Bab 2 landasan teori 1 Teori Umum

2.2 Teori Khusus

1. OpenERP

1. 
   Front-end apps: website builder, blog, e-commerce
   
2. 
   Sales management apps: CRM, point of sales, quotation builder
   
3. 
   Business operations apps: project management, inventory, manufacturing, accounting and purchase
   
4. 
   Marketing apps: mass mailing, lead automation, events, survey, forum, live chat
   
5. 
   Human Resources apps: employee directory, enterprise social network, leaves management, timesheet, fleet management
   
6. 
   Productivity apps: business intelligence, instant messaging, notes
   

2.2.2 Target Pengguna dan Kelebihan OpenERP

Berikut merupakan kelebihan-kelebihan yang dimiliki oleh software OpenERP :

1. Opensource dan integrasi

2. Menghindari redundansi dari pemasukan data dan operasi

3. Mengurangi waktu jeda waktu penampilan informasi dan laporan.

4. Pengurangan biaya, penghematan waktu, dan peningkatan kontrol dengan analisis skala enterprise.

5. Fleksibel dan user friendly.

2.2.3 Fitur OpenERP

a. Sales Management

Modul sales memungkinkan kita untuk mengelola dan mengklasifikasikan pesanan penjualan pada sistem struktural dan hirarkis. Memungkinkan kita untuk membuat pesanan baru dan meninjau pesanan yang sudah ada di berbagai negara. Konfirmasi pesanan dapat memicu pengiriman barang, faktur dan waktu yang ditentukan oleh pengaturan dalam setiap pesanan.

Dalam modul ini penjual dapat mendapatkan seluruh informasi yang dibutuhka hanya dalam satu layar saja, dapat melakukan kontrol terhadap pemesanan dan pengiriman barang serta dapat mengetahui semua operasi yang dilakukan pelanggan.

Keuntungan dari enterprise management yaitu :

• 
  Diintegrasikan dengan point of sales
  
• 
  Accounting yang otomatis
  
• 
  Diintegrasikan dengan kontrak, project, dan jadwal produksi
  
• 
  Diintegrasikan dengan platform eCommerce yang berbeda – beda untuk transaksi online
  
• 
  Dapat menampilkan report
  

Keuntungan dari modul ini :

• 
  Diintegrasikan dengan accounting analisis yang berkenaan dengan profitability
  
• 
  Tidak ada double encoding
  

Hal ini memungkinkan anda untuk dengan mudah mengatur semua titik penjualan operasi: penjualan, stok, encashment, faktur, dan lain-lain.

Keuntungan dari modul ini :

• 
  Diintegrasikan dengan stok dan accounting untuk menghindari double entry
  
• 
  Diintegrasikan dengan sales management
  
• 
  Dapat dilakukan perubahan-perubahan dengan mudah sesuai kebutuhan.
  

e. Service Management

a. Manufacturing

Dalam modul ini terdapat double-entry stock untuk mempermudah traceability, melakukan kontrol terhadap biaya dan margins proyek, product dan partners, dan mudah untuk menjalankannya.Diintegrasikan dengan accounting untuk transaksi secara otomatis, diintegrasikan dengan HR management untuk mendapatkan ketersediaan resources.

b. Product Pricelists

c. Quality Management

d. Shipping Management

e. Warehouse Management

Modul ini menyediakan fungsionalistas untuk mengatur multi-warehouse. Untuk tiap warehouse, lokasi input, lokasi output dan lokasi stock dapat didefinisikan.
3. Acounting dan Finance

a. Acounting

b. Analitic Acounting

c. Asset Management

Untuk bisnis bangunan sampai farmasi, melacak asset yang kompeks menjadi mudah dengan OpenERP. Memiliki modul fixed assset membuat kita terhindar dari kehilangan juataan dolar tiap tahun dalam tax overpayment.

d. Bank Interfaces

e. Budgets

• 
  Accountant : bekerja pada master dan consolidated budget
  
• 
  Project manager : bekerja pada analytic budget pada proyeknya
  
• 
  Department manager : mendapat consolidation view pada posisi budgets
  

Untuk membantu dalam mengelola harta dan pembayaran kepada supplier, OpenERP menyediakan tools untuk menoong dalam persiapan pembayaran.

a. Expences

Modul ini menyediakan layanan untuk mengelola biaya bulanan suatu perusahaaan. Modul ini memberikan akses pada catatan gai pegawai dan memberikan validasi untuk menyetuju atau menolak catatan tersebut. Setelah validasi modul ini membuat sebuah invoice untuk pekerja Employee dapat memerikasa gaji mereka.

