligt regnskab.Kvartalsoversigt: Der bør laves en kvartalsvis oversigt over indtægter, udgifter og deres relationer til budgettet. Denne oversigt er til brug for præsidiet, men det er ikke en dårlig idé også at orientere klubben. Revision: Det er enhver skatmesters menneskeret at få sit regnskab ordentligt revideret af en regnskabskyndig person, ligesom det bør være en selvfølge, at revisorer kommer på besøg hos skatmesteren nogle gange i løbet af året. Dette er ikke unødvendigt "posekikkeri", men en venlighed over for skatmesteren.Sekretæren: Det er sekretærens opgave og ansvar
underskrives af dirigenten,
Det fremgår forhåbentligt med al tydelighed, at en af sekretærens fornemste opgaver er at holde god orden i klubbens arkiver. Det er vigtigt, at sekretæren sørger for, at de beslutninger, der bliver truffet i præsidiet og i klubben, effektueres så hurtigt som muligt. Mange vil nok hævde, at de opremsede sekretæropgaver meget vanskeligt kan klares i fritiden af én person. Derfor har mange klubber også indført det princip, at visse af sekretæropgaverne overføres til relevante udvalg.
Men, det er sekretærens ansvar at sikre, at opgaverne bliver udført! ”Skema til Mødestatistik” Sekretæren skal sørge for, at der føres en statistik over mødedeltagelse samt at mødeprocenten udregnes. Det kan derfor anbefales, at der udarbejdes et ”Skema til Mødestatistik”. ”Skema til Mødestatistik” vil opfylde mange formål. Skemaet vil løbende kunne vise det enkelte medlems mødedeltagelse, og der kan til enhver tid udregnes mødeprocent. Når årets sidste møde er afholdt, vil der straks kunne udregnes total mødedeltagelse og mødeprocent. Medlemskartoteket. Det er sekretærens opgave at holde orden i medlemskartoteket. Udover at registrere de almindelige medlemsdata som navn, fødselsdag, optagelse og poster internt i klubben samt eksternt i bevægelsen er det også vigtigt, at få registreret "runde familiedage". Er der tradition for i klubben at sådanne "runde dage" markeres, er det vigtigt, at sekretæren i god tid sørger for at advisere præsidenten samt klubbens øvrige medlemmer. Adressebogen: Sekretæren har mange gøremål. Som en hjælp til at huske de rigtige ting, på det rigtige tidspunkt, er der i Adressebogens første sider optrykt årets informationer, en huskeseddel samt en regionskalender. Brug den flittigt! MØDER Til møder i enhver bestyrelse, i præsidiet og i udvalg bør der altid foreligge en regulær skriftlig dagsorden, udsendt i forvejen eller omdelt ved mødet. Hvis intet skriftligt foreligger, bør formanden i det mindste indlede mødet med at nævne hvilke emner, der SKAL behandles denne aften. Hjemmemøder: De fleste klubber holder præsidiemøder og udvalgsmøder som hjemmemøder. Det er der flere gode grunde til.
Første afsnit: Der arbejdes koncentreret med de i dagsordenen fastlagte emner. Udenomssnak stoppes af formanden eller ordstyreren, idet der henvises til afsnit to. Andet afsnit: Kaffebord med hyggesnak om alt såvel i som uden for klubben. Hvis formanden opdeler et præsidie-/udvalgsmøde i reelt arbejde med efterfølgende hygge, vil aftenen give deltagerne følelsen af at have nået et resultat, hvilket er meget positivt. Samtidig vil samværet i hjemmene være med til at styrke kammeratskabet og fællesskabet inden for Y's-dom. Mødereferat: Udvalgets arbejdsresultater bør føres til protokol. Det gælder såvel de positive som de negative resultater. Det kan være til uvurderlig støtte for kommende udvalg at kunne se, hvad der er forløbet godt, og hvad der er gået skidt, det vil være meget fint, om man kan udlede, hvorfor det gik skidt. Ved næste klubmøde aflægger udvalgsformanden en udførlig beretning. Det er meget vigtigt, at denne beretning er særdeles vel underbygget, så alle spørgsmål kan besvares på en for klubmedlemmerne tilfredsstillende måde. Det er ligeledes nødvendigt, at der foreligger en konstruktiv handlingsplan. Mødeledelse: Enhver Y's Man kommer ofte ud for at deltage i eller at skulle lede et møde, f.eks. præsidiemøder, udvalgsmøder, generalforsamlinger eller i forhandlinger udadtil mellem klubben og myndighederne eller andre instanser. Derfor skal der her gives nogle grundregler for ledelse af et møde. God mødeledelse er ikke et mål i sig selv. Kun hvis det fører til møder, der er mere effektive, fordi der derved kan opnås større resultater med mindre indsats af tid og kræfter. Intet skema løser alle problemer. Mødeledelse gælder arbejde med levende mennesker og må tilpasses livets mangfoldigheder. Det er muligt at opstille vejledende principper og regler, som kan tilegnes efter øvelse, og som kan udgøre et grundlag, hvorpå den enkelte kan udnytte sine personlige erfaringer til at blive en bedre mødeleder. UDVALGSARBEJDE
Udvalgsformænd: Det er præsidiets ansvar og pligt at nedsætte gode arbejdsduelige udvalg. Selvfølgelig er ikke alle klubmedlemmer lige gode til alt udvalgsarbejde og kan heller ikke have lige stor lyst til alt. Det vil derfor være naturligt, om præsidiet efter bedste evne prøver at finde frem til de medlemmer, der må formodes at have de bedste anlæg for dette eller hint udvalgsarbejde. I denne forbindelse tænkes først og fremmest på udvalgsformændene. Udvalgsmedlemmer: Når præsidiet har fået sammensat en liste over de forskellige udvalgsformænd, fordeles efter bedste evne klubbens øvrige medlemmer i de forskellige udvalg. Der ligger også noget uddannende i udvalgsarbejdet, hvorfor klubben må sørge for, at medlemmerne lærer arbejdet i de forskellige udvalg at kende ved over en årrække at sidde i forskellige udvalg. Der er altså to vigtige spørgsmål at afveje imod hinanden ved sammensætning af en udvalgsliste: 1) at udpege dem, der har de bedste evner til de forskellige udvalg - og
som muligt Skulle det ske, at et udvalg ikke fungerer, er det præsidiets pligt at undersøge alle tænkelige forhold omkring udvalget og forsøge at få arbejdet i gang. Sker dette ikke, kan præsidiet blive tvunget til, idet det må optræde med megen takt og myndighed, at nedsætte et nyt udvalg. Der kan i løbet af året opstå behov for at nedsætte et særligt udvalg – et ad hoc-udvalg – der har en bestemt og afgrænset arbejdsopgave at løse. Et sådant arbejde kan være kommet frem som følge af en idé, som et af klubbens medlemmer er fremkommet med. Hvilke udvalg? Det er meget forskelligt rundt om i klubberne, hvilke særudvalg man har behov for og ønsker at nedsætte. Visse udvalg vil alle klubber have behov for at nedsætte:
