Ana səhifə

Microsoft Business Solutions Analiza wdrożenia


Yüklə 119.51 Kb.
tarix25.06.2016
ölçüsü119.51 Kb.









Microsoft Business Solutions

Analiza wdrożenia















DGA Doradztwo Gospodarcze SA wdrożyło rozwiązanie CRM oparte na systemie Microsoft® Business Solutions CRM® na ponad 200 stanowiskach.








Podsumowanie

Kraj: Polska

Sektor: Usługi doradcze
Profil Klienta

DGA SA to wiodąca na polskim rynku, no­towana na WGPW firma doradcza oferu­jąca usługi doradztwa w m.in. dziedzinie zarządzania strategicznego i operacyjnego, zarządzania relacjami z klientami, wdrażanie zintegrowanych systemów zarządzania, realizacja przedsięwzięć finansowanych z funduszy europejskich.


Rozwiązanie

DGA SA zdecydowała się zastąpić istniejący system rozwiązaniem opartym na Microsoft® Business Solutions CRM® 1.2, dodając do niego kilka własnych funkcji.


Korzyści

  • Szczegółowe dane bieżące i historyczne o ofertowaniu, sprzedaży i kontaktach

  • Integracja z systemem finansowym pozwalająca oceniać rentowność działań

  • Wydajna obsługa dużej liczby jednoczesnych użytkowników systemu







Wykonana przez nas integracja systemu Microsoft® Business Solutions CRM® 1.2 z systemem finansowym umożliwia śledzenie kosztów związanych z projektem
i badanie rentowności całego przedsięwzięcia”

Jacek Musiał, Dyrektor Departamentu Doradztwa Strategicznego w DGA Doradztwo Gospodarcze SA









Wiedza o klientach to rzecz ulotna, dlatego warto ją utrwalać. Jeśli dodatkowo wiedza ta powstaje w rozproszeniu, w wyniku wielu równoległych interakcji, warto wykorzystać w tym celu właściwe narzędzia. DGA Doradztwo Gospodarcze SA (DGA SA) gromadziło dotychczas wiedzę o swoich klientach (kontakty, spotkania, korespondencja, kontrakty itp.) za pomocą programu stworzonego na zamówie­nie przez niewielką firmę na bazie IBM Lotus Notes/Domino. Po pięciu latach korzystania z systemu DGA SA doszła do wniosku, że potrzebuje nowego rozwią­zania CRM – bogatszego funkcjonalnie i bardziej skalowalnego. Ostatecznie firma wdrożyła rozwiązanie Microsoft® Business Solutions CRM® 1.2 dla ponad 200 użytkowników. Firma zintegrowała rozwiązanie z systemem finansowym, dzięki czemu jest w stanie kompleksowo i obiektywnie oceniać relacje z klien­tami. Oryginalne rozwiązanie Microsoft® zostało też wzbogacone
o kilka modułów napisanych samodzielnie przez DGA SA, m.in. do zarządzania projektami oraz do zarządzania i rozliczania czasu pracy. „Wdrażając Microsoft® Business Solutions CRM® w wersji 1.2 wiedzieliśmy już, co Microsoft planuje włączyć do wersji 3.0. Dzięki temu wprowadzone przez nas funkcje będziemy mogli łatwo przenieść do nowej wersji. Migracja nastąpi zapewne jeszcze w pierwszej połowie 2006 r.” – mówi Tomasz Romanowski, konsultant w DGA SA.
























Sytuacja firmy

DGA Doradztwo Gospodarcze SA (DGA SA) to największa firma doradcza z polskim rodowo­dem. Firma istnieje od 1990 r., a od kwietnia 2004 r. jest notowana na Warszawskiej Gieł­dzie Papierów Wartościowych.

DGA SA rosła wraz z polskim przemysłem, sektorem usług oraz administracji, którym pomagała we wdrażaniu nowoczesnych me­tod zarządzania opartych na standardach
i najlepszych światowych praktykach. Firma specjalizuje się m.in. we wdrażaniu:


W ciągu kilku ostatnich lat CRM przestał być dziedziną unikalną – wszedł do głów­nego nurtu aplikacji bizneso­wych. W efekcie funk­cje, które kiedyś powstawały tylko na zamó­wienie, jak np. zarzą­dzanie szansami sprze­daży w formie lejka sprzedaży, dziś można dostać w ramach stan­dardowego produktu. Chcieli­śmy skorzystać z tej sposob­ności”

Jacek Musiał, Dyrektor Departamentu Strategicznego w DGA SA


systemów zarządzania jakością zgodnie z normami ISO 9000 i ISO 14 000, systemów bezpieczeństwa informacji opartych na stan­dardzie ISO 17799 i innych regulacjach bran­żowych, a także systemów zarządzania infor­macją, w tym m.in. BI, ERP i CRM. Firma wspomaga też klientów w pozyskiwaniu fi­nansowania dla inwestycji oraz wyborze part­nerów na rynkach zagranicznych.

Przez ostatnie pięć lat DGA SA wykorzy­stywała system CRM stworzony specjalnie na jej potrzeby przez niewielką poznańską firmę. System obejmował m.in. analizę szans sprze­daży, raportowanie czasu pracy i realizacji zadań w projektach, a także proste funkcje związane z rozliczeniami. System oparty był na technologii IBM Lotus Notes/Domino. Przyrost liczby konsultantów (obecnie firma zatrudnia ponad 200 specjalistów dziedzi­nowych i branżowych) oraz potrzeba rejestro­wania w systemie coraz większej ilości infor­macji sprawiła, że dotychczasowy system


w coraz mniejszym stopniu wspierał bieżące potrzeby firmy.

Po kilku latach użytkowania systemu CRM wiedzieliśmy doskonale, czego od niego oczekujemy, jak również i to, że pewnych zidentyfikowanych w międzyczasie nowych potrzeb nie uda nam się za jego pomocą obsłużyć. Wprowadzanie istotnych zmian do systemu, który w nieodległej perspektywie tak czy inaczej czekała wymiana, nie wydawało się nam rozsądne” – mówi Jacek Musiał, Dyrektor Departamentu Strategicznego


w DGA SA.

Problemem zaczęła być także wydajność rozwiązania oraz obawy o rosnące koszty utrzymania. „Pięć lat działania rozwiązania w szybko rozwijającej się firmie to cała epoka w dziedzinie technologii oprogramowania. Po­jawiło się więc pytanie: jak długo system będzie mieć wsparcie dostawców. Ponadto, przyrost liczby użytkowników systemu CRM spowodował wielokrotny wzrost obciążenia i ilości danych – system zaczął dochodzić do kresu wydajno­ści i wymagał albo poważnych zmian archi­tektury, albo też pokaźnych inwe­stycji w sprzęt” – mówi Tomasz Romanowski,

konsultant w DGA SA.
Rozwiązanie

Mając w perspektywie dalszy wzrost organi­zacji, DