Seminario-taller construccion
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3.2.4.1 La Eficacia como grado de Logro. Mientras la Efectividad Puntual es más una medición de cortes o momentos específicos, los cuales dan cuenta del grado de cumplimiento, de tareas, actividades, metas intermedias, avances, y objetivos de un nivel jerárquico inferior, la Eficacia mide la capacidad del plan, programa o proyecto para alcanzar los objetivos generales planteados, tanto a nivel administrativo como operativo y financiero. En tal sentido, los indicadores de eficacia, de logro, de éxito o de resultado miden la realización de los productos, efectos e impactos en concordancia con los estándares de calidad de satisfacción al cliente y adecuación al uso, mientras que la efectividad puntual sólo nos mide escuetamente un grado de cumplimiento en un momento dado. En tal sentido, R  Ef = x 100
M
Ef = Grado de Eficacia R = Resultado logrado (cantidad servida o producción real) M = Meta programada (cantidad que se debió servir o producir) Este grado de eficacia se complementa con análisis de cumplimiento a los estándares de calidad y tiempo establecidos.  Cantidad de productos rechazados
Grado de Reclamos = Cantidad de producción
a Tiempo programado Número de despachos, tareas o actividades retrasadas b Número de despachos, tareas o actividades realizadas Esta forma de entender y calcular la eficacia es análoga al concepto de efectividad puntual, (cumplimiento), y como dice Peter Drucker, la Eficacia es la habilidad de hacer las cosas “correctas”, las que hay que hacer. Ejemplos específicos de indicadores relativos al grado de eficacia, tomados en este primer contexto de puntualidad, podrían ser: a. Para objetivos de planes, programas y proyectos Resultado obtenido  Grado de eficacia =
Meta programada b. Para la calidad Calidad obtenida Grado de eficacia =
Calidad programada * * Según contratos, órdenes de trabajo, órdenes de compra, encuestas a usuarios, clientes o beneficiarios. c. Para el tiempo Tiempo real Grado de eficacia =
Tiempo programado d. Cobertura Población atendida Grado de eficacia =
Población potencial e. Para los insumos (como objetivo del plan administrativo y financiero) Insumo utilizado Grado de eficacia =
Insumo programado Para muchos metodólogos cualquier análisis sobre insumos o recursos inmediatamente es clasificado en relación a la eficiencia. Sin embargo, como se verá más tarde, el concepto de eficiencia tiene que ver con el grado de aprovechamiento de insumos o recursos. En esta propuesta metodológica, el área administrativa y el área financiera, al igual que el área operativa tienen sus propios planes (la administración por objetivos), y por ende sus propios objetivos e indicadores de logro o eficacia. Es por esto que un indicador de grado de eficacia para cualquier insumo o recurso (humano, físico, financiero), concebido como un objetivo en el plan administrativo y/o financiero podrá medirse bajo el mismo parámetro de efectividad puntual o eficacia, comparando el insumo utilizado con el insumo programado. 3.2.4.2 Eficacia en un período de tiempo. Otra forma de interpretar el grado de Eficacia, distinto a grado de Efectividad, es concebir la “Eficacia” como el grado en que se alcanzan los objetivos del plan, programa, proyecto o función, en la población beneficiaria, en un período de tiempo determinado, independientemente de los costos que ello implique. Mirando así, el Grado de Eficacia, como lo hacen Hernández (1986) y Cohen (1992), conjuga dos componentes fundamentales: metas y tiempos en una relación expresada tal como sigue: - Metas - Tiempos Pr . Tp Ef = x 100
M. Tr
Ef = Grado de Eficacia M = Meta programada Pr = Producto logrado Tp = Tiempo programado Tr = Tiempo real Aplicando el concepto de nivel de significancia, se tienen entonces que: GEf 1 Más eficaz GEf = 1 Eficaz GEf 1 Ineficaz Con los datos de efectividad puntual (metas, productos) y tiempos, se puede aplicar la fórmula definida para la eficacia . En el ejemplo de los 1000 vacunados y 600 inmunizados (grado de cumplimiento) o efectividad puntual, se adiciona ahora la variable tiempo. Esa meta así programada debería cumplirse en dos meses y realmente se tardaron tres, lo cual implica un bajo nivel de eficacia. Pr Tp 600 x 2  Ef = = x 100 = 40%
M Tr 1000 x 3 El plan, programa o proyecto, en cumplimiento de sus objetivos, y en un tiempo determinado, demuestra ser ineficaz en tanto que aunque ha cumplido en un 60% las metas; añadiendo las variables tiempo, y habiéndose tomado un mes adicional para cumplir parcialmente dichas metas, arroja un nivel de eficacia de un 40% . Para ser rigurosos con el método, ahora hay que estudiar el grado de eficacia obtenido a la luz de los estándares de calidad sobre adecuación al uso, satisfacción al cliente, o cualquier otro parámetro de cualidad o atributo establecido. Calidad obtenida a Calidad programada Cantidad de productos devueltos b Cantidad de producción
Número de despachos, tareas o actividades retrasadas c Número de despachos, tareas o actividades realizadas Por último, es importante recordar, a manera de síntesis, que los Indicadores de Eficacia pertenecen al subsistema de evaluación, permitiendo la valoración del grado de cumplimiento de los planes, programas, proyectos, actividades y funciones, con base en la comparación de las metas con los resultados o de la comparación de los registros en años diferentes.
