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Miguel de cervantes saavedra


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INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL

INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL

MIGUEL DE CERVANTES SAAVEDRA”



PERIODO AUDITADO 2005

PLAN DE AUDITORIA DISTRITAL 2006

FASES I Y II

SECTOR EDUCACION, CULTURA, RECREACION Y DEPORTE

NOVIEMBRE DE 2006

AUDITORIA INTEGRAL A LA “INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL

MIGUEL DE CERVANTES SAAVEDRA”

Contralor de Bogotá Oscar González Arana

Contralor Auxiliar Oscar Alberto Molina García


Director Sectorial Alberto Camilo Suárez de la Cruz
Subdirectora Fiscalización Eulín Gómez Páez

Subdirector Análisis Sectorial Herwin Rodríguez Santos


Asesor Jurídico Eduardo Carlos Merlano

Equipo de Auditoria Luís Camilo Dueñas Niño (Líder)

Gustavo Sarmiento Maldonado

Nelly Leal Olmos

Gladys Villate Monroy

Leonardo Alfonso Casallas Montoya



CONTENIDO

Página
1. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 1

1.1. Evaluación Control Interno Consejo Directivo 1


  • Concepto De Gestión 4

1.2. Evaluación Control Interno Presupuesto 5

  • Concepto De Gestión 7

1.3. Evaluación Control Interno Contratación 7

  • Concepto De Gestión 9

1.4, Evaluación Control Interno Estados Contables Inventarios 9

  • Concepto De Gestión 10

1.5. Evaluación Control Interno Planta De Personal 10

  • Concepto De Gestión 12

1.6. Evaluación Control Interno Cobertura Alumnos 13

  • Concepto De Gestión 13

1.7. Evaluación Control Interno Participación Gobierno Escolar 14

  • Concepto De Gestión 14

1.8. Evaluación Control Interno Servicio De Complementos Nutricionales Refrigerios 14

  • Concepto De Gestión 15

1.9. Evaluación Control Interno Planta Física E Infraestructura 15

  • Concepto De Gestión 16

1.10. Evaluación Sistema De Control Interno Sistemas De Información. 16

  • Concepto Sistemas De Información 17

2. ANEXOS 18

2.1. Hallazgos Detectados y Comunicados 18


1. RESULTADOS DE LA AUDITORIA – MIGUEL DE CERVANTES SAAVEDRA

1.1. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LA GESTIÓN DEL CONSEJO DIRECTIVO.




Mediante el Acta No. 01 del 3 de marzo de 2005 del Consejo Directivo Ordinario se efectuó la presentación, posesión y empalme de los miembros del mismo correspondientes al periodo 2005.
El Consejo Directivo del colegio Miguel de Cervantes Saavedra Pérez en el acta No 002 del 16 de marzo adoptó el “Reglamento Institucional de Actos y Contratos” dando cumplimiento al artículo 13 de la Ley 715 del 2001 y el artículo 10 inciso f) del Decreto Reglamentario 992 del 21 de mayo del 2002 en el cual se establecieron los criterios generales para el Fondo de Servicios Educativos de la Institución igualmente, las competencias para establecer y definir el reglamento del consejo directivo, así mismo define la reglas generales para la contratación en cuantías que no superen los veinte (20) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes SMLMV que para el año 2005 ($7.630.000), y lo contemplado en las normas del Estatuto Contractual vigente cuando la cuantía supere los (20) SMLV. La vigilancia y control a este reglamento la ejercerá la Secretaría de Educación.
Se verificó que los procedimientos señalados han sido adoptados mediante acuerdo por el Consejo Directivo, lo cual debe incidir y coadyuvar a la gestión eficiente que debe darse en los diferentes procesos administrativos y se constituye en un adecuado manejo de los procedimientos.

En cuanto al Plan de Compras y el Plan Anual de Caja PAC ( acta 001 -3-03-05), se comprobó que fueron aprobados por el Consejo Directivo, dando pautas para no comprometer dineros sin tener recursos y un buen manejo a los mismos, mediante Acta No. 002 del 16 de marzo de 2005 de conformidad con lo contemplado en el Decreto Reglamentario 992 del 21 de mayo del 2002.