Ud over de her nævnte kan hver klub nedsætte de udvalg, den skønner naturligt at have - f.eks. klubmødeudvalg, ekstensionudvalg, fest- og turudvalg, presseudvalg, KFUM-udvalg og forskellige aktivitetsudvalg. Der bør ikke nedsættes udvalg, hvor man ikke er i stand til at formulere en fornuftig målsætning for arbejdet. Det vil være skadeligt, ikke blot for det pågældende udvalg, men for udvalgsarbejdet i det hele taget. For at opnå et tæt samarbejde mellem præsidium og udvalg og en vis styring af udvalgsarbejdet kunne det i en nystartet klub være en brugbar idé, at hvert udvalg havde tilknyttet et præsidiemedlem. Men i den ældre, driftige og velfungerende klub med mange udvalg ville det være ganske uoverkommeligt for præsidiemedlemmerne, og det ville også virke formynderisk. Efterhånden vil mange af udvalgsmedlemmerne selv have siddet i præsidiet indtil flere gange. Nogle af klubbens udvalg har på en naturlig måde tilknyttet et præsidiemedlem som udvalgsmedlem. Programudvalget har vice-præsidenten som sin formand Økonomiudvalget har skatmesteren som medlem, måske som formand Medlemsudvalget vil naturligt have sekretæren som medlem, måske som formand Præsidenten har ret til at deltage i alle udvalgsmøder i klubben. Uanset om et udvalg har tilknyttet et præsidiemedlem eller ej, så er udvalget i sit arbejde ansvarlig over for præsidiet for, at udvalget arbejder for at opfylde sin målsætning. Udvalgsformanden har myndighed til at lede møderne i udvalget. Rapport om udvalgets arbejde stiles til præsidenten. Dette skal ske tidligst muligt efter hvert udvalgsmøde. Udvalgsformandens opgaver - inden første møde - er:
Udvalgsformandens opgaver gennem hele klubåret er:
Udvalgsmedlemmerne har krav på en dagsorden. Denne skal sendes i god tid før mødet. PROGRAMUDVALG Programudvalget indtager en central plads i hele klubarbejdet. I mange klubber er der tradition for, at det er den kommende præsident (vicepræsidenten), der er født formand for udvalget. Den kommende præsident har herved mulighed for at præge programmet i det år, han eller hun skal være præsident, med det indhold han/hun ønsker.
Af hensyn til dine efterfølgere i programudvalget er det en virkelig god idé at udarbejde en huskeliste over faste tilbagevendende programpunkter. En sådan liste kunne f.eks. indeholde omtrentlige datoer for følgende arrangementer: Forårsprogram: 1. møde, internt klubmøde International kirkedag (3. søndag i januar) Distriktsklubmøde (indbydelse fra DG) Præsidievalg (inden den 15. marts) Distriktstræning DG-besøg, aftalt med DG Distriktskonference afholdes i ..... Regionskonference afholdes i ..... Areakonference (ulige år) / International konvent (lige år) Andre faste arrangementer (loppemarked, bankospil, klub-weekends mm.)
1. møde, internt klubmøde Distriktstræning DG-besøg, aftalt med DG Mortensfest Adventsfest Juletræstur m/ familien
Inden programmet går i trykken, sørg da for, at alle medlemmers navne, adresser og telefonnumre er kontrolleret, gamle som nye medlemmer. Sørg for, at nye medlemmer kommer i et udvalg. Vær sikker på, at navne m.v. på talere er stavet korrekt. Sørg for at aftalte honorarer/kørselsgodtgørelser m.v. meddeles skatmesteren.
I programudvalget aftales det, hvem der, 2 - 4 dage før mødets afholdelse, kontakter gæstetaleren for evt. at aftale praktiske ting (overhead, video, lærred, TV m.m.). Det vil være naturligt, at det er den oprindelige ”kontaktperson”, der kontakter den aktuelle gæstetaler. Såfremt der ikke er aftalt noget honorar med taleren, sørges der for en gave til gæsten i henhold til klubbens sædvane. Programperiode: Såfremt klubben ikke programlægger et år ad gangen, vil det være en god idé, at det nye programudvalg (valgt fra 1. juli) starter med at programlægge forårsprogrammet for så at slutte med efterårsprogrammet. Rotationsplan: Det vil være hensigtsmæssigt at udarbejde en plan over dem, som er toastmaster og har tre-minutter, så det sikres, at de to hverv over en vis periode er gået jævnt på skift blandt klubbens medlemmer. ØKONOMIUDVALG Økonomiudvalg: De klubber, der har behov for at nedsætte et