Bab 4 usulan strategi sitem informasi dan teknologi informasi 1 Update Strategic Goals and Initiative 1 Strategic Plan

Perencanaan strategi merupakan akar utama agar perusahaan dapat bertahan terhadap saingan dan perubahan zaman saat ini. Oleh karena itu hal ini menjadi sangat penting karena akan menetukan arah perusahaan. Berikut strategi bisnis perusahaan yang dapat disarankan:

Berikut ini kami akan mengusulkan visi dan misi perusahaan tambahan untuk meningkatkan kinerja internal perusahaan dan menambah daya tarik bagi pihak eksternal.

“Menjadi pemimpin dalam industri sepatu di Indonesia”

1. 
   Mempunyai proses produksi yang paling efisien.
   
2. 
   Menghasilkan produk berkualitas tinggi untuk memenuhi kepuasan pelanggan.
   
3. 
   Menjadi mitra usaha terpecaya dalam menghadapi tantangan saat ini dan masa depan.
   
4. 
   Mempunyai sepatu merek sendiri yang menjadi nomor satu di pasar dalam negeri
   

1. 
   Mempunyai proses penjualan online yang memudahkan Customer dalam membeli produk.
   
2. 
   Membuka pangsa pasar baru di luar negeri.
   

1. 
   Strategi Tahun Pertama:
   
   • 
     Menganalisa dan mengidentifikasi proses bisnis yang ada.
     
   • 
     Memperbaiki proses bisnis yang ada.
     
   • 
     Menambah divisi IT pada perusahaan untuk me-maintain sistem perusahaan.
     
   • 
     Membangun sistem e-commerce pada proses bisnis penjualan agar pelanggan dapat bertransaksi secara online dan memperluas jangkauan penjualan perusahaan.
     
   • 
     Menambahkan server untuk mendukung sistem informasi baru, dan sebagai back up data perusahaan.
     

2. 
   Strategi Tahun Kedua:
   

• 
  Bekerja sama dengan independent Store dan membuka Counter di luar Pulau Jawa.
  
• 
  Memberikan training kepada karyawan, agar dapat meningkatkan kemampuannya pada tiap divisi.
  
• 
  Membangun sistem informasi baru berbasis website “Primarindo Integrated System” yang terintegrasi pada setiap divisi, sistem penjualan baru dengan e-commerce dan mendukung SCM.
  
• 
  Meningkatkan keamanan sistem informasi perusahaan dengan nambahkan firewall.
  
• 
  Menambahkan 1 unit PC pada Bagian Gudang.
  

3. 
   Strategi Tahun Ketiga:
   

• 
  Redesign tampilan website tomkinshoes.co.id menjadi lebih terintegrasi dan menambah fungsi-fungsi yang dibutuhkan.
  
• 
  Membangun e-SCM untuk mengupgrade sistem SCM lama.
  
• 
  Mengganti sistem lama yang melakukan input persediaan bahan baku secara manual, dengan sistem baru dengan memanfaatkan RFID Tag & RFID Reader.
  
• 
  Membuka cabang dan outlet baru di luar negeri agar TOMKINS dapat mulai di eksport dan lebih dikenal masyarakat luar dan untuk meningkatkan penjualan perusahaan dan agar misi dari perusahaan dapat terwujud.
  

Berikut ini dijelaskan usulan-usulan untuk proses bisnis PT Primarindo Asia Infrastrucutre, Tbk yaitu sebagai berikut:

1. 
   Proses Pembelian Bahan Baku ke Supplier
   

1. 
   Sistem di Bagian Gudang menerima notifikasi bahan baku yang sudah mendekati stok habis. Kemudian Bagian Gudang akan membuat laporan permintaan pembelian bahan baku dan kemudian Bagian pembelian akan menginput Purchase Order ke sistem. Lalu sistem secara langsung akan mengirimkan notifikasi ke Supplier.
   
2. 
   Lalu Supplier akan menyiapkan bahan baku berdasarkan notifikasi yang diterima.
   
3. 
   Kemudian Bagian Supplier mencetak surat jalan untuk melakukan pengiriman barang yang dikirimkan ke Gudang material PT. Primarindo – Bandung.
   
4. 
   Bagian Gudang akan menghitung dan memeriksa bahan baku dalam hal jumlah sesuai dengan surat jalan dari Supplier, bila telah sesuai petugas penerima akan mengotorisasi bahwa barang telah diterima sesuai dengan surat jalan.
   