Verificadas las Actas de reuniones ordinarias y extraordinarias efectuadas por el Consejo Directivo de la vigencia del 2005 se corroboró que éstas fueron aprobadas, pero algunas carecen de firmas de los representantes como son las No 009 y 010.
Referente a la contratación por Servicios Personales del Revisor Fiscal y del Contador, se observó que éstos fueron autorizados y aprobados por el Consejo Directivo en el punto de proposiones y varios mediante Acta No. 002 del 16 de
Marzo de 2005, donde se ratificó por unanimidad el Contador Público Orlando Yasno Cuesta, así mismo se contrató al Revisor Fiscal Rosa Esther Amador por $ 6.000.000 Y $ 5.000.000 respectivamente, lo anterior esta contemplado en los artículos 3 y 5 del Decreto 1897 de 1994, y el artículo 10 literal e) del Decreto Reglamentario 992 del 2002.
En cuanto a los mecanismos de control que se han implementado para el buen funcionamiento del Fondo de Servicio Educativo Miguel de Cervantes Saavedra, algunos de éstos se encuentran consignados en los informes del Contador y Revisor Fiscal igualmente lo estipulado por los integrantes de Consejo Directivo como se evidencia en las Actas, de conformidad a lo estipulado en el literal g) artículo 10 del Decreto 992 de 2002.
1.1.2. Evaluación Institucional Anual.
El Decreto 1860 de Agosto 3 de 1994, estableció en su artículo 84 la evaluación por el Consejo Directivo, para “el personal docente y administrativo, los recursos pedagógicos y de Infraestructura física, para propiciar el mejoramiento de la calidad educativa que se imparte”.
Cumplir la función, le permite al Consejo conocer el personal docente asignado a la institución, las necesidades, las novedades presentadas para la provisión oportuna de docentes, así como también participar en el reconocimiento de su labor y sus derechos y definir al rector las políticas en ese sentido. Adicionalmente igual situación se puede encontrar frente al personal administrativo, para conocer situaciones que afectan las relaciones interpersonales y el cumplimiento de los procesos administrativos por sobrecarga de trabajo en los diferentes cargos y contribuir a presentar los requerimientos ante la instancia pertinente de manera oportuna.
Se observó que se le da cumplimiento a la evaluación institucional anual, al finalizar cada año; el personal administrativo lo evalúa el Rector Ordenador del Gasto y los docentes los evalúa la Secretaría de Educación Distrital a fin de propiciar el mejoramiento de la calidad educativa que se imparte e igualmente se encontró, que el Consejo Directivo mediante acta 007 del 11 del agosto del 2005 aprobó el manual de funciones y procedimientos mediante acuerdo 005/05, el manual de convivencia con acuerdo 006/05 y criterios para la unificación del PEI acuerdo 007/05.
1.1.3. Apertura de Cuenta Especial.
El Artículo 10 de la Ley 107 del 7 de enero de 1994, establece que los recursos de los Fondos de Servicios Educativos se manejarán en una “Cuenta especial de una entidad financiera de la localidad, debidamente autorizada por la Superintendencia Bancaria, denominada “Fondo de Servicios Docentes” del respectivo establecimiento educativo, contra la cual se girará con las firmas del pagador o quien haga sus veces y el ordenador del gasto”.
La institución educativa para el manejo de sus recursos posee dos (2) cuentas, a nombre del IED Miguel de Cervantes Saavedra, autorizadas para firma del rector u Ordenador del Gasto, Víctor Zenón Caro Cuervo y el Auxiliar Financiero, Luís Arturo Gómez Orozco: Cuenta de Ahorros del banco Bancafe No.046543732 Sucursal Santa Lucía y la cuenta corriente No.04605274-2 de giros aportes y transferencias SED, ubicadas ambas en la localidad sexta de Tunjuelito.
En estas cuentas, se realizan las consignaciones por concepto de Derechos Académicos (Matrículas y pensiones) y Servicios complementarios (Manual de Convivencia, boletines de rendimiento escolar, agenda, carnes, material didáctico, mantenimiento del mobiliario y equipo utilizado en las aulas de clase y especializados, salidas pedagógicas). La cuenta de ahorros se utiliza para el giro de Fondos de los Servicios Educativos.
La gestión descrita muestra que no se ha cumplido la normatividad vigente, condición que configura un presunto hallazgo de carácter administrativo con presunta incidencia disciplinaria, que debe ser explicada y ajustada por la administración u ordenador del gasto así como por el pagador o auxiliar financiero.
Valorada la respuesta no se aceptan los argumentos presentados, en razón a que la norma que regula el Artículo 10 de la Ley 107 del 7 de enero de 1994, establece que los recursos de los Fondos de Servicios Educativos se manejarán en una “Cuenta especial de una entidad financiera de la localidad, debidamente autorizada por la Superintendencia Bancaria, denominada, “Fondo de Servicios Docentes” del respectivo establecimiento educativo, contra la cual se girará con las firmas del pagador o quien haga sus veces y el ordenador del gasto”, esta normatividad es de orden superior o prima sobre las instrucciones que control interno disciplinario de la SED imparte para el manejo de los recursos de los fondos de servicios educativos, igualmente se hará el requerimiento de explicación respectivo a la SED. En concordancia con lo anterior, en el plan de mejoramiento se debe disponer el correctivo pertinente para solucionar la no conformidad en la presente vigencia, confirmándose el hallazgo de carácter administrativo.