økonomiudvalg, vil normalt være kendetegnet ved et højt aktivitetsniveau. Udvalget kan have påtaget sig det økonomiske ansvar for at drive et ungdomsaktivitetshus eller lignende. Økonomiudvalgets arbejdsområde vil typisk være at sørge for, at klubben har tilstrækkelige midler til udlodning blandt de uniformerede korps og andre børne- og ungdomsorganisationer m.v. Økonomiudvalget vil stå med ansvaret for klubbens økonomi. Det vil derfor være selvfølgeligt, at dette udvalg på præsidiets vegne udarbejder klubbens budgetforslag. Skatmesteren bør være medlem i dette udvalg, men ikke nødvendigvis som formand. Klubben kan have suppleret økonomiudvalget med et aktivitetsudvalg. Det vil så være naturligt, at der er et snævert samarbejde mellem de to udvalg. Økonomiudvalget vil kunne fungere som initiativtager og igangsætter, mens aktivitetsudvalget som det praktiske udvalg sørger for, at tingene sker. En praktisk fællesløsning kunne vælges ved at nedsætte et Økonomi- og aktivitetsudvalg. Økonomiudvalget vil kunne planlægge aktiviteter som loppemarked, bankospil, tombolaer, juletræssalg, papirindsamling, udstillinger, koncertarrangementer, sommerhusudlejning, julemærkesalg m.fl. pengerejsningsprojekter. Aktivitetsudvalget, eller lignende udvalg, vil stå for det rent praktiske med gennemførelsen af de projekter, som klubben har besluttet sig for. I Adressebogen findes eksempler på mange pengerejsningsprojekter, som regionens klubber har i gang. MEDLEMSUDVALG - EMC-UDVALG E er forkortelsen for det engelske ord extension, medlemstilgang / medlemshvervning M er forkortelsen for det engelske ord membership, medlemskab medlemspleje medlemstrivsel C er forkortelsen for det engelske ord conservation, bevarelse og klubmiljø Medlemstilgang / medlemshvervning bør lægges op efter følgende kriterier:
Medlemstrivsel er det vigtigste element i vor bevægelse. Det gælder i klubben og dens udvalg. Trivsel er vækst, udvikling og velværd! Trivsel er bevidsthed om ansvarligt selvværd! Klubbens medlemsudvalg er et vigtigt udvalg i en klub. Dette udvalg kan tage forskellige redskaber og virkemidler i brug for at fremme denne trivsel:
Det er altafgørende, at det enkelte medlem trives og oplever personlig udvikling på forskellig måde. Der er ingen grænser for, hvad medlemstrivsel kan føre til. Medlemstrivsel betyder dynamik. Medlemstrivsel og -udvikling kan føre vidt. De enkelte medlemmers trivsel vil uvægerligt føre til et godt klubmiljø og en velfungerende klub. Medlemmer fra en sådan klub vil vinde respekt på distriktsplan og længere op i systemet. Den gode, velfungerende og velorienterede Y’s man vil også kunne blive en god distriktsguvernør og siden måske regionsledelses medlem. Intern Ekstension Medlemsudvalget har til opgave at drive opsøgende virksomhed for at holde klubbens medlemstal på et rimeligt niveau. Dette kan ske ved
MEDLEMSOPTAGELSE Medlemsoptagelse i en klub bør altid opfattes som en særlig og festlig begivenhed i klubben, og i særlig grad for det medlem, som her bliver klubmedlem. Medlemsoptagelsen kan foregå på forskellige måder, men bør altid foregå på en markant og værdig måde og må gerne være omgivet af højtidelighed. Det nye medlem har over en tid været gæst i klubben og er i den tid blevet informeret om Y’s Men’s bevægelsens idé. Optagelsesceremonien skal få det nye medlem til at føle, at han eller hun ved denne ceremoni er blevet et fuldgyldigt medlem af en Y’s Men’s Club og af Y’s Men International. Som ritual for medlemsoptagelse kan følgende foreslås: Det klubmøde, hvori medlemsoptagelsen skal indgå, er gjort ekstra festligt ved, at medlemmerne møder mere stiligt påklædt end ellers. Når der gøres parat til medlemsoptagelsen, stilles et bord frem, hvorpå der står en lysestage med tre lys. I en halvkreds foran dette bord stiller klubbens medlemmer sig, mens optagelseskandidaten og forslagsstiller til optagelse af denne