5. 
   Selanjutnya material dikirimkan ke quality control untuk memeriksa kualitas barang, yaitu sebagai berikut :
   
   • 
     Bila kualitas sesuai dengan pesanan, QC akan memberikan QC PASS ke Bagian Gudang
     
   • 
     Bila kualitas tidak sesuai, QC akan memberitahukan ke Bagian Gudang, lalu Bagian Gudang akan menginput surat retur bahan baku ke dalam sistem. Lalu Bagian Gudang mencetak surat retur bahan baku melalui sistem. Kemudian Supplier mengirimkan retur bahan baku beserta surat jalan.
     
   • 
     Material yang telah diberikan tanda QC PASS diberitahukan ke Bagian Gudang lalu material akan dimasukan melalui pintu RFID yang secara otomatis akan menambahkan stok ke sistem lalu menampilkan jumlah stok, lokasi penyimpanan barang, kemudian Bagian Gudang akan menyusun barang sesuai lokasi yang telah ditentukan.
     
6. 
   Bagian pembelian menyatukan surat jalan dan Purchase Order yang akan diteruskan ke Bagian Finance untuk proses pencatatan dan pembayaran sesuai dengan jangka waktu yang telah disepakati
   
7. 
   Setiap bulan, Bagian pembelian akan membuat laporan pembelian yang diberikan pada Bagian Finance dan General Manager. Bagian Finance akan melakukan pembayaran ke Supplier. Pada setiap akhir bulan Bagian Finance akan membuat laporan pembayaran dan di input ke dalam sistem lalu Bagian Accounting akan membuat laporan keuangan bulanan berdasarkan data laporan pembelian dan laporan pembayaran.
   

2. 
   Proses Penjualan
   

1. 
   Proses bisnis penjualan pada PT. Primarindo Asia Infrastructure, Tbk memiliki 2 proses. Yang pertama yaitu, pelanggan dapat membeli sepatu TOMKIN'S melalui website, pelanggan yang belum terdaftar harus mendaftar terlebih dahulu, pada form pelanggan memberikan data pelanggan, setelah itu pelanggan mengisi form pemesanan yang berisikan daftar pesanan sepatu yang akan di beli dan total jumlah pembayaran yang harus di bayar. Sistem akan menerima notifikasi form pemesanan yang kemudian dikirimkan ke Bagian Gudang. Lalu, Bagian Gudang akan menerima form pemesanan dan bukti pembayaran beserta kondisi stok barang, setelah itu Bagian Gudang akan mengeluarkan barang berdasarkan form pemesanan melalui pintu RFID yang akan menampilkan jumlah stok dan juga mengurangi jumlah stok yang ada sesuai dengan barang yang dikeluarkan. Barang akan dikirimkan melalui jasa pengiriman dan Admin akan memperbaharui status stok pada website.
   
2. 
   Yang kedua ialah dimana pelanggan datang, lalu melakukan pembelian barang kemudian SPG/SPB (Sales Promotion Girl/Boy) Tomkins akan mengecek ketersediaan barang yang ingin dibeli. Bila tersedia maka Pelanggan akan menuju ke Kasir dan melakukan proses transaksi. Bagian Kasir akan membuat dan mencetak invoice untuk pelanggan agar pelanggan dapat melakukan pembayaran. Invoice akan di cetak menjadi dua rangkap, satu untuk pelanggan dan satu untuk disimpan perusahaan.
   
3. 
   SPG/SPB (Sales Promotion Girl/Boy) Tomkins melaporkan laporan stok harian Counter atau toko yang diawasinya ke Bagian Sales di kantor Primarindo - Jakarta.
   
4. 
   Lalu setelah menerima laporan, Bagian Sales akan melihat ketersediaan stok sepatu di Gudang Tomkins melalui sistem stok yang telah ada.
   
5. 
   Apabila stok masih ada, Sales akan meminta otorisasi dari Bagian marketing untuk pengiriman barang melalui permintaan secara sistem yang disebut dengan Delivery Order (DO).
   
6. 
   DO tersebut akan dikirimkan secara sistem online ke Gudang di Primarindo – Bandung.
   
7. 
   Operation Manager akan memeriksa kesesuaian barang, jika sesuai Operation Manager akan membuat surat jalan untuk proses pengiriman barang tersebut.
   
8. 
   Surat jalan diberikan kepada Bagian Gudang kemudian melakukan proses pengiriman barang ke Store sesuai alamat pada Surat jalan.
   
9. 
   Setelah Store menerima barang, delivery order akan diarsipkan sebagai bukti.
   
10. 
    Bagian Kasir membuat laporan penjualan harian kedalam sistem. Dan Bagian finance akan membuat laporan transaksi harian kedalam sistem. Serta Bagian accounting akan membuat laporan keuangan bulanan.
    