1.1.4. Concepto de la Gestión del Consejo Directivo.


Efectuada la evaluación del control Interno a la Gestión del Consejo Directivo de la Institución Educativa Miguel de Cervantes Saavedra, se pudo observar que han adoptado medidas para adelantar los procedimientos señalados en las normas y han sido adoptados mediante acuerdo por el Consejo Directivo, lo cual incide en la gestión eficiente de los diferentes procesos y se constituye en un adecuado manejo de los procedimientos en esta parte, como fue la elaboración del Reglamento interno e Institucional y plan de compras y Contratos de acuerdo a la Ley 715 de 2001.
Sin embargo, se encontraron algunas falencias como la no presentación y aprobación del presupuesto por parte del Consejo Directivo, antes del 1 de noviembre, artículo 8 del decreto 1035 de 1997 y a la Secretaria de Educación antes del 15 de noviembre articulo 9 del mismo Decreto.
Para que el sistema de control interno a cargo del Consejo Directivo brinde calidad y un adecuado nivel de confianza, la gestión del Consejo Directivo en la conducción de la IED debe fortalecerse, ya que se evidenciaron deficiencias especialmente del cumplimiento de los controles establecidos en la normatividad presupuestal y de contratación aplicable a los diferentes procesos en materia de control interno en los cuales el Consejo debe intervenir activamente, en desarrollo de las funciones que le asignan las normas vigentes.
No existe un plan de Mejoramiento de los elementos del Sistema de Control Interno en la Institución Educativa que garantice identificar, valorar y definir las debilidades, las acciones correctivas y los responsables. No se han realizado procedimientos de evaluación interna para evidenciar riesgos en los procesos básicos y de soporte, para diagnosticar las debilidades, amenazas y áreas críticas, ni de evaluación de la gestión financiera, ni contractual, para formular un plan integral de mejoramiento de la Institución Educativa, Ni le dan cumplimiento a lo establecido en los artículos 1º, 2º, 3º, 4º y 8º de la ley 87 de 1993.
Valorada la respuesta de la administración, se acepta la relacionada con el numeral 1.1.4, la observación apuntaba que frente a la normatividad citada es que se garantice identificar, valorar y definir las debilidades, las acciones correctivas y los responsables sobre todo el proceso de control interno en cuanto al mecanismo o procedimientos de evaluación interna para evidenciar riesgos en los procesos básicos, para diagnosticar las debilidades, amenazas y áreas críticas, en la gestión financiera, contractual y presupuestal para formular un plan integral de mejoramiento de la Institución Educativa,

1.2. EVALUACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PRESUPUESTAL.


1.2.1. Presentación del Presupuesto Anual al Consejo Directivo.
No se está cumpliendo eficientemente con la presentación del proyecto de presupuesto al Consejo Directivo antes del 1º de noviembre (artículo 8 del Decreto 1035 de 1997) y a la Secretaría de Educación antes del 15 de noviembre (artículo 9 del Decreto Distrital 1035 del 29 de Octubre de 1997).
El proyecto de presupuesto para la vigencia 2005, del colegio Miguel de Cervantes Saavedra fue presentado para su estudio y aprobación el 11 de noviembre de 2004 a las 3.p.m. al Consejo Directivo, como consta en el Acta 007 de esa fecha, en posterior reunión del consejo, como se plasma en el acta numero 008 del 29 de noviembre, nuevamente se discute y aprueba por el Consejo Directivo.
La demora en el cumplimiento del procedimiento establecido para la aprobación del presupuesto, puede generar ilegalidad en las decisiones adoptadas, o deriva en la aprobación del presupuesto de la vigencia anterior, condición de carácter administrativo a ser subsanada por la institución.
Valorada la respuesta no se aceptan los argumentos presentados, en razón a que la norma que regula la presentación del proyecto de presupuesto al Consejo, antes del 1 de noviembre (artículo 8 del Decreto 1035 de 1997) y a la Secretaría de Educación antes del 15 de noviembre (artículo 9 del Decreto Distrital 1035 del 29 de Octubre de 1997). Es perentoria y clara igualmente se hará el requerimiento de explicación respectivo a la SED. En concordancia con lo anterior, en el plan de mejoramiento se debe disponer el correctivo pertinente para solucionar la no Conformidad en la vigencia auditada, confirmándose el hallazgo de carácter administrativo.
1.2.1.1. Aprobación y Liquidación del Presupuesto.
Mediante acuerdo 003 del 29 de noviembre de 2004, se aprueba el presupuesto por parte del Consejo Directivo, aquí nuevamente se desconoce lo normado y citado con anterioridad, porque una vez aprobado el acuerdo sobre presupuesto por parte del Consejo, se debe surtir la resolución de liquidación cinco días después, por el rector, inconsistencia de carácter administrativo que debe ser subsanada por la IED.