stiller sig inde i halvkredsen sammen med. klubbens præsident. Ceremonien begynder med en sang, f. eks.: ”Vi Y’s Men er led i en kæde”. Herefter nævner præsidenten navnet eller navnene på kandidaterne og siger: Du (I) har gennem nogen tid været gæst ved vore klubmøder, og du (I) har derigennem dannet dig et indtryk af Y’s Men’s bevægelsen. Jeg skal alligevel ved denne lejlighed kort minde dig (jer) om, hvad det vil sige at være Y’s Man. Som Y’s Man er man medlem af en Y’s Men’s Club. En sådan klub er samtidig ”Tjenesteklub for KFUM og KFUK og andre værdige organisationer” og vi har dette motto:
Forskellen på vore klubber og de fleste foreninger er, at vi alle deltager aktivt i de opgaver, som Klubben påtager sig. Man må være indstillet på loyalt at støtte KFUM & KFUK i arbejdet for at nå det mål, der er KFUM & KFUK's, nemlig at udbrede evangeliet om Kristus. Man må være indstillet på, at vi som medlemmer af en international bevægelse, kan være med til at nedbryde skranker imellem nationer og folkeslag. Det er i korthed den målsætning, som vi i Y's Men's klubberne - så langt som evner og kræfter rækker - prøver på at leve op til, og da du (I) allerede har tilkendegivet, at du (I) ønsker at blive optaget som medlem af (klubbens navn) under disse vilkår, så har jeg den glæde hermed at erklære dig (jer) som optaget i vor klub og dermed af Y’s Men International. Som Y's Man har du (I) ret til - og pligt til – at bære vort emblem.
Medlemslogoet består af en rød trekant med nedadvendt spids. På trekantens øverste vandrette side står ordet ”International”, hvilket fortæller, at vi er et verdensomspændende broderskab. Inde i trekanten står der ”Y’s Men’s Club” og i den gaffel, som det store Y danner, stråler en gylden stjerne som symbol på stjernen over Bethlehem: Som stjernen over Bethlehem for omkring 2000 år siden ledte de tre vise mænd fra Østerland til Jesus Kristus, skal vor tids Y’s Men med Jesu Kristi evangelium som ledestjerne føres frem til uselvisk tjeneste i Jesu Kristi ånd. (Dette vil være det rette tidspunkt at fæstne emblemet på det nye medlem). Velkommen som medlem i (klubbens navn), som indgår i den Y’s Men International. Tillykke med optagelsen. I forlængelse af præsidentens velkomst og lykønskning udleveres klubbens love og vedtægter til det nye medlem. Det vil tillige være en god idé at give det nye medlem adressebogen samt ”ABC for Y's Men i Region Danmark”. Alle klubbens medlemmer går nu hen og veksler håndtryk med den nye klubkammerat, og inden alle sætter sig, synger man en sang, f. eks.: ”Langt herfra bag store have”. Optagelse af tidligere chartret medlem.Hvis en person, der tidligere har været chartret som medlem af en klub, skal optages i denne eller en ny klub, kan man benytte en modificeret udgave af ovenstående: Præsidenten nævner navnet på kandidaten og siger: Da du allerede tidlige er chartret som medlem af en Y's Men's klub, vil vi ikke genchartre dig men byde dig velkommen som aktiv Y's Man i xxx Y's Men's Club. Fra din tidligere chartring har du vedkendt dig vort grundlag, men jeg vil alligevel kort gentage: Vort motto er At vedkende sig den pligt, der følger med enhver ret. Klubbens formål er
Det er i korthed den målsætning, som vi i Y's Men's klubberne - så langt som evner og kræfter rækker - prøver på at leve op til, og da du (I) har tilkendegivet, at du (I) ønsker at blive optaget som medlem af vor klub under disse vilkår, så har jeg den glæde hermed at erklære dig (jer) som optaget i xxx Y's Men's Club og dermed i Y’s Men International. Som Y's Man har du (I) ret - og pligt – til at bære vort emblem, og det skal jeg nu bede (forslagsstilleren) overrække dig. Til lykke med optagelsen. Sang til anvendelse ved medlemsoptagelse:Skal livet sig forynge, må livet selv bestå. Det levende gør livet værd at leve. Det værd er at besynge, når vi ser livstegn på, at det, vi holder af, kan overleve.
