Bab 2 landasan teori 1 Teori Umum

BAB 2
LANDASAN TEORI

2.1 Teori Umum

2.1.2 Pengertian Proyek

1. Objektif yang jelas.

2. Jangka hidup didefinisikan dengan awal dan akhir.

3. Biasanya adanya keterlibatan beberapa departemen dan profesional.

4. Kadang kala melakukan sesuatu yang belum pernah dilakukan sebelumnya.

5. Waktu, biaya, dan persyaratan kinerja yang spesifik.

Adapun siklus hidup proyek biasanya melewati empat tahap: defining, planning, executing dan delivering.

Gambar 2. 1 Project Lifecycle

Sumber: The Managerial Process (2011: 5)

1. Defining stage : spesifikasi proyek telah didefinisikan, tujuan proyek ditetapkan, tim dibentuk, tanggung jawab utama ditugaskan.

2. Planning stage : tingkat usaha meningkat dan rencana disusun untuk menentukan kebutuhan proyek, jadwal, siapa yang akan diuntungkan, tingkat kualitas yang harus dimaintain dan seberapa besar yang anggaran akan digunakan.

3. Executing stage : sebagian besar pekerjaan proyek berlangsung-baik secara fisik dan mental. Produk fisikal akan dihasilkan (contoh: jembatan, laporan, program perangkat lunak). Waktu, biaya dan langkah-langkah tertentu digunakan untuk control.

4. Delivering stage : penutupan meliputi tiga kegiatan: memberikan produk proyek kepada pelanggan, menyebarkan sumber daya proyek, dan kajian pasca proyek. Penyerahan proyek bisa termasuk pelatihan pelanggan dan mentransfer dokumen. Pemindahan biasanya melibatkan pelepasan peralatan proyek/bahan-bahan untuk proyek-proyek lain dan menemukan tugas baru bagi anggota tim. Ulasan pasca proyek tidak hanya mencakup peniliaian kinerja tetapi juga mengambil pelajaran dari yang sebelumnya.

2.1.1 Pengertian Data

Menurut O’Brien & Marakas (2010: 4), sistem adalah serangkaian komponen-komponen yang saling terkait dengan batasan yang jelas yang bekerja sama untuk mencapai seperangkat tujuan dengan menerima input dan menghasilkan output dengan proses transformasi yang terorganisir.

Menurut Baltzan (2014: 12), sistem adalah sekumpulan bagian yang saling terhubung untuk mencapai tujuan yang sama.

2.1.4 Pengertian Informasi

Menurut Rainer & Cigielski (2013: 13), informasi adalah data yang telah diatur sehingga telah memiliki makna dan nilai kepada penerima. Sedangkan Baltzan (2014: 7) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah dikonversikan ke dalam konteks yang lebih bermakna dan berguna.

2.1.5 Sistem Informasi

2.1.6 Sales and Distribution

Gambar 2. 2. Project Lifecycle

Sumber: ERP (Enterprise Resource Planning) dan Solusi Bisnis (2009: 47)

Kegunaan sales dan distribusi adalah sebagai berikut :

1. 
   Meningkatkan pelayanan terhadap kepuasan pelanggan, yaitu dengan mempercepat proses penerimaan pesanan sampai pengiriman barang dengan tepat waktu di tempat pelanggan.
   
2. 
   Memberikan informasi penjualan dan analisa penjualan yang dibutuhkan pihak pelanggan.
   
3. 
   Membuat perencanaan penjualan untuk penghitungan kebutuhan material, perencanaan pembelian dan produksi barang di masa depan.
   

1. 
   Fasilitas mengelola dan penginputan kontrak penjualan dan order penjualan
   
2. 
   Fasilitas overdue limit kredit, untuk pembatasan order penjualan terhadap saldo piutang yang sudah jatuh tempo tapi belum dilakukan pembayaran oleh pihak pelanggan
   
3. 
   Fasilitas untuk penginputan traksaksi penjualan dalam multi currency
   
4. 
   Fasilitas untuk delivery schedule untuk membuat delivery order berdasarkan sales order yang segera dikirim dengan memperhitungkan jumlah saldo persediaan di gudang.
   
5. 
   Fasilitas delivery order untuk transaksi pengiriman barang dengan tepat waktu.
   
6. 
   Fasilitas sales invoice (faktur komersial, faktur pajak, kwitansi) secara otomatis untuk proses penagihan kepada pelanggan.
   
