REGLEMENT FOR LILLEHAMMER FORMANNSKAP
(Vedtatt av kommunestyret i møte den 29.9.2011, sak 67/11) -
Formannskapets arbeids- og ansvarsområde er følgende:
-
Lovpålagte oppgaver innenfor budsjett og økonomiplan samt skattevedtak
-
Administrasjonsutvalgets rolle i personalsaker (partssammensettes med representanter fra arbeidstakerorganisasjonene)
-
Funksjon som driftsstyre
-
Klageorgan, jfr. forvaltningslovens § 28
-
Samordningsorgan innenfor økonomi, personale og drift
-
Andre saker etter delegasjon fra kommunestyret
-
Næringssaker
-
Saker som må behandles etter kommunelovens § 13 – hastesaker
-
Innstillingsorgan overfor kommunestyret i saker som ikke fremmes av fagutvalgene eller kontrollutvalget
FORBEREDELSE, INNKALLING OG DOKUMENTUTLEGGING
Rådmannen har ansvar for at de saker som legges fram for formannskapet er forberedt på en forsvarlig måte og i samsvar med de regler som lov, reglementer og andre bindende bestemmelser gir.
Ordføreren sørger for at saksdokumentene / innstillingen mangfoldiggjøres og er tilgjengelig / sendes formannskapets medlemmer og varamedlemmer, samtidig med innkallingen til formannskapsmøtet.
Innkalling
Formannskapet holder møte i alminnelighet hver 14. dag, og ellers når det selv bestemmer det, når ordføreren finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det.
Ordføreren setter opp sakliste og innkaller til møte.
Innkallingen skal inneholde opplysning om tid og sted for møtet, spesifisert oppgave over de saker som skal behandles. Det skal også opplyses om planlagte orienteringer som skal gis.
Innkallingen legges ut i hvert kommunestyremedlems posthyller senest 5 dager før møtedagen. Varamedlemmer som skal møte innkalles særskilt.
Formannskapets medlemmer melder snarest forfall, inhabilitet osv. til ordførerens sekretariat. Sekretariatet sørger for å innkalle varamedlemmer.
2.3. Dokumentutlegging
Innkallingen og saksdokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten. Formannskapets møter blir annonsert i møteplan for Lillehammer kommune, som rykkes inn i lokalavisene hver måned, og fortløpende på kommunens nettside. Denne skal også inneholde opplysninger om hvor saksdokumentene er lagt ut.
3. GJENNOMFØRING AV MØTER I FORMANNSKAPET
Formannskapets møter er åpne for allmennheten.
Formannskapets møter ledes av ordføreren. Har ordføreren forfall, er det varaordføreren som er fungerende ordfører og møteleder. Har begge forfall velges en særskilt møteleder (setteordfører) ved flertallsvalg, jfr. kommunelovens § 32, pkt. 4.
Er minst halvparten av formannskapets medlemmer til stede, erklæres møtet for lovlig satt.
Rådmannen har møteplikt og deltar i møtet med talerett og har ansvar for:
-
at administrative ledere er til stede når det er nødvendig for saksbehandlingen
-
å stille tilstrekkelig sekretærhjelp til disposisjon
-
å klargjøre fakta og misforståelser
-
å legge fram eventuelle tilleggsopplysninger
Innkalling og sakliste samt protokoll fra forrige møte tas opp til godkjenning.
Behandlingen av saker foregår i henhold til saklisten.
Dersom det er aktuelt å endre rekkefølgen i forhold til saklisten, tas dette opp før saksbehandlingen starter.
Ordfører refererer saksnummer og overskrift.
Formannskapet skal informeres om eventuelle saksopplysninger og dokumenter som er framkommet etter at innstillingen var lagt fram.
Dersom en sak skal behandles for lukkede dører i h.h.t. kommunelovens § 31 og/eller forvaltningslovens kap. III § 13 om taushetsplikt, skal det avgjøres enten ved at ordføreren fastslår dette i medhold av lovbestemmelse eller ved at spørsmålet avgjøres ved avstemning.
Forslag som fremmes skal leveres skriftlig til ordføreren, og undertegnes av forslagsstilleren.
Ordføreren refererer forslaget.
Det må ikke sies noe som kan virke krenkende på formannskapets medlemmer eller andre personer.
Avstemning: jfr. reglement for kommunestyret, pkt. 3.2.5.
Stemmemåten: jfr. reglement for kommunestyret, pkt. 3.2.7
Protokolltilførsel: jfr. reglement for kommunestyret, pkt. 3.2.8.
Sendenemnder: Formannskapet kan gi tillatelse til at sendenemnder får møte formannskapet.
4. HABILITET/INHABILITET
Formannskapsmedlem som er ugild/inhabil i en sak i henhold til forvaltningslovens kap. II, kommunelovens § 40 eller de etiske retningslinjer som er utarbeidet i eget reglement for folkevalgte i Lillehammer kommune, skal fratre ved behandlingen av vedkommende sak.
Spørsmål om inhabilitet meldes til sekretariatet eller ordføreren, slik at varamedlem kan innkalles.
5. TAUSHETSPLIKT
Formannskapets medlemmer har ikke anledning til å gi noen form for opplysninger fra saker som er behandlet i lukkede møter. Dette gjelder saksframstilling, debatt og de drøftinger som har funnet sted.
Vedtak i saker som er behandlet i lukket møte er som regel også unntatt offentlighet. Det henvises for øvrig til reglementet ”Arbeidsvilkår, godtgjøringer og etiske retningslinjer for Lillehammer kommuneetiske retningslinjer, pkt. 10.3.9.5
6 PROTOKOLL
Formannskapets vedtak skal føres i protokoll og oppbevares i arkivet. Protokollene arkiveres fortløpende og skal være tilgjengelige, inkl. på kommunens internettsider.
I protokollen for hvert møte skal det framgå:
-
innkalling, dato og måte
-
møtetid og møtested
-
fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer
-
permisjoner innvilget i løpet av møtet
-
forslag, avstemningsresultater og vedtak i de enkelte saker
-
referatsaker som ble behandlet i møtet
For øvrig føres det som må til for å vise gangen i saksbehandlingen og avviklingen av møtet.
Oversikt over orienteringer som er gitt i formannskapsmøtet skal protokollføres.
Protokollen skal underskrives av ordføreren og to andre medlemmer, valgt av formannskapet.
Protokollen sendes sammen med innkalling og saksdokumenter til påfølgende møte.
|
Yüklə 31.5 Kb.