Når tjenesten os kalder, så hænger alle i, og vilje er der til at virke sammen. Her Y’s Men-livet leves; her lever denne klub! Når Klubben her forynges, livskraften vil bestå; for yngre slægter frem af grunden skyder. Det må og skal besynges, og vi må stole på det, som vi gennem fællesskabet yder. Vor Y’s Men’s Club vil leve, og klubben her bestå! Endnu engang forynger sig klubben her i dag: Et medlem bliver podet ind på stammen. Vi glædes, og vi synger i kammeratligt lag. I tjeneste skal vi nu virke sammen. Når vækstlag sig fornyer, vil klubben her bestå! Velkommen skal du være, for her er brug for dig, for vækstlag nyt, som du har tilført stammen. Velkommen til at leve med ansvar og i leg og virke til, at vi udfylder rammen. Når vækstlag sig fornyer, vil denne klub bestå! Vor klub er som en stamme, hvor livets vækstlag gror. De mange lag gi'r værdighed og styrke. Vor klub vil danne ramme om det, hvorpå vi tror; så vi vort Y's-doms fællesskab kan dyrke. Når vækstlag sig fornyer, vil denne klub bestå! Melodi af Oluf Ring: ”Endnu engang forynger sig gamle Danmarks jord” Sangen herover kan tilpasses den aktuelle og den berørte klub på den måde, at vendingerne ”denne klub” eller ”klubben her” erstattes med navnet den klub, hvor sangen skal bruges. EKSTERN EKSTENTION - PEP = Programmeret Etablerings Program Ekstern ekstension foregår ved, at man i et område hverver så mange nye medlemmer, at der bliver grundlag for at danne en helt ny klub. Dette arbejde bør foregå i et Extension udvalg. Inden man går i gang med opstart af en ny klub, er der flere ting, som skal være på plads. Derfor dette forslag. Det er vigtigt, at alle klubmedlemmer er grundigt orienterede om arbejdet, som følger. Det er lige så vigtigt, at alle er stemt for ideen. Men sidder der et par stykker, som er negative, da start op alligevel. Udvalget kan bestå af medlemmer udelukkende fra initiativtagerne, enten det er én klub, flere klubber eller distriktet. Udvalget kan supplere sig med aktive personer fra lokaliteten, hvor den ny klub tænkes dannet. Ekstensionudvalgets funktionstid vil normalt være fra det allerførste tiltag til klubdannelse, og indtil den nye klub er chartret. Extension udvalget udarbejder en tidsplan, som fremlægges i klubben inden starten. Men en Y’s Men’s Club bliver ikke til fra den ene dag til den anden. Over en tid på nogle måneder eller mere – i nogle tilfælde et år eller mere – arbejder det nedsatte ekstensionudvalg med at dygtiggøre og vejlede medlemmerne i den kommende Y’s Men’s Club, så de efterhånden kommer til at udgøre en klub. Når denne klub gennem nogle måneder har fulgt sit eget klubprogram og på den måde vist evne til at fungere som en Y’s Men’s Club, kan den fremsætte ønske om at blive chartret.
Inden andet udvalgsmøde skal budgettet godkendes af præsidiet. Følgebrevet skal være færdigt til godkendelse. Regionens EMC materiale skal være fremskaffet.
Inden 3. udvalgsmøde skal alle klubmedlemmer aflevere navne på eventuelle gæster. Programmet skal være færdigt til godkendelse.
