Forord til Håndbogen 2005
|
|  Yüklə 406 Kb.
|
KLUBBEN OG REGIONENDet officielle navn på vor bevægelse er The International Association of Y’s Men’s Clubs, og det udtrykker, at det er den enkelte klub, der er fundamentet i hele bevægelsen. Tre til ti klubber går sammen og udgør et distrikt, og tre til fire distrikter udgør en sektion. Tilsammen udgør alle danske klubber Region Danmark. REGION DANMARK Regionens øverste leder er regionslederen (Regional Director = RD) som 2 år før sin tiltræden vælges til regionsleder elect-elect (RDEE) på den årlige regionskonference, og året før sin tiltræden til regionsleder elect (RDE). Regionsledelsen udgøres således af RD, RDE, RDEE og Past RD – den såkaldte RD-gruppe – samt fem RLM’er. Regionsledelsesmedlem (RLM) Klubberne i Region Danmark er repræsenteret i regionsledelsen ved et regionsledelsesmedlem (RLM). To år før RLM skal indtræde i regionsledelsen, vælges vedkommende af sektionens klubber som RLM-elect. RLM repræsenterer sit område i regionsledelsen, og samtidig repræsenterer vedkommende den samlede regionsledelse i sin hjemsektion. RLM deltager i alle distriktsrådsmøderne i sin sektion. RLM holder to-tre årlige sektionsmøder med DG’erne og Vice-DG’erne, samt DGE i sin sektion. Her sker en gensidig information og fælles drøftelse af aktuelle emner. RLM er ikke tillagt nogen ledelsesfunktion, men regionslederen kan pålægge RLM en række funktioner og beføjelser i det daglige arbejde med administration af regionen. RLM kan efter nærmere bestemmelse udføre alle RD’s funktioner. RLM-funktionen findes ikke anvendt uden for Region Danmark. Stillingsbeskrivelse for RLM: RLM’s vigtigste opgave er, som medlem af regionsledelsen, at være rådgiver for RD i de beslutninger, der skal træffes, og at deltage i beslutningsprocessen i regionsledelsen og regionsrådet. RLM skal holde regionslederen orienteret om forholdende i den sektion, hvor vedkommende er valgt. Det er RLM’ernes ansvar, at kontakten mellem regionen og DG’erne holdes ved lige, blandt andet ved afholdelse af møder for gensidig orientering og inspiration. RD kan, efter eget skøn og behov, uddelegere visse af sine opgaver til RLM’erne. Se stillingsbeskrivelser på www.ysmen.dk Til hjælp i det daglige arbejde udpeger RD en regionsskatmester (RT) og en regionssekretær (RSA) samt en regionssekretær for forsendelser (RSF). RD kan efter behov udpege nogle regionale tjenesteledere til at tage sig af specielle opgaver indenfor regionen. RD kan nedsætte særlige regionale udvalg der skal tage sig af løsning af helt specielle opgaver eller til undersøgelse af særlige problemer. Regionens primære opgaver er at fungere som "paraplyorganisation" for regionens klubber således, at fællesskabet styrkes og samordnes. Af praktiske grunde foregår en del af denne samordning gennem regionens fem sektioner og 18 distrikter. Regionen er bindeleddet til den internationale bevægelse. Gennem regionsledelsen har klubberne den kortest tænkelige forbindelse til den internationale ledelse. Regionen formidler deltagelse i bevægelsens internationale aktiviteter og projekter og iværksætter fællesprojekter blandt regionens klubber. Regionen varetager samarbejde og kontakter til relevante organisationer og iværksætter og gennemfører ledertræning. Regionen udvikler og kanaliserer VISIONER, fremtidsbilleder og overordnede mål. Regionsrådet, udgøres af regionsledelsen sammen med alle regionens DG’ere. Regionsrådet holder normalt tre samlinger om året, hvoraf den sidste finder sted i forbindelse med regionskonferencen. REGIONENS MEDLEMS- OG KLUBRETTEDE SERVICE Tjenesteledere: Som service og støtte for klubberne udpeger regionslederen regionale tjenesteledere (RSD'ere). Disse besidder indsigt indenfor særlige tjenesteområder. Med deres målrettede kontaktflade, kan disse tjenesteledere være klubberne til stor nytte i det daglige klubarbejde. Præsidentmødet afholdes hvert år i august. Her mødes alle regionens ledere, men mødet er først og fremmest til inspiration for klubbernes netop tiltrådte præsidenter. Træning af kommende DG’ere: For at inspirere og dygtiggøre årets DGE’ere og VDG’erne til deres kommende DG-funktion, formidler regionen over to weekender, træning og seminar i henholdsvis i november og i januar. Regionsmeddelelser: Regionslederen udsender i løbet af sit tjenesteår med jævne mellemrum nyhedsmeddelelser i form af Regionsmeddelelser. Gongongen er regionens medlemsblad, som udgives af regionen. Bladet, hvortil alle medlemmer kan bidrage med indlæg, udkommer 4-5 gange årligt. Der er udarbejdet specielle retningslinier for Gongongen ( se dem på www.ysmen.dk ) REGIONSKONFERENCE Regionskonferencen afholdes mod slutningen af hvert klubår – gerne først i juni måned. Denne konference er den øverste myndighed i interne regionale anliggender. Derfor skal alle klubber lade sig repræsentere. Uchartrede klubber har ikke denne pligt, men har ret til at deltage - uden stemmeret. På den årlige regionskonference vælges personerne til regionens RD-gruppe. Her aflægges beretninger og gøres status. Her foregår drøftelser/afstemninger vedrørende forslag som i forvejen er bekendtgjort.
Der er udarbejdet et PC-baseret konference program til styring af tilmelding og økonomi. Dette rekvireres hos RSD for IT Indledende noter til klubber, der måtte være interesseret i at lægge "billet" ind og bringe sig i forslag som værtsklub for en kommende regionskonference. Når en klub – eller flere klubber i fællesskab – tænker på at tilbyde sig som vært til en regionskonference, er der mange ting, der skal tages i betragtning forinden: 1. Klubben /klubberne må være i stand til at se mindst 3 - 4 år frem. Der må være mindst 5 - 6 personer, der skal danne grundstammen i et regionskonferencehovedudvalg. Disse personer må som hovedregel ikke udskiftes. Regionsledelser og præsidier kommer og går. Det må dette udvalg ikke! Desuden må der være 100 % enighed fra klubbens / klubbernes side om at melde sig som vært. 2. Der skal forefindes lokaler, hvor regionskonferencen kan finde sted. Måske skulle det være overflødigt at nævne, men det skal det nu. Belært af erfaringer må man regne med, at der kommer over 1000 deltagere. Det skal ikke blot være en sportshal, da den også skal kunne anvendes til de øvrige faciliteter - til bureau, til udstillinger, til udenomsplads. Det skal helst være i en hal. Af øvrige spørgsmål skal nævnes: Kan man bespise deltagerne? Er der en restauratør, der kan klare så mange? Og til rimelige penge? 3. Kan man være i en kirke eller to kirker i nærheden - uden at skulle køre mere end ca. 10 km? 4. Kan man huse 1000 deltagere? Er der indkvarteringsmuligheder i byen eller i nærheden - ikke blot på dyre hoteller, men også til rimelige penge? Hvad med campingfaciliteter? 5. Kan man disponere over mindst 40 dobbeltværelser samlet til regionsledelse og -råd samt gæster? Er der på det pågældende sted også plads til at holde rådsmøde lørdag formiddag og selskabeligt samvær for knap 100 deltagere fredag aften? Og stadig til rimelige penge. 6. Klubben / klubberne må regne med, at skulle lægge nogle penge ud i begyndelsen. Dog kan der udbetales et forskud fra regionen før konferencen. 7. Man må meget tidligt prøve på at lave et indledende budget, selvom grundlaget er meget spinkelt. 8. Klubben / klubberne skal stille med rammerne. Det er Regionen, der fylder dem ud. Hvad er da Regionens opgave?