El Decreto Distrital 1035 del 29 de Octubre de 1997 artículo 8 y 9, establece que el Consejo debe aprobar mediante acuerdo el presupuesto y la Rectoría adoptarlo y liquidarlo mediante Resolución.


Valorada la respuesta no se aceptan los argumentos presentados, en razón a que la normas que regulan la presentación, aprobación, liquidación (El rector no liquidó el presupuesto en los cinco días siguientes a su aprobación), y comunicación del presupuesto, son de orden superior, que priman sobre los sobre los procesos retardados que presenta la SED y que deben ser atendidas por los rectores en su calidad de servidores públicos. Igualmente se hará el requerimiento de explicación respectivo a la SED. En concordancia con lo anterior, en el plan de mejoramiento se debe disponer el correctivo pertinente para solucionar la no conformidad en la vigencia auditada, confirmándose el hallazgo de carácter administrativo.
1.2.2. Presupuesto Ingresos y Gastos.
Dentro del Presupuesto de Ingresos se corroboró que la totalidad de Ingresos para la vigencia 2005, fue por el valor de $326.629.104. de los cuales se recaudo $ 306.763.000. Equivalente al 93.9% del presupuesto definitivo.

De igual manera, el valor del presupuesto inicial en los rubros más representativos por concepto de ingresos por venta de servicios fue de $177.5 millones, por transferencias le correspondieron $109.millones, por vitrina pedagógica se apropiaron $ 10. Millones y por arriendo tienda escolar el presupuesto fue de $10. Millones.


Respecto a la ejecución de Gastos, se evidenció que del Presupuesto Inicial apropiado fue de $ 307.020.140., representado por los rubros de más peso como son $ 50.6 millones para material didáctico, mantenimiento y reparaciones $ 33.0 millones, sistematización de notas $ 32.4 millones e impresión de agendas, la suma de $29.5 millones.
Se presentaron modificaciones al presupuesto durante la vigencia, adiciones presupuestales que sumaron $ 19.4 millones y unas reducciones presupuestales del orden de los $ 2,3 millones, al igual que un traslado de $ 41.3 millones. Frente a lo anterior, hay que señalar que el monto de gastos generales del orden de los $ 183 .4 millones, corresponde a más del 50% del total de presupuesto apropiado, situación que se debe mirar con detenimiento:

Concepto de Gestión al Área de Presupuesto.



Efectuada la evaluación de Control Interno al área de Presupuesto de la Institución Miguel de Cervantes Saavedra, se pudo observar que se presentó el proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos para la vigencia de 2005 fuera de las fechas que señala la norma por parte del rector, ordenador del Gasto al Consejo Directivo y no se está cumpliendo con lo normado en el decreto 1035 de 1997, con lo anterior el proceso no garantiza la confiabilidad y el cumplimiento de la normatividad, la cual genera riesgos, por lo tanto deben hacerse los correctivos necesarios en el plan de mejoramiento para redireccionar y cumplir los términos y procesos adecuadamente.

1.3. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO A LA CONTRATACIÓN.


En la vigencia del 2005, se tomó como muestra del universo de la contratación contratos correspondientes a los rubros Compra de Equipo, Impresos y Publicaciones, Materiales y Suministros y Prestación de Servicios Profesionales (Revisor Fiscal y Contador) prescritos en el decreto 1857 de 1994 articulo 3, numeral 2, literal c; por su cuantía, valor y objeto contractual.
Se hizo seguimiento a la contratación e igualmente se verificaron los contratos de Sistematización de Boletines, manual de Convivencia y/o Agenda, Carnés estudiantes y Tienda Escolar del año 2005 entre otros.
Se analizó el procedimiento precontractual de su conveniencia, el cumplimiento de las normas para la selección, el trámite presupuestal y la gestión contractual y postcontractual desarrollada por los contratantes y contratistas, así como su incidencia en el cumplimiento de los objetivos institucionales, encontrándose ajustados en el cumplimiento de la normatividad vigente a excepción de lo siguiente:
El Consejo Directivo del colegio Miguel de Cervantes Saavedra en el acta No 002 del 16 de marzo adoptó el “Reglamento Institucional de Actos y Contratos”, dando cumplimiento al artículo 13 de la Ley 715 del 2001 y el artículo 10 inciso f) del Decreto Reglamentario 992 del 21 de mayo del 2002, en el cual se establecieron los criterios generales para el Fondo de Servicios Educativos de la Institución. Así mismo define la reglas generales para la contratación en cuantías que no superen los veinte (20) Salarios Mínimos Legales Vigentes SMLV que para el año 2005 correspondió $7.630.000, y lo contemplado en las normas del Estatuto Contractual vigente cuando la cuantía supere los veinte (20) SMLV. La vigilancia y control a este reglamento la ejerció entre otros la Secretaría de Educación.