3. 
   Proses Distribusi Barang
   

1. 
   Proses bisnis pada distribusi barang PT. Primarindo Asia Infrastructure, Tbk yaitu dimana Bagian Gudang setelah mempersiapkan surat DO dan surat jalan menghubungi perusahaan transportasi untuk mengirimkan barang sesuai alamat Store di DO.
   
2. 
   Setelah kurir datang menerima DO dan surat jalan, nomer DO tersebut di input kedalam sistem untuk di update dengan status barang terkirim.
   
3. 
   Untuk penyaluran Tomkins pada Matahari departmen Store, Tomkins sudah bekerja sama dengan pusat distribusi dari Matahari Departement Store yang dinamakan DCMDS (Distribution Centre Matahari Dept. Store). Semua hasil produksi sepatu Tomkins yang telah diambil dari Gudang Primarindo akan dikirimkan terlebih dahulu ke pusat Gudang DCMDS di Balaraja - Tanggerang, setelah itu akan dilanjutkan pendistribusiannya ke Store sesuai alamat di DO.
   
4. 
   Apabila barang telah sampai di Store, SPG/SPB akan memeriksa kelengkapan jumlah pengiriman dan mengganti status pada sistem dengan status barang sampai.
   
5. 
   Lalu memberikan tanda terima sebagai bukti bahwa sepatu Tomkins sudah diterima ke Bagian Finance beserta hasil penjualannya.
   
6. 
   Dan setiap bulan Bagian finance membuat laporan penjualan.
   
7. 
   Pada setiap adanya pengiriman barang ke Store, DCMDS akan membuat laporan pada sistem E-SCM perusahaan yang terhubung pada sistem DCMDS.
   

Pada gambar dibawah ini merupakan gambaran alur proses bisnis yang akan berjalan untuk kedepannya:

PT Primarindo Asia Infrastructure, Tbk yang merupakan produsen sepatu dengan merek TOMKIN’S, berkantor pusat di Gedung Dana Pensiun, Bank Mandiri Lantai 3A, Jalan Tanjung Karang, No. 3-4 A, Jakarta. Adapun produksinya beralamat di Jl. Raya Ranca Bolang No. 98, Gedebage, Bandung, Jawa Barat.Perusahaan ini melakukan kegiatan penjualan sepatu dengan adanya order dari customer yang datang secara langsung ke toko, dan laporan stok diterima Sales pusat. Berdasarkan laporan stok tersebut akan di putuskan apakah akan memproduksi ulang sepatu atau memproduksi sepatu model baru. Lalu dilakukan proses perencanaan produksi dengan memeriksa kebutuhan material. Apabila material habis, dilakukan pemesanan material ke Supplier dan proses produksi di laksanakan. Sepatu yang sudah siap jadi akan di distribusikan ke setiap Counter. Saat ini PT. Primarindo Asia Infrastructure, Tbk tidak melakukan promosi melalui website tetapi hanya dengan brosur-brosur yang tersedia di setiap Counter.

Tugas dan kewajiban eksekutif adalah:

1) Komisaris

• 
  Menetapkan tujuan, sasaran dan kebijakan mutu yang telah ditetapkan
  
• 
  Mengawasi realisasi dari tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan
  
• 
  Memberikan penjelasan menyangkut keadaan pasar untuk dapat merencanakan kegiatan yang akan dilakukan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai hasil yang optimal
  
• 
  Memberikan pengarahan menyangkut hubungan antara perusahaan dan lingkungan masyarakat sekitar
  
• 
  Melakukan pengawasan menyangkut kepentingan pengamanan perusahaan
  

2) Direktur

• 
  Memimpin perusahaan dengan membawa perusahaan tetap pada tujuan yang telah ditetapkan
  
• 
  Menerbitkan kebijakan-kebijakan baru untuk perusahaan
  
• 
  Menetapkan dan mengawasi tugas dari kepala Bagian dan karyawan
  
• 
  Menyetujui anggaran tahunan perusahaan
  
• 
  Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan
  

Hubungan yang baik dengan pemegang saham, customer dan Supplier bahan jenis dan baku sebagai pendukung produksi.

Berdasarkan analisa pada area, fungsi dan proses bisnis yang telah dilakukan pada bab sebelumnya dapat dilihat bahwa perlu adanya penambahan dibeberapa area fungsional perusahaan yaitu divisi IT dan penambahaan staff untuk admin Gudang dan pemesanan online.

1. 
   Divisi Produksi
   

• 
  Membuat perencanaan produksi
  
• 
  Membuat kegiatan pabrikasi
  
• 
  Mengevaluasi kinerja kerja produksi, pemeliharaan dan perawatan mesin-mesin yang menunjang proses produksi
  
• 
  Bertanggung jawab atas seluruh proses produksi dan kualitas dari hasil produksi
  

2. 
   Divisi Keuangan & Akutansi
   

• 
  Membuat perencanaan keuangan.
  