7. 
   Fasilitas sales return untuk transaksi pengembalian barng (retur jual) dari pelanggan dengan alasan tertentu.
   

2.1.7 Procurement

Gambar 2. 3 Procurement cycle

Sumber: SAP01 Fundamentals (2006: 4)

1. 
   Demand determination: kebutuhan akan barang atau jasa diidentifikasi dalam setiap user department dalam suatu perusahaan atau melalui materials planning and control.
   
2. 
   Source determination: mengidentifikasi sumber pasokan berdasarkan pesanan sebelumnya dan perjanjian pembelian jangka panjang yang masih berlaku.
   
3. 
   Supplier selection: melakukan proses seleksi dan membandingkan vendor-vendor dengan menggunakan pricing scenarios yang memungkinkan untuk membandingkan beberapa quotation, seperti dari segi harga, kualitas, dan waktu pengadaan barang atau jasa.
   
4. 
   Purchase order processing: proses pembuatan dokumen purchase order yang mengadopsi informasi dari purchase requisition dan dari quotation yang ada.
   
5. 
   Order monitoring: melakukan pemantauan terhadap status purchase order yang telah dibuat dan memastikan penerimaan barang tepat waktu.
   
6. 
   Goods receipt & inventory management: melakukan konfirmasi penerimaan barang atas barang yang diterima dari supplier dan melakukan pencatatan stok.
   
7. 
   Invoice verification: melakukan pengecekan terhadap invoice apakah telah sesuai dengan jumlah dan harga pada purchase order yang terkait.
   
8. 
   Payment processing: melakukan pembayaran kepada supplier atas sejumlah barang atau jasa yang diterima sesuai dengan syarat dan ketentuan pembayaran yang ditetapkan sebelumnya.
   

2.1.8 Business Process

Sedangkan menurut Rainer & Cigielski (2013: 35) Business process adalah sekumpulan sekumpulan dari aktivitas terkatir yang akan menciptakan nilai produk dan jasa bagi perusahaan, rekan bisnis dan pelanggannya.

2.1.9 Database

2.1.10 Implementasi

2.1.11 Pengertian Sistem ERP

Lebih lanjut, Rainer & & Cigielski (2013: 274) menjelaskan bahwa ERP mengambil bisnis proses dari keseluruhan organisasi untuk mengintegrasi perencanaan, manajemen, dan kegunaan dari seluruh sumber daya organisasi, memiliki software platform dan database yang sama.

2.1.12 Sejarah Umum Sistem ERP

Menurut SAP R/3 handbook ERP Basics (2006: 2) ERP dimulai pada tahun 1970-an untuk menyediakan solusi terkomputerisasi pada proses bisnis terintergrasti dan automatisasi lintas perusahaan (back offices) seperti bagian financial, logistics, human resources. Ide di belakang ERP adalah agar perusahaan – perusahaan dapat melihat sebuah pengurangan biaya dan efisiensi yang lebih baik dalam usaha mereka untuk beroperasi dengan business partners mereka (customers, providers, banks, authorities, etc) dan juga dalam upaya agar pengguna mereka dapat mengakses dan memproses informasi. Dari konsep tersebut, telah ada beberapa solusi di dalam pasar selama tahun 1980-an dan di awal tahun 1990-an. Adopsi dari software ERP merevolusi cara perusahaan – perusahaan mengurus bisnis tradisional milik mereka.

Awalnya sejak tahun 1960an, peranan sistem ERP hanya pada area fungsional sebagai pengendalian inventory dan produksi saja yang dikenal dengan istilah Material Requirement Planning. Kemudian semenjak tahun 1970an, sistem ERP mengalami perluasan pada area fungsional Finance dan Human Resource Management yang dikenal dengan istilah Manufacturing Resource Planning (MRP II). Kemudian sejak tahun 2000an hingga sekarang, sistem ERP telah mengalami perluasan pada semua area fungsional dalam suatu organisasi yaitu pada Sales and Marketing, Customer Support, dan Supplier Management yang dikenal dengan istilah Extended ERP (ERP II).