1.3.1. Deficiencias del Proceso Contractual.


Para la adjudicación y contratación de arrendamiento de los espacios para el funcionamiento de TIENDA ESCOLAR período 2005, por el valor de $ 10.000.000, no se cumplió con la resolución 219 de 1999 de la SED, adicionalmente se encontró que la contratación de los últimos tres años fue con la misma familia Leonor Oyuela Aragón, que ha prestado los servicios de tienda escolar durante vigencias anteriores como son 2004, 2005 y 2006.
Adicionalmente no hubo aprobación por parte del Consejo Directivo, para el perfeccionamiento del contrato, gestión que fue realizada directamente por el ordenador del gasto sin las Formalidades que requiere una contratación que supera los 20 (veinte) SMLV, encontrándose una deficiencia contractual con presunta incidencia disciplinaria.
Por otra parte el contrato de arrendamiento No. 001 del 31 de enero de 2005, sobrepasaba el monto de los (20) salarios mínimos legales por lo que requería la aplicación del Estatuto Contractual. Con base en las anteriores evidencias y los hechos descritos, se presenta un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria que debe ajustar y generar una respuesta tanto del Consejo Directivo como por parte del ordenador del gasto.
La observación es puntual y específica, no hubo aprobación por parte del Consejo Directivo, para la discusión, perfeccionamiento y aprobación del contrato, ya que en ninguna acta del Consejo reposa tal discusión y aprobación para la tienda escolar, ahora por instrucciones o disposición de la SED, no se puede dejar de dar cumplimiento a lo normado en la parte contractual, la IED ( Consejo Directivo y ordenador del gasto) debe acudir al proceso de licitación para la asignación de los espacios asignados a la tienda y restaurante escolar, y cumplir con el principio de publicidad usando los medios establecidos, la página Bogotá Transparente de la Alcaldía Mayor. El Consejo Directivo no es competente para ignorar o no aplicar el procedimiento establecido, valorada la respuestas se confirma el hallazgo administrativo disciplinario tanto para el Consejo como para el ordenador del gasto el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento para posterior seguimiento, Igualmente se hará el requerimiento de explicación respectivo a la SED. Respecto a las instrucciones que da en materia contractual.
La Resolución 219 de la SED reglamenta la adjudicación y contratación del arrendamiento de los espacios para el funcionamiento de tiendas escolares, restaurantes, cafetería y casetas, estableciendo el proceso de licitación pública, sin importar la cuantía del ingreso por dicho concepto, el cual no se ha cumplido eficientemente en la Institución.
Concepto de Gestión a la Contratación.
Efectuada la evaluación del Control Interno al área de contratación de la Institución se pudo observar que se muestra desconocimiento en el proceso contractual de la tienda escolar, al no acudir al mecanismo de la licitación, afectando no solamente la legalidad, sino que también genera problemas presupuestales pues del contrato se proyectó recibir $ 10.000.000, de los cuales el contratista consignó solamente $ 7.371.259 afectando los ingresos Por consiguiente el proceso no genera confianza, es inadecuado en materia de gestión presupuestal y no da cumplimiento de la ley 80 del 1993.
1.4. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ESTADOS CONTABLES –INVENTARIOS.
En cuanto a los estados contables y financieros que debe presentar el rector para ser aprobados por el Consejo Directivo de acuerdo al articulo 10 literal d) del decreto 992 de 2002 y que deben ser dictaminados por el revisor fiscal como lo dispuso el articulo 5 párrafo tercero del decreto1857 de 1994, se pudo verificar que se da cumplimiento por parte del nivel directivo.
1.4.1. Adopción de Procedimientos de Control Interno y Manejo de Inventarios.
La ley 87 del 29 de noviembre de 1993, definió el sistema de control interno como: “el sistema de control interno integrado por el esquema organizacional, y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación”. Así mismo el Decreto 992 del 21 de mayo de 2002 en el artículo 10, funciones del Consejo Directivo literal e) le asignó

la competencia de “reglamentar los procedimientos presupuestales, las compras, la contratación de servicios personales, el control interno, el manejo de inventarios y el calendario presupuestal, con sujeción a las normas vigentes.