- Grado de calidad, cualidades, normas o atributos. - Oportunidad en términos de tiempos y fechas
3.3 CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES DE GESTION Al igual que con la función de evaluación y sus indicadores de logro, resultado o éxito, la función de seguimiento y sus indicadores de gestión, se entregan al momento de la formulación del plan, programa o proyecto, sea éste administrativo, operativo o financiero, haciendo parte fundamental de la formulación de la solución. En tal sentido, los indicadores de gestión se establecen desde la planeación (actividades, recursos, tiempos) pero se usan, validan y enriquecen durante la evaluación de procesos, avances y metas intermedias. Tal como se recordará, el Subsistema de Seguimiento se nutre de los denominados Indicadores de Gestión encontrándose al menos tres tipos de indicadores que facilitan la función de seguimiento: los Indicadores de Insumo, los Indicadores de Proceso y los Indicadores de Estrategia. A continuación se entra a proponer una ruta metodológica para ellos: 3.3.1 Construcción de Indicadores de Insumo. Cuando se trata de construir los indicadores para el subsistema de seguimiento, y específicamente en lo relativo a los Indicadores de Insumos, de recursos o indicadores de oferta, es necesario entrar a establecer dos criterios fundamentales para el análisis de los insumos o recursos ofertados. Estos son: - La cantidad de insumo por actividad - La estructura de cada insumo o recurso. (Ver Figura 14.)
CONSTRUCCION DE INDICADORES DE GESTION-INSUMOS 
VOLUMEN,  CANTIDAD
SUFICIENCIA   INDICADORES DE INSUMO
ESTRUCTURA FUNCIONAL DESEMPEÑO MANEJO
Ejemplos como los que se listan a continuación reflejan indicadores de insumo desde el punto de vista del volumen o cantidad utilizados:
- Presupuesto asignado - Horas computador - Horas enfermera
- A nivel de recurso físico:
- A nivel de recurso financiero:
3.3.2 Construcción de Indicadores de Proceso. Los Indicadores de Gestión, además de los Indicadores de Insumo analizados en el numeral anterior, tanto de cantidad como de funcionalidad, son constituidos por los Indicadores de Proceso, los cuales permiten hacer seguimiento a tareas, actividades y metas intermedias del plan, programa o proyecto, tanto administrativo como operativo o financiero. Si el conjunto de Indicadores de Insumo, mide el volumen de recursos necesarios para producir una actividad y su estructura o manejo; los Indicadores de Proceso dan cuenta del nivel de avance, valoran la combinación o interacción de dichos insumos en el cumplimiento de una tarea o actividad, algunos ejemplos son: a. A nivel de tareas b. A nivel del proceso mismo - Grado de cumplimiento - Trámites agilizados - Grado de retraso - Procedimientos simplificados - Ausentismo - Requisitos minimizados - Nivel de compromiso - Funciones actualizadas
3.3.3 Relación entre Indicadores de Gestión y Eficiencia. Siguiendo con las enseñanzas del profesor Drucker, si la Eficacia es la habilidad para hacer las cosas “correctas”, la Eficiencia es la habilidad para optimizar el uso de los recursos en el logro de los objetivos: “hacer las cosas correctamente”. La propuesta sugiere además que el desempeño de un directivo, de un gerente o de un funcionario sea juzgado mediante el doble criterio de eficacia y eficiencia, pero recordándonos que ni el más alto grado de eficiencia posible podrá compensar una selección errónea de objetivos y metas apropiados. En tal sentido, la Eficiencia se mide en función de los elementos necesarios para el logro de los objetivos, teniendo en cuenta del uso de los recursos y de los conceptos de costo, por lo cual la Eficiencia y la Productividad son conceptos semejantes dado que relacionan recursos con resultados. Pero la productividad considera los recursos en unidades físicas, mientras que la eficiencia expresa los insumos en unidades monetarias. Metodológicamente, el grado de eficiencia puede ser calculado desde varias ópticas, destacándose: - La productividad, eficiencia productiva o eficiencia interna - Requisito de unidad de insumo-RUI - Relación capital trabajo - La eficiencia económica
- Eficiencia financiera - Eficiencia en el uso de los recursos
Vi
Pro = Productividad, grado de eficiencia productiva o grado de eficiencia interna Vp = Volumen de producto Vi = Volumen de insumo Este grado de productividad así calculado, da cuenta (de la medida en términos relativos) en que se aprovechan los insumos para transformarlos en productos. La productividad de una enfermera inmunóloga, de las cinco que participaron en las actividades de vacunación para lograr una meta de 1000 vacunas, en el proyecto ejemplarizado hasta ahora, será calculada: Vp 1000
 Pro = : = 200
Vi 5