b. Holiday Management

Modul ini mengontrol hari libur di dalam perusahaan. Modul ini menyediakan layanan untuk employee dalam meminta hari libur. Lalu manager dapat melihat permintaan untuk libur dan mengontrol seluruh rencana liburan untuk sebuah perusahaan atau department.

c. Point of Sales

Mengelola point of sales secara langsung dengan OpenERP. Modul ini memberikan layanan untuk mempermudah dalam mengelola semua operasi point of sales seperti penjualan, stock, encashnment, invoicing , dan lain - lain.

d. Skills Management

a. Customer Relationship Management

Generic OpenERP customer relathionship management system mengijinkan sekelompok orang untuk dapat memimpin secara efisien dan pintar. Modul ini mengelola tugas penting seperti komunikasi, identifikasi, prioritas, penugasan, resolution dan notifikasi. OpenERP meyakinkan semua kasus dapat dilavak oleh user, customer dan supplier dengan sukses. OpenERP dapat secara otomatis mengirim reminders, dan yang lain sesuar aturan dari perusahaan.

b. Portal

Modul ini menyediakan layanan untuk dapat mengakses pada sistem customer dan supplier. Menapilkan hanya sebagian dari aplikasi OpenERP tanpa harus mendeploy semua modul ke dalam sistem. Ini merupakan modul yang sangat berguna yang memperbolehkan customer, partners, suppliers untuk menggunakan sistem untuk menjalankan beberapa tugas.
6. Project Management

a. Financial Project Management

b. Operational Management

c. Timesheets

Sistem timesheets meyediakan layanan untuk mencatat waktu yang diabiskan oleh pegawai dalam pengerjaan project. Modul ini diintegrasikan dengan analityc accounting yang menyediakan layanan untuk mengelola budgets, plannung, biaya dan reinvoicing dari human resources.

Metode working yang berbeda disediakan berdasarkan kebutuhan :

• 
  Sign in/out project
  
• 
  Simple timesheet encoding
  
• 
  Timesheets diintegrasikan dengan proses validasi dan kehadiran oleh manager.
  

a. Event Organisation

Modul ini memungkinkan user untuk melakukan pengaturan terhadap suatu even. Hal yang dapat dipantau melalui modul ini adalah : perencanaan, registrasi, pengunjung, pembayaran, dan sebagainya. Modul ini terintegrasi dengan modul akunting dan CRM. Selain fitur-fitur tersebut, kita juga dapat menggunakan mail gateway untuk mendapatkan informasi permintaan atau registrasi yang dikirimkan via email.

b. Fund Raising

Modul ini memungkinkan user untuk melakukan pengaturan terhadap operasi keuangan. Operasi yang dimaksud mencakup pencarian investor hingga melakukan pemantauan akan bagaimana uang tersebut digunakan dalam proyek yang berbeda.

c. Membership

Modul ini memungkinkan suatu perkumpulan untuk mengatur anggota perkumpulan mereka. Kita dapat melihat data anggota baru atau anggota yang telah terdaftar sebelumnya. Modul ini terhubung ke modul yang memungkinkan user untuk menyediakan akses online terhadap anggota pada sistem yang ada, seperti kalender, proyek yang sedang aktif, daftar anggota, dan sebagainya.
8. IT Tools

a. Bug Tracker

Fitur OpenERP bug tracker memungkinkan user untuk melakukan pengaturan terhadap bug yang ada. Fitur ini mengatur revisi yang berbeda, milestone, status dari bug, tugas dari modulu manajemen proyek, dan sebagainya.

b. Scrum Methodology

Modul ini mengimplementasikan semua konsep yang didefinisikan di dalam scrum metodologi manajemen proyek untuk perusahaan IT. Termasuk di dalamnya adalah proyek dengan sprints, pemilik produk, scrum master, review sprints, pertemuan, feedback, dan sebagainya. Modul ini juga memungkinkan user untuk mengembangkan langkah jangka panjang, evaluasi hasil kerja, interaksi dengan pelanggan, dan sebagainya. Modul ini juga menyediakan fitur diagram untuk pembuatan laporan. Metodologi scrum digunakan oleh Microsoft dan Google untuk mengatur produk baru mereka.
9. Fully Customizable

a. Configurable Actions

b. Report Designer

Plugin ini menghubungkan Open Office dengan OpenERP untuk memastikan bahwa informasi yang berguna dikoordinasi dan disebarkan pada perusahaan. Dengan beberapa klik saja, user dapat membuka laporan dan melihat dokumen Open Office dan melakukan modifikasi terhadap dokumen melalui aplikasi dokumen yang ada.