4. Udvalgsmøde: Udsendelse
I den mellemliggende tid, fra gæsterne får indbydelsen til mødet finder sted, skal alle gæster kontaktes. Få klarhed over, hvor mange der tager imod indbydelsen. Fra udsendelsen af indbydelsen til mødet finder sted, må der ikke gå mere end 8 dage. Til det orienterende møde bør alle klubmedlemmer møde op. Det orienterende møde bør foregå på en afslappet måde. Forslag til dagsorden:
Til slut opfordres alle til at møde op ved det næste møde som står i programmet. Følgebreve skal indeholde følgende:
Alt materialet lægges i den af regionen udgivne folder. Der sættes også navn på folderen. Inden første møde kontakter man igen de personer, som deltog i det orienterende møde. Få igen klarhed over, hvor mange der kommer. Derefter følger man programmet helt igennem. Man kan vælge at lade det første program slutte med charterfest. Det er i sig selv et godt mål at arbejde ud fra.
(På trykt brevpapir) Hr./Fr. _________ Kære ___________ Af og til ser vi tilbage på noget, som hændte os - og takker for det. Nu inviterer vi til at se fremad - og måske vil du en dag takke for det. Sogneby Y's Men's Club har besluttet at starte en Y's Men's bevægelsen i det område hvor I/du bor. Da vi er mange, som har stor glæde af at være med i et sådant klubliv, vil vi gerne gøre jer/dig og andre delagtige i et sådant kammeratligt fællesskab. Derfor indbyder vi til et uforpligtende informationsmøde, der afholdes xxxxdag den xx. Mødet holdes i lokalerne ved xxxxxxxx Her vil vi over en kop kaffe fortælle lidt om, hvad Y's Men’s bevægelsen står for, og hvad sådan en klub beskæftiger sig med. Og hvorfor netop dig/jer? - Jo, fordi vi tror, at du/I og familien kan få stor glæde af at være et led i et sådant fællesskab. Ved at være med fra starten ved dannelsen af en ny klub, er der mulighed for at være med til at præge den nye klub, og hvad der skal ske i den. Ligeledes kan du/I være med til at præge det miljø der skal være i klubben, præget af forståelse og tillid og med respekt for de kristne værdier som Y's Men's bevægelsen bygger på. Y's Men's bevægelsen er en verdensomspændende organisation, med klubber i 60 lande. I Danmark er der p.t. hen mod 140 klubber, og dette tal ønskes øget år for år. Men alt det, vil du/I høre mere om på mødet. Vi håber, at du/I tager positivt imod denne henvendelse, idet dette brev gerne må opfattes som en tillidserklæring. Derfor håber vi, at du/I vil bruge en aften på at få nærmere orientering - så derfor VELKOMMEN. PS! Du er ventet! Med venlig hilsen Jens Jensen Præsident for Sogneby Y's Men's Club. GENERELT OM EXTENSION – MEMBERSHIP - CONSERVATION (EMC) EMC har til formål på klubplan, på distriktsplan, i regionen og internationalt
Extension er engelsk for ekstension: udbredelse, udvidelse. Membership er engelsk for medlemskab og står for rekruttering af nye medlemmer til klubben Conservation er engelsk for bevaring, vedligeholdelse, altså medlemspleje/klubmiljø. Ekstension foregår på flere niveauer:
EMC-tjenestegrenen forestås i Region Danmark én tjenesteleder, men deles undertiden sådan, at der er en tjenesteleder for Ekstension, og en tjenesteleder for Medlemskab / Medlemspleje og Bevaring / Klubmiljø. Kontakt RSD for EMC på e-mail: emc@ysmen.dk Der henvises også til regionens ekstension mappe, der beror hos DG’erne og på regionens hjemmeside. CHARTRING AF EN NY KLUB. Charter Application: For at en klub kan blive tilsluttet The International Association of Y’s Men’s Clubs, må klubben opnå charter, dvs. den må godkendes som medlem af Y’s Men International. Når en klub ønsker at blive chartret, bør den straks kontakte regionslederen for at få de rigtige og nødvendige