El proceso de almacenamiento para el ingreso y salida de los elementos se encuentra sistematizado y es elaborado por la almacenista quien elabora comprobantes de ingreso, salidas de almacén y hace entrega de los elementos a las diferentes áreas, responsabilizando a cada funcionario de su respectivo inventario e igualmente, se ha dado de baja algunos activos que han sido entregados mediante los procesos administrativos legales al Idipron.
Se verificó que los procedimientos señalados han sido adoptados mediante acuerdo por el Consejo Directivo, lo cual incide en la gestión eficiente de los diferentes procesos y se constituye en un adecuado manejo de los procedimientos sobre esta materia.
El proceso de saneamiento contable se realizó a 31 de diciembre de 2003, posteriormente a esa fecha se han efectuado ajustes parciales y a la fecha se encuentran al día los inventarios tanto de la SED como de la JAL y de los Fondos docentes, loas cuales están adecuadamente llevados. Asimismo, se encuentra acta de los bienes de la asociación de padres de familia entregados en años anteriores.
Se observa en los saldos de Contabilidad y Almacén- Inventarios a diciembre 31 de 2005 que se encuentran adecuadamente bien presentados y al día en su totalidad, Verificada la documentación y los saldos reflejados en el Balance general a 31 de diciembre de 2005, se evidenció que no existe la cuenta de Responsabilidades en proceso por concepto de pérdida de elementos.
Se constató que los inventarios del IED Miguel de Cervantes Saavedra, se encuentran debidamente clasificados según la procedencia aclarando que la Institución, cuenta con un contratista Contador Público para llevar el proceso contable.
Concepto de Gestión a Estados Contables – Inventarios.
Durante la vigencia 2005 los inventarios han sido manejados adecuadamente, se observa que el proceso de saneamiento contable se realizó a 31 de diciembre de 2003, posteriormente a esa fecha han efectuado ajustes parciales y se encuentran en orden y las cifras reportadas en el balance general son consistentes.
1.5 EVALUACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PLANTA DE PERSONAL.
1.5.1. Planta Docente.
La planta docente existente para la jornada de la mañana contó con 59 maestros, en la jornada de la tarde 55 docentes y en la noche aproximadamente 20 profesores para una planta total de 134 docentes, existe el reporte de dos docentes que faltan.
Se observó que se le dio cumplimiento a la evaluación institucional anual que se lleva a cabo al finalizar el año; pues el personal administrativo lo evalúo el Rector Ordenador del Gasto y los docentes la Secretaría de Educación Distrital a fin de propiciar el mejoramiento de la calidad educativa que se imparte. Igualmente se encuentra, que el Consejo Directivo mediante acta 007 del 11 del agosto del 2005 aprobó el manual de funciones y procedimientos a través del acuerdo 005/05. El manual de convivencia acuerdo 006/05 y criterios para la unificación del PEI acuerdo 007/05 de este Consejo.
1.5.2. Evaluación Planta de personal Administrativo.
Actualmente la planta de personal administrativo está compuesta por nueve funcionarios de planta, un provisional asignado por la secretaría, los demás cargos son los bibliotecarios y el almacenista entre otros.
1.5.2.1. La IED cuenta con un Auxiliar Financiero de Tiempo Completo.
La Resolución 1651 del 20 de mayo de 1999 por la cual se complementan las funciones de auxiliar financiero en las IED, precisa 31 funciones a su cargo, en desarrollo de los procesos presupuestal y financiero del Fondo y entre otras tenemos:
Planear y programar las actividades de la dependencia a su cargo.

Elaborar el Plan mensualizado de caja y registrar los compromisos con cargo al presupuesto de rentas y gastos del plantel educativo.


Asistir al ordenador del gasto en la preparación y presentación ante el Consejo Directivo, del presupuesto anual.
Registrar y controlar el libro presupuestal.
Elabora los informes presupuestales periódicamente o cuando sean requeridos.
Preparar los traslados y adiciones presupuestales.
Elaborar y certificar las disponibilidades, registros y reservas y tarjetas presupuestales.
Controlar el recaudo oportuno de los dineros que ingresan al fondo.
Manejar los libros de tesorería.
Elaborar las conciliaciones bancarias mensuales.
Liquidar y cancelar las obligaciones contraídas por la institución.

Practicar los descuentos por concepto de impuestos de los diferentes pagos.