c. View Editor

View Editor milik OpenERP memungkinkan user untuk mendesain dan mengadaptasi semua layar aplikasi sesuai dengan kebutuhan. Kita dapat memodifikasi tampilan dan menambah atau menghilangkan field dengan cepat.

d. Workflow Editor

Sebagai bagian dari engine Business Process Management dari OpenERP, workflow editor memungkinkan user untuk mengganti cara memproses semua dokumen agar dapat diadaptasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Fleksibilitas dari sistem ini memungkinkan software user untuk berkembang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kita dapat melakukan aksi pada workflow, antara lain mengirim email/sms, mencetak laporan, menghitung nilai dari objek yang dimodifikasi, memanggil layanan eksternal, dan sebagainya.
10. Ergonomy

a. Web Application Interface

b. Gantt Charts

Setiap objek dari sistem dapat dilihat sebagai diagram Gantt yang dinamis. Gunanya untuk memudahkan manajemen resource dan perencanaannya. User dapat mengorganisasikan resource yang ada menggunakan fitur drag & drop pada timeline atau ada konsolidasi yang berbeda.

c. Dynamic Graphs

d. Integrated Documentation

Semua dokumentasi ini disediakan secara online dan terhubung kepada setiap halaman software sehingga dapat membantu user menggunakan software secara efektif.

a. Module System

Setiap objek atau layanan dari aplikasi dapat diakses melalui web service standar yang berbeda, seperti XML-RPC, XML-RPC melewati HTTPS atau Phyton NET_RPC untuk akses yang lebih cepat. Hal ini memungkinkan user untuk mengintegrasi setiap aplikasi OpenERP dengan mudah dan produktivitas maksimum.

a. Integrated E-Commerce

Dalam rangka untuk memanfaatkan OpenERP secara maksimum, user juga dapat menggunakan sistem e-commerce yang disediakan yang dapat memasuki website yang telah ada secara otomatis. User hanya tinggal menambahkan beberapa baris HTML pada website mereka dan OpenERP akan menjadi platform e-commerce.

a. Olap Database

Modul Olap dari OpenERP mendukung OLAP database secara hybrid yang dapat melakukan koneksi terhadap basis data relasional aapun untuk melakukan analisis multi dimensi. Open Object mendukung MDX query yang dilakukan melalui salah satu dari web service yang disediakan oleh Open Object.

b. Cube Designer

Inteligen bisnis cube designer memungkinkan user untuk mengkustomisasi kubus pada berbagai jenis basis data. Desainer kubus yang user friendly akan menolong user untuk mendesain skema penuh hanya dalam waktu beberapa menit saja.
c. Cube Browser

Inteligen bisnis cube browser memungkinkan pengguna akhir untuk menavigasi informasi dan statistik dari perusahaan dengan mudah dan mendesain laporan dengan fitur drag & drop. User dapat mengkonsolidasi, drill up, drill down, slice, filter data untuk keuntungan user sendiri melalui interface laporan yang user friendly.

Kekuatan dari inteligen bisnis ini tersedia untuk semua user di dalam sistem untuk mengekstraksi informasi yang dibutuhkan. Hal ini juga dapat dilakukan untuk menganalisis database lain, yang memungkinkan user untuk mengkonsolidasi data melalui satu user interface.
14. Miscelleanous Tools

a. Networks

b. Ideas Box

Seringkali modul yang paling kecil merupakan hal yang paling berguna. Modul ini dibangun hanya dalam waktu tiga jam saja. Modul ini memungkinkan pekerja untuk mengirimkan ide. Lalu orang-orang dapat menilai ide yang muncul dan mendiskusikannya pada poin yang berbeda.

c. Lunch

d. VOIP

a. Auction

Profil auction house mengandung semua hal yang dibutuhkan untuk mengatur sebuah rumah pelelangan. Fitur ini memungkinkan user untuk mengatur objek dan penjualnya, pembeli dan pembayar, melakukan setup eksibisi, hingga membuat katalog. Modul ini memungkinkan proses pengintegrasian dengan modul lain pada OpenERP, contohnya adalah kontrol biaya.