Resten vil være værtsklubbens / klubbernes opgave og ansvar. 9. Når klubben er nået frem til at sige ja, skal man indsende forslag til regionslederen inden udgangen af april. Se Adressebogen med hensyn til frist. Man må regne med at blive afkrævet nogle af ovenstående oplysninger om faciliteter, pris, antal senge, camping etc. UDVALGENES ARBEJDSOPGAVER Regionskonference-udvalget: Udvalget er ansvarlig for alt, hvad der sker og skal være repræsenteret i alle andre udvalg. Udvalget udarbejder toastmasterplan. Stikord: forsanger, gæster, pianist, talerstol, toastmaster, vand til taler, kontakt til regionslederen, som er ansvarlig for at faner, internationalt flag, bibel, hammer, lys er til stede. Fest-udvalget: Udvalget planlægger alt vedrørende festaftenen og pyntning af hallen. Stikord: barer, dans, flygel/klaver, højttalere, lys, menu, minutplan, musik, numre på bordene, omklædning, pyntning, spot, scene, tre-minutter, underholdning, velkomst. PR-udvalget: Udvalget planlægger kontakten til pressen, skiltning, trafikregulering, klubsærpræg. Desuden udarbejder udvalget et kort over området.
Udvalget udarbejder et program for Y'slinge. Stikord: børnemenu, leg, løb, opdeling i aldersklasser, påklædning, svømmehal, transport, underholdning. Bureau-udvalget: Udvalget udarbejder forhåndsmeddelelse, indbydelser, konferencenøgle og konferencemappe. Desuden holder udvalget styr på tilmeldelser og betaling i samråd med kassereren. Stikord: bekræftelser, booking, bordplan, deltagerfortegnelse, EDB, gæster, kvitteringer, navneskilte, registrering, spisebilletter. Det vil måske være praktisk, at kassereren er medlem af dette udvalg. Udflugts-udvalget: Udvalget planlægger ledsagerture og camping. Stikord: afmærkning, anvisning af pladser, brandslukning, busser, campingvogne, guider, kaffe på turene, morgenbrød, oversigt, priser, strøm, udlejning af vagter. Gudstjeneste-udvalget: Udvalget planlægger gudstjenesten og trafikreguleringen i forbindelse med gudstjenesten. Stikord: ekstra siddepladser, gaver til betjening, kirketjener, kordegn, kort over rute, organist, ruteafmærkning, præst, pyntning, salmer, salmeblad, YY-program-udvalget: Program udarbejdes i samarbejde med YY og ledelse. Stikord: fortæring, ledelse, lokalebehov, overnatning, placering, program. transport. LEDERSKIFT Til ethvert lederskift i klub, distrikt og sektion m.v. kan man anvende samme tekst, som oftest bruges ved lederskift på regionsplan. Man kan naturligvis tilpasse, men man bør tilstræbe, at ethvert lederskift sker under passende højtidelige former. Teksten der kan anvendes se i Apendix ? bagerst i heftet KLUBBEN Hver eneste klub i Y’s Men International repræsenterer et grundelement i hele bevægelsen. Derfor må der værnes om klubben. Klubben består af medlemmer, og derfor skal der passes på det enkelte medlem. For at klubben kan fungere optimalt, må medlemmerne opleve trivsel, egen trivsel, og trivsel i fællesskabet. Det kan blandt andet opnås ved:
FORMULERINGER OMKRING VOR IDENTITET. Regionens værdisæt:
Ovenstående kan den enkelte klub benytte efter ønske, men det vil altid være en nyttig proces, at den enkelte klub gennemarbejder sin egen situation og formulerer sit eget værdisæt, og efterfølgende lever efter det. Regionen har udarbejdet en vejledning i gennemførelse af arbejdet med værdisætning, som kan findes på regionens hjemmeside.
PRÆSIDIUM En Y’s Men’s Club ledes ifølge Region Danmarks love af et præsidium på mindst fire medlemmer, som kaldes præsident, vicepræsident, skatmester og sekretær. Præsident Som præsident er du ansvarlig for klubbens liv og trivsel. Du skulle gerne kunne overdrage en mindst lige så levende klub til din efterfølger, som du selv fik overdraget. Dine vigtigste opgaver inden for klubben er:
Uden for klubben er du dens repræsentant ved distrikts- og regionsarrangementer. For at sikre en stabil udvikling i klubben er det nødvendigt at arbejde på længere sigt end et år. Det er ikke nødvendigt at skulle starte forfra hvert år! Du har ansvaret, ja, men opgaverne skulle gerne løses af et godt arbejdende team.
|