Pagar oportunamente los impuestos recaudados.
Elaborar los contratos de suministros y servicios.
Elaborar y presentar al ordenador del gasto y a los organismos de control que lo requieran los estados de tesorería.
Evaluar y hacer seguimiento a la ejecución del PAC y del presupuesto.
Evaluar y presentar periódicamente informes de análisis sobre la gestión financiera adelantada.
Apoyar al ordenador del gasto en la coordinación con las entidades bancarias del manejo de los recursos depositados en la cuenta del fondo.
Apoyar al ordenador del gasto en el cierre presupuestal.
Adicionalmente se evidencia que cumple funciones adicionales relacionadas con sus actividades:
Elaborar el Plan de Contratación
Elaborar las órdenes de pago.
Elaborar la cuenta mensual, semestral y anual que se presenta a la contraloría.
Atender las auditorias que practica la contraloría y los demás entes de control en relación con el manejo de los recursos.
Hacer las cotizaciones y adelantar el proceso contractual.
Concepto Planta de Personal
Durante la vigencia 2005, el manejo de lo relacionado con la planta docente administrativos y los alumnos, se observa buena administración por parte de las directivas del plantel, cumplimiento a la evaluación institucional anual que se lleva a cabo al finalizar cada año electivo tanto para docentes como par el nivel administrativo implementándose los planes operativos de acción como el PEI.
En cuanto a la planta de personal se verifico la existencia el conocimiento y aplicación del manual de funciones de los centros Educativos Distritales.
1.6. EVALUACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CONCEPTO DE GESTIÓN COBERTURA ALUMNOS
Verificada la información de los alumnos para la vigencia 2005 se constató lo siguiente:
CUADRO 1

ALUMNOS IED MIGUEL DE CERVANTES SAAVEDRA

SEDES A Y B


ALUMNOS

JORNADA MAÑANA

JORNADA TARDE

JORNADA

NOCTURNA

TOTAL

MATRICULADOS Y TERMINARON

2351

2175

180

4706

RETIRADOS

138

135

23

296

TRASLADADOS













SOBRECUPO PRIMARIA

NORMAL*

NORMAL*







Fuente: Registro y Control Académico.
Es de aclarar, que el sobrecupo existente de alumnos de las jornadas mañana y tarde obedece a que este es un colegio reconocido como bueno y hay la tendencia a tener el mayor número de solicitudes de matricula en esta localidad, en cuanto al termino normal significa que no hay sobrecupo.
Se evidenció que la Institución en general se encuentra en buenas condiciones físicas, logísticas y ambientales; ya que los docentes cuentan con aulas específicas, talleres, laboratorios y aulas especializadas para esas rotaciones o clases respectivas.
De acuerdo a la información suministrada en orientación durante la vigencia 2005: el total de niñas en estado de embarazo fueron 30 para el periodo auditado.
Los casos detectados de droga son remitidos a tratamiento por las orientadoras y trabajo social.

1.7. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO - PARTICIPACIÓN DE ESTAMENTOS EN EL GOBIERNO ESCOLAR

Para promover la participación de los padres de familia, alumnos y exalumnos en las actividades e instancias de la institución, los Directivos docentes del Miguel de Cervantes Saavedra, emitieron circulares escritas a los estamentos educativos del gobierno escolar, existiendo representación del sector productivo, alumnos y padres de familia.
Igualmente, se constato la existencia de la elección del personero estudiantil mediante en el acta 28 de febrero del 2005, donde participaron 1556 alumnos y resulto elegida Ángela Ávila C. con 734 votos

Se pudo verificar la convocatoria de padres de familia por parte del rector como la asistencia a diferentes reuniones de acuerdo al cronograma de actividades e igualmente sucedió con el representante del sector productivo.

Concepto de Gestión al Gobierno Escolar.



Se pudo corroborar en las diferentes Actas la elección de Padres de familia y del delegado al Comité de evaluación y promoción, igualmente se verificó la participación de los padres de familia y de los estudiantes en el Consejo Directivo de la Institución como delegados de las respectivas asambleas.

1.8. EVALUACIÓN CONTROL INTERNO DEL SERVICIO DE COMPLEMENTOS NUTRICIONALES (REFRIGERIOS).

Los refrigerios entregados por la Secretaría de Educación al Miguel de Cervantes Saavedra, para los alumnos de primaria y secundaria vienen preparados y son entregados por “Industrias Alimenticias la Campiña, los cuales tuvieron un manejo independiente en las dos jornadas, de acuerdo a la necesidad y a los lineamientos dados por la Secretaria de Educación que se enmarca en tres literales.
a) Un alimento por estudiante, refrigerio, desayuno o almuerzo (solo uno).

b) Se da prelación a los estudiantes con índice de desnutrición.