b. Medical

a. Training Organisations

b. Chambers of Commerce

a. Food industries

b. Book Stores

2.2.4 System Flowchart

2.2.4.1 Notasi dalam Flowchart

Tabel 2. 2 Tabel Flowchart Symbols

Simbol	Kegunaan
	Simbol magnetic tape, menyatakan input berasal dari pita magnetis atau output disimpan ke pita magnetis
	Simbol document, mencetak keluaran dalam bentuk dokumen (melalui printer) Simbol display, mencetak keluaran dalam layar monitor
	Simbol display, mencetak keluaran dalam layar monitor
	Simbol computer process, yaitu menyatakan suatu tindakan (proses) yang dilakukan oleh komputer
	Simbol offline process, yaitu proses yang dilakukan tanpa terhubung ke jaringan lain
	Simbol manual, yaitu menyatakan suatu tindakan (proses) yang tidak dilakukan oleh komputer
	Simbol decision, yaitu menujukkan suatu kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban : ya / tidak
	Simbol terminal, yaitu menyatakan permulaan atau akhir suatu program
	Simbol offline-storage, menunjukkan bahwa data dalam simbol ini akan disimpan ke suatu media tertentu
	Simbol manual input, memasukkan data secara manual dengan menggunakan online keyboard
	Temporary paper data store, penyimpanan data sementara yang disusun secara nomor, alfabetik, atau kronologis
	Permanent paper data store, penyimpanan data permanen yang disusun secara nomor, alfabetik, atau kronologis
	Simbol arus / flow, yaitu menyatakan jalannya arus suatu proses
	Simbol communication link, yaitu menyatakan transmisi data dari satu lokasi ke lokasi lain
	Simbol connector, berfungsi menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang sama
	Simbol offline connector, menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang berbeda
	Jurnal umum

2.2.5 ASAP Methodology

Gambar 2. 4 Tahapan dalam ASAP Methodology

Sumber: Model Performance Indicator ERP Systems (2014: 3)

Menurut Yaghubi et al. (2014: 3) Fase – fase dalam metodologi ASAP adalah sebagai berikut:

• 
  Project Preparation adalah tahap persiapan yang mencakupi membuat struktur organisasi projek, merencanakan jadwal proyek, strategi implementasi yang akan digunakan, membuat tim kerja dan pembagian tugas, membuat detailed action plan, menentukan kebutuhan teknis, mengidentifikasi proses model yang berjalan, serta melakukan modeling dan analisa dari kebutuhan projek.
  
• 
  Business Blueprint adalah tahap yang mencakupi meninjau ulang, mengidentifikasi dan merancang proses bisnis yang berjalan dan kemudian dilakukan modeling untuk proses bisnis yang diharapkan berjalan ke depannya.
  
• 
  Realization mencakupi konfigurasi pada sistem dan menerima konfirmasi, perubahan pada sistem ERP yang dasar sehingga sistem bisa menjadi solusi yang sesuai dengan dilakukannya testing interfaces, integrity serta program mengenai transisi akan diatur.
  
• 
  Final Preparation mencakupi persiapan terakhir pada projek dan meninjau ulang rencana projek. Pada tahap ini, administrasi sistem dan user training, final testing, menerapkan segala modifikasi dan perubahan serta mengtranfer data dari sistem lama ke baru akan dilakukan.
  
• 
  Go live and Support Go live adalah titik awal pemberlakuan sistem, Akan dilakukan review pada sistem yang baru dijalankan, memperbaiki errors, mempersiapkan rencana dan jadwal untuk mendukung aktivitas penutup pada projek.
  

2.2.6 Unified Modelling Language (UML)

Salah satu contoh model UML diagram yang digunakan adalah use case diagram. Dimana menurut Satzinger (2012: 78) use case diagram merupakan model UML yang digunakan secara grafis menggambarkan use cases dan hubungannya dengan aktor.

Gambar 2. 5 Use case diagram with an actor

Sumber: Systems Analysis & Design in a Changing World (2012: 79)

Berikut merupakan bagian dasar dari use case diagram:

• 
  Actor: merepresentasikan orang yang secara nyata menggunakan sistem tersebut dengan peran tertentu.
  
• 
  Use case: berbentuk oval yang menjelaskan apa saja yang dapat dilakukan oleh sistem.
  
• 
  Automation boundary: merupakan batas antara bagian terkomputerisasi aplikasi dan pengguna yang mengoperasikan aplikasi tetapi merupakan bagian dari keseluruhan sistem.
  