informationer og ansøgningsskemaer vedrørende chartring. Anmodning om chartring, Charter Application, skal sendes til regionslederen mindst to måneder før den dato, klubben ønsker sin chartring. Anmodningen skal behandles på regionalt plan, inden den sendes til Det Internationale Kontor i Genéve, hvorfra charterbrevet senere vil komme. Derfor er det nødvendigt med mindst to måneders forvarsel. Charter Members: Klubbens ansøgning om charter skal underskrives af alle klubbens medlemmer, de såkaldte Charter Members. Sammen med kopi af klubbens love og vedtægter og en liste med medlemmernes navne, adresser, erhverv samt fødselsår, sendes ansøgningen til regionslederen. I ansøgningen skal samtidig den klub nævnes, der har taget initiativ til opstart af klubben, den såkaldte sponsorklub eller moderklub. Ligeledes skal anføres, hvilken dato det første informationsmøde for de nye medlemmer fandt sted, samt hvorledes denne information forløb. Betingelserne for at opnå charter
Chartring af en Y’s Men’s Club En væsentlig forudsætning for at kunne fastlægge og holde charterfest er, at klubben har sikkerhed for, at regionslederen vil være i besiddelse af charterbrevet på dagen for chartringen. Charterfesten vil være en fællesfest for den nye klub og dens moderklub. I god tid før chartringen er der blevet udsendt invitationer til alle regionens klubber, og man håber, at rigtig mange tager imod indbydelsen. En velbesøgt charterfest er en god begyndelse for en ny klub.
BROTHERHOOD FUND-UDVALGET Lige som KFUM-bevægelsen er international udtrykker Y’s Men International, at det er vi også. For at vi kan fortsætte med at dække os ind under betegnelsen INTERNATIONAL, er det nødvendigt, at vi i fællesskab gør en indsats for at deltage i internationale arrangementer og ved at sende Y's Men ud, så de kan hente inspiration dér og komme hjem og videregive deres inspiration. At rejse koster penge, mange penge, og der er ikke ret mange i Y's Men, der ud over at investere tiden også selv har råd til at investere i forekommende rejser. Broderskabsfondet, som over hele verden bliver kaldt BF, har til formål at muliggøre disse rejser helt eller delvis. Formålet løses gennem indsamling af brugte frimærker, brugte telekort samt ”bødepenge”. Et BF-legat er en investering i fremtidens Y's Men’s bevægelse og skal virke inspirerende, igangsættende og forpligtende for den, som modtager et legat. I årenes løb har et stort antal danske Y's Men fået tildelt et sådant legat. At få tildelt et BF-legat indebærer visse forpligtelser
Arbejdet i klubbens BF-udvalg er vigtigt. Udvalgets opgave er at stå for indsamling af brugte frimærker, julemærker og brugte telekort i klubben.
Det daglige arbejde ved BF-udvalgets møder er mangesidigt.
Møderne i BF-udvalget: Ud over at klippe og sortere frimærker er der rige muligheder for et godt samvær. Derfor er BF-udvalget det ideelle udvalg til "indføring" af nye medlemmer og klubgæster i klubbens liv og hele fællesskab. BF udvalget er et udvalg, hvori der udmærket kan være cirkulation, men ikke ”gennemtræk”. Undertiden kan der være opsamlet så mange frimærker, at det kan virke uoverkommeligt for udvalget at komme igennem mængden. Da vil det være praktisk, om klubbens medlemmer inviteres til et fælles klippemøde en hel aften. Opstår der tvivlsspørgsmål angående BF, så kontakt distriktets BF assistent eller den regionale tjenesteleder for BF. Hvis de ikke kan svare med det samme, kan de skaffe et svar. Det er også vigtigt, at frimærkerne afleveres kontinuerligt til distriktets BF-assistent. Indkomne penge indsættes direkte på regionens skatmester (se Adressebogen). Husk navn på afsenderklub! |