• 
  Mengawasi realisasi, pengumpulan, pengolahan data sehingga menghasilkan laporan keungan yang berguna bagi manajemen dalam mengendalikan kegiatan perusahaan dan pengambilan keputusan.
  
• 
  Mencatat aliran uang yang keluar dan masuk.
  
• 
  Memberikan laporan keuangan kepada direktur.
  

3. 
   Divisi Pengembangan & Desain
   

• 
  Membuat contoh sepatu untuk produksi dan memperbaharui model-model sepatu sehingga up to date dan dapat bersaing dengan kompetitor dan tetap unggul.
  

4. 
   Divisi SDM & Umum
   

• 
  Melakukan pencarian dan penyediaan Sumber Daya Manusia, administrasi data karyawan, pengembangan kualitas sumber daya manusia.
  
• 
  Memelihara gedung dan peralatan, menjaga keamanan, memelihara kendaraan, melayani kerumah tanggaan, dan mengurus izin-izin perusahaan.
  

5. 
   Divisi Pemasaran
   

• 
  Mempromosikan dan memasarkan dan mendistribusikan produk serta menyiapkan material yang berhubungan dengan Supplier.
  

6. 
   Divisi TI
   

• 
  Mempersiapkan sistem untuk user.
  
• 
  Membantu Staff dalam penggunaan aplikasi Web
  
• 
  Memastikan sistem berjalan dengan baik
  
• 
  Melakukan Pemeliharaan SI / TI
  

5. 
   Market Outlook and Competitive Strategy
   

• 
  Pangsa pasar perusahaan untuk perusahaan industri sepatu cukup menjamin karena masyarakat sekarang tidak hanya melihat sepatu sebagai suatu kebutuhan, tetapi merupakan sarana untuk memenuhi kebutuhan fashion yang menjadi trend masa kini.
  
• 
  Perusahaan yang bergerak pada bidang industri sepatu cukup banyak, belum lagi kompetitor dari luar namun hal itu dijadikan motivasi untuk menjadi perusahaan industri sepatu terbaik di Indonesia, dengan berusaha meningkatkan kualitas sepatu, kualitas bahan baku, kualitas pelayanan, dan menjalin hubungan baik dengan para pemegang saham, Supplier dan juga pelanggan.
  
• 
  Para Customer akan lebih mudah melakukan transaksi pembelian dengan disediakannya Web yang dimana barang nantinya akan di antar melalui sistem Delivery Order. Sehingga terdapat daya tarik sendiri dengan adanya sistem pembelian on-line.
  

5. 
   Business Cycle
   

Siklus bisnis perusahaan ini dimulai dari:

1. 
   Membuat visi dan misi yang menjadi acuan dari jalannya perusahaan.
   
2. 
   Memberikan ketentuan serta menetapkannya kebijakan dan strategi bisnis perusahaan.
   
3. 
   Pembelian bahan baku sepatukepada Supplier.
   
4. 
   Melayani permintaan pembuatan sepatu.
   
5. 
   Perencanaan pembuatan sepatu dan produksi.
   
6. 
   Mendistribusikan sepatu ke Counter dan Store.
   
7. 
   Melayani penjualan sepatu pada Counter dan Store.
   
8. 
   Mengawasi setiap transaksi di perusahaan sesuai dengan tugas dan wewenangnya.
   
9. 
   Membuat laporan pertanggung jawaban yang ditujukan kepada direktur perusahaan baik bulanan maupun tahunan.
   
10. 
    Direktur dibantu dengan manager perusahaan menganalisa dan memantau kondisi perusahaan mulai dari kinerja karyawan, keadaan pasar, serta proses bisnis perusahaan yang kemudian akan dievaluasi untuk menentukan kebijakan dan strategi baru.
    

• 
  Produksi Sepatu
  
• 
  Penjualan Sepatu
  

8. 
   Financial Strategy
   

Melakukan pengecekan rutin dari setiap barang yang keluar dengan jumlah yang seharusnya diperoleh agar tidak terjadi kerugian atau pengeluaran dana yang tak terduga.

Mengecek jumlah customer yang melakukan pembelian melalui sistem online. Sehingga perusahaan juga dapat mengevaluasi keuntungan dan kerugian dari sistem penjualan online.

8. 
   Current Financial Status Summary
   

• 
  PT. Golden Lestari
  
• 
  PT. Woori Korindo Sucurities Ind.
  
• 
  PT. Usaha Bersama Secutiries
  
• 
  PT. TIKI
  
• 
  PT. Tiki Jalur Nugraha Ekakurir
  
• 
  Bank BCA