Tabel 2. 1 Tabel Sejarah Sistem ERP

Tahun	Peristiwa
1960-an	Sistem Fabrikan yang fokus pada pengendalian Inventory (Invetory Control).
1970-an	Fokus kemudian bergeser pada MRP (Material Requirement Planning) yang mengubah jadwal utama suatu produk menjadi kebutuhan berbasis time phased net untuk perencanaan dan pengadaan barang setengah jadi, komponen ataupun bahan baku.
1980-an	MRP-II (Manufacturing Resource Planning) berkembang mencakup pengelolaan operasi produksi dan aktivitas pengelolaan distribusi.
1990-an	MRP-II dikembangkan lagi mencakup aktivitas rekayasa, keuangan, sumber daya manusia, pengelolaan proyek yang hampir melingkupi semua aktivitas business enterprise yang kemudian dikenal dengan istilah Enterprise Resource Planning (ERP).
2000-an - sekarang	Extended ERP menjadi ERP-II

2.1.13 Infrastruktur ERP

Infrastruktur merupakan hal utama dalam perencanaan pemakaian sistem ERP. Karena dengan adanya infrastruktur yang kuat, maka dapat dikatakan bahwa perusahaan telah membangun fondasi yang kuat. Secara umum, infrastruktur sistem ERP yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut:

• 
  People
  

• 
  Process
  

• 
  Technology
  

2.1.14 Konsep ERP

• 
  ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi di perusahaan, yang meliputi departemen keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasokan, dan informasi konsumen.
  
• 
  Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengartikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam dan melintasi area fungsional dalam sebuah organisasi.
  
• 
  ERP merupakan satu basis data, satu aplikasi dan satu kesatuan antarmuka di seluruh enterprise.
  

2.1.15 Manfaat ERP

• 
  Fleksibilitas dan kelincahan organisasi
  

• 
  Pengambilan keputusan
  

• 
  Kualitas dan efisiensi
  

Menurut Dusanka & Aleksandar (2013: 324), kebanyakan sistem ERP berbentuk client – server arsitektur, dan elemen yang ada di dalam integrasi ERP: database, application software, user interface, tools, dan proses bisnis. Struktur secara spesifik akan menentukan tingkat kesuksesan pendekatan implementasi dari sistem, dimana diperlukan strategi, taktik dan pendekatan operasional untuk perencanaan di semua bidang sistem informasi hardware dan software dan tentunya individu.

Karakteristik terpenting dari sistem informasi yang terintegrasi adalah fleksibilitas dan adaptabilitas, dapat berdiri sendiri serta terbuka, dan dapat menjadi simulasi akan kondisi bisnis asli (dapat dibuat skenario simulasi).

2.1.17 Components of ERP

Menurut Dusanka & Aleksandar (2013: 324) Komponen isi dari setiap paket ERP adalah : FI – Financials, HR - Human Resources, MM - Materials Management, SD - Sales and Distribution, CO – Controlling. Namun dengan semakin berkembangnya ERP, muncul berbagai komponen modul baru yang mendukung bagian unit – unit perusahaan lainnya.

Berikut merupakan fitur yang menjadi karakter dari suatu sistem ERP: sebuah sistem terintegrasi yang beroperasi pada masa sekarang dengan proses periodik; sebuah database yang mendukung semua aplikasi; pemantauan dan pekerjaan yang konsisten pada setiap modul; instalasi dari sistem tanpa analisa berlebihan untuk integrasi dari aplikasi ataupun database.

2.1.18 Software

Menurut Turban & Volonino (2012: 9) software adalah sekumpulan aplikasi atau program yang menginstrusikan hardware untuk memproses data atau input lainnya seperti perintah suara sedangkan menurut Rainer & Cigielski (2013: 13) software adalah program atau sekumpulan program yang memperbolehkan hardware untuk memproses data.

2.1.19 Open-Source Software

Lebih lanjut Baltzan (2014: 111) menjelaskan bahwa open source merujuk ke semua software yang source code-nya dijadikan tersedia secara gratis bagi pihak ketiga untuk bisa di tinjau ulang dan dimodifikasi.

2.1.20 Software Architectures for ERP

• 
  Web tier merupakan tempat dimana user interface aplikasi tersimpan dan data diinput serta meminta agar informasi bisa dikirimkan.
  
• 
  Application tier merupkan tempat dimana kebanyakan proses yang dilakukan sistem berjalan hal ini termasuk menangani permintaan user, mengambil data dari data tier dan memproses data seperti yang diperlukan user.
  
• 
  Data tier bertanggung jawab akan manajemen data. Lapisan ini menyediakan tempat penyimpanan data sentral untuk semua data yang digunakan dalam sistem dan menjaga integritas antara data yang dikirimkan dari user ke server.