Aunque, desde esta perspectiva, la productividad tiene un sentido tremendamente restringido, al establecer el grado en que se aprovechan los recursos utilizando la relación escueta de insumos y productos; es decir, midiendo la cantidad de producto o servicio, por unidad de insumo. Lo anterior indica que es importante dinamizar dicha relación matemática, de rendimiento físico promedio o grado de aprovechamiento, con los conceptos de calidad en la medida en que la productividad mide la capacidad de producir u ofertar bienes y servicios que se adecuen al uso, a las necesidades del cliente y el usuario, de acuerdo con normas y estándares. Por eso, un indicador escueto de productividad debe complementarse con indicadores de calidad tales como: Porcentaje de devoluciones o reclamos:  Cantidad de productos o servicios devueltos o rechazados
= Cantidad de producción o servicio Número de reclamos  =
Número de usuarios  Tiempo promedio de solución
= Número de reclamos Ahora bien, existen metodologías que no analizan la productividad como la cantidad de producto por unidad de insumo, sino que trabajan el concepto de “Requisito de Unidad de Insumo” (RUI), donde, relacionando las mismas variables de insumo-producto, pero de una forma inversa, se mide la cantidad de insumos requerida por unidad de producto, como otra forma de medir eficiencia productiva. Producto Insumo P Insumos Producto 1000 5
= =
5 1000
= 200 = .005 En el caso del proyecto de inmunización la productividad o rendimiento físico promedio (cantidad de producto por unidad de insumo) es de 200 vacunados por enfermera. De otro lado el requisito unidad de insumo para el mismo caso es de .005, midiendo la cantidad de insumo requerida (enfermera) por unidad de producto (por persona vacunada). En macroeconomía el RUI o relación insumo producto es expresado como un indicador tecnológico medido por la relación:  Capital
Producto
Grado de eficiencia RUI Cantidad de insumo o recurso utilizado a Cantidad de servicio y/o producto generado
Informe
Horas - Humanas b Volumen de productos o servicios
Horas - Mecanógrafo  =
Informe
Horas - Dibujante  =
Plano
Horas Humanas  =
Ordenes de compra Una tercera forma de medir la eficiencia, en unidades físicas, además del concepto de la productividad y el RUI como es la utilizada en macroeconomía como indicador tecnológico expresándose en términos de la relación: Capital
Trabajo
3.3.3.2 La Eficiencia Económica. Cuando se introduce al análisis de la productividad el costo de los insumos, se homogeneizan las cuentas y las unidades relativas a los insumos, llegándose así al concepto de Eficiencia Económica; ésta se entiende como ésto, la obtención de la producción con el mínimo de costos. Así como el concepto de productividad se da en unidades físicas, el concepto de eficiencia económica se da en unidades monetarias, señalando el costo que implica para la entidad, alcanzar sus resultados previstos. En muchas instituciones es bien difícil cuantificar el costo de una actividad o de los insumos dedicados a realizarla, debido a que no se cuenta con estructuras de costos bien definidas. Sin embargo, los análisis de eficiencia económica nos obligan a obtener algún tipo de costos sugiriéndose al menos dos posibilidades: a. Los costos o gastos de la institución. - Totales - Promedios - De operación - De funcionamiento b. Los costos y gastos de otros proyectos o instituciones - Estándares - Gremios y asociaciones - Publicaciones - Otros planes, programas y proyectos. Por otra parte, hablar del grado de eficiencia económica entendida como la relación entre costos y resultados, implica hablar de, al menos cinco indicadores de eficiencia económica cuales son: - Producto/costo - Costo/beneficio - Costo /efectividad - Costo unitario - Costo beneficiario
Pr x Cp
E fci = x 100
M x Cr
Pr = Producto logrado Cp = Costo programado M = Meta Cr = Costo real En cuanto al nivel de significancia para el grado de eficiencia, se tiene que: Efci < 1 Es más que eficiente Efci = 1 Es eficiente Efci > 1 Es ineficiente de acuerdo con Pr x Cp E M x Cr Autores como Hernández y Cohen al hablar de grado de eficiencia, no solamente relacionan el grado de cumplimiento de las metas con los costos sino que también involucran tiempos. En este caso, el grado de eficiencia económica estaría medido por la fórmula Pr x Cp Tp E M x Cr Tr Donde
Tr = tiempo real Este grado de eficiencia donde se han incluido los logros, los costos y los tiempos habría que ajustarlo con un indicador de calidad, expresado por la relación:  Calidad lograda
Estándares establecidos En últimas, ser eficiente es hacer las cosas con calidad, a tiempo y utilizando adecuadamente los recursos. En el ejemplo del proyecto de inmunización, para construir el indicador de eficiencia, se tienen seis valores específicos: dos sobre metas, dos sobre tiempos, dos sobre costos; los cuales arrojan el grado y el nivel de eficiencia o ineficiencia en el proyecto evaluado. |
. Grado de retraso =
. Grado de Reclamos = 
roductividad = = RUI =
. De Materiales = 
=
. De talento Humano =
fci = x 100