• 
  Connecting line: menunjukan aktor manakah yang berpartisipasi dalam use case.
  

2.2.7 Business Blueprint

Lebih lanjut Yilmaz & Ozcan (2011) menjelaskan bahwa business blueprint memberikan framework sehingga kegiatan implementasi dapat dilakukan dan proses bisnis yang spesifik dapat terpenuhi keperluannya.

2.2.8 Phyton

Sudah banyak programmer Python yang menyatakan bahwa mereka mendapatkan produktivitas yang lebih tinggi. Mereka juga merasakan bahwa Python meningkatkan kualitas pengembangan karena kode sumber yang mereka tulis dapat terus dipelihara. Python dapat berjalan di banyak platform / sistem operasi seperti Windows, Linux/Unix, Mac OS X, OS/2, Amiga, Palm Handhelds dan telepon genggam Nokia.

2.2.9 Ubuntu

2.2.10 Virtual Box

2.3 Kerangka Pikir

Gambar 2. 6 Kerangka Pikir

Fase awal dari implementasi sistem OpenERP pada PT. XYZ yaitu project preparation. Aktivitas yang mengawali project preparation yaitu membahas pembentukan tim yang bertanggung jawab atas projek, antara lain siapa yang menjadi project leader, konsultan, OpenERP expert, dan bagian lain yang mungkin terkait terhadap projek ini. Ke depannya tim implementasi ini yang akan aktif terlibat dalam rapat pembahasan maupun koordinasi untuk proses implementasi yang berjalan. Kemudian tim implementasi akan mengadakan rapat untuk menentukan project goals sebagai tujuan akhir yang hendak dicapai dari proyek implementasi serta project scope sebagai ruang lingkup yang akan membatasi proyek implementasi. Untuk lebih mengenal proses bisnis keseluruhan akan diadakan pembahasan existing process business maupun business requirement dan user requirement dari PT XYZ yang meliputi general settings, seperti currency, document series, dll.

Fase blueprint merupakan fase lanjutan dari fase project preparation. Setelah membahas pengaturan umum, maka selanjutnya akan dilakukan pembahasan lebih lanjut atas proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. XYZ. Konsultan akan bertanya secara mendetail mengenai proses bisnis. Di fase ini pula kosultan akan menggali apakah terdapat kekurangan atau kendala yang dihadapi selama ini. Nantinya, konsultan akan memberikan gambaran atau ide proses bisnis dalam sitem OpenERP beserta dengan usulan solusi atas permasalahan yang dihadapi. Hasil akhir dari fase ini yaitu diperoleh requirement yang akan dituangkan ke dalam blueprint document. Jika gambaran proses bisnis dan solusi yang diusulkan sudah disetujui oleh PT. XYZ, maka konsultan akan menyusun blueprint document yang nantinya akan digunakan sebagai acuan untuk implementasi.

Pada fase realization, pihak konsultan akan melakukan pengaturan pada sistem OpenERP berdasarkan blueprint document tersebut. Kemudian akan mempersiapkan lingkungan sistem untuk melakukan konfigurasi dan pengaturan pada sistem OpenERP. Setelah itu konsultan akan melakukan pengaturan pada sistem OpenERP berdasarkan blueprint document, dan akan dilanjutkan dengan melakukan import master data dan segala transaksi dari periode yang telah ditetapkan ke dalam database server. Selanjutnya konsultan bersama dengan OpenERP system expert akan melakukan customization, yaitu diantaranya mengkustomisasi atau membuat fungsi baru yang berguna untuk menunjang proses bisnis yang diharapkan ke depannya. Setelah selesai tahap di atas, maka konsultan akan melakukan internal testing. Setelah semua telah selesai maka langkah selantunya adalah konsultan akan mempersiapkan lingkungan sistem OpenERP di PT. XYZ.

Pada fase final preparation, konsultan akan melakukan pelatihan kepada user yang ada di PT. XYZ. Selanjutnya konsultan akan menyusun user manual yang berupa file pdf serta video untuk mempermudah user menggunakan sistem baru tersebut. Dari hasil pelatihan, akan diketahui jika ada hal-hal yang masih harus diperbaiki, dan apakah masih ada error yang terjadi. Kemudian konsultan atau/dan OpenERP system expert akan melakukan konfigurasi dan untuk terakhir kalinya dan memperbaiki bugs yang ada.