c) La distribución de los refrigerios se hará bajo una coordinación en tanto que el servicio del restaurante estará apoyado por un comité de padres dispuestos por los departamentos de orientación y la coordinación de convivencia.
Hay que anotar que este colegio de la localidad de usme está cobijado por el programa Bogota Sin Hambre, en lo cual se entregan desayunos y almuerzos de los cuales se reparten diariamente 2300 desayunos e igual cantidad de almuerzos, para una cifra mensual de 26.000, o más bien 52.000 complementos alimentarios.
En cuanto a los refrigerios, se suministran las mismas cantidades de tal manera, que esta distribución alimentaría se da para toda la comunidad estudiantil que lo requería, por último habrá que anotar que no se han recibido quejas por los productos ni por el servicio.
En cuanto a las medidas de control sobre los componentes nutricionales que se toman por parte de la Institución son revisión del vencimiento del empaque, la calidad del refrigerio y el cumplimiento de la entrega del total de los mismos.
Concepto de Gestión de los Componentes Nutricionales.
En la auditoria hecha a este componente nutricional encontramos que se están cumpliendo los lineamientos hechos por la Secretaria de Educación y además en la visita se verifico el lugar, como el adecuado para el consumo de los alimentos, de tal manera que la gestión en este aspecto es aceptable por parte de los responsables de entregar para el consumo los diferentes alimentos
1.9. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO PLANTA FÍSICA
Para la prestación de los servicios a la comunidad educativa, la IED Miguel de Cervantes Saavedra, cuenta con una planta física distribuida en dos (2) sedes una de ellas es en arriendo.
La Sede A: Constituida por varios bloques identificados, zona verde mínima, patio y campo deportivo en los mismos patios.
Estas construcciones no se encuentran ubicadas en zonas de alto riesgo y tienen varios años de construidas.
No se encuentran obras en ejecución paralizadas tampoco hay obras inconclusas.
Los laboratorios para física y química se encuentran en buen estado y actualmente funcionando; los baños de los estudiantes requieren un mejor mantenimiento en cuanto a instalaciones y aseo.
Frente a lo anterior, hay que anotar que existe un plan de mantenimiento, el cual se plasma en la ficha de información general estipulada por la Secretaría de Educación, para establecer inicialmente un diagnóstico y hacer seguimiento para su respectivo cumplimiento.
Concepto de gestión a la planta física.
Es pertinente anotar que en este componente auditado, la institución cumple con los aspectos pautados por la Secretaria de Educación e igual con los planes, diagnósticos que reclaman el mantenimiento adecuado de la infraestructura física de la Institución Educativa.
1.10. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
1.9.1. Deficiencias de las Salas de Cómputo.
Existen dos salas de cómputo para primaria y bachillerato respectivamente, que prestan el servicio a los alumnos en los horarios correspondientes
El componente de las salas de cómputo está definido así: computadores entregados por la Secretaría de Educación los cuales ya son obsoletos; existen dos (2) salas de computo en mal estado, en la de primaria hay veinte equipos y ninguno se puede prender y en la de bachillerato, computadores que tienen problemas de regulador eléctrico por su baja capacidad, presentan dificultades de configuración y por ultimo ante la cantidad de alumnos mas de 5000, demanda más equipos y de una calidad adecuada para su uso.
El procedimiento establecido para el mantenimiento de la sala de cómputo es el siguiente: Al dañarse los computadores se llama telefónicamente y se oficia a la SED quien tiene contrato con Red P para el mantenimiento de los mismos los cuales envían los técnicos para los respectivos arreglos, este contrato de mantenimiento amerita una revisión pues el cumplimiento en la eficiencia de los diversos problemas presentados por los colegios no presentan pronta solución además tiene varias vigencias este contrato. Esta situación configura un presunto hallazgo administrativo que debe ser atendido por la IED.
Valorada la respuesta de la administración, se acepta la relacionada con el numeral 1.9.1, la observación apuntaba a que frente computadores entregados por la Secretaría de Educación los cuales ya son obsoletos y el daño permanente de los equipos y la falta de mantenimiento, es que se garantice identificar, valorar y definir las debilidades y adelantar las acciones correctivas sobre las salas de computo y poder tener los elementos básicos para prestar una educación adecuada y con calidad frente a los tópicos que nos ofrece el mundo de la informática , igualmente se hará el requerimiento de explicación respectivo a la SED. En concordancia con lo anterior, se debe disponer el correctivo pertinente para solucionar este grave problema.
Concepto de Gestión Sistemas de Información - Salas de Cómputo.
El funcionamiento de estas salas de computo presenta los problemas normales que tienen todos los colegios auditados a la fecha, como son equipos obsoletos con problemas de mantenimiento y además son muy pocos tanto para los alumnos como para los profesores, aspectos que debe tener sus correctivos hacia el futuro por parte de la IED y la SED.

2. ANEXOS
2.1. HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS

Millones de pesos



TIPO DE HALLAZGO

CANTIDAD

VALOR $

REFERENCIACION


ADMINISTRATIVOS

3

N. A.

1.1.3., 1.2.1., 1.2.1.1.

FISCALES










DISCIPLINARIOS

1

N, A.

1.3.1.

PENALES










NA: No aplica


Carrera 35 No. 26 A 10. Piso 15, PBX 3351030/60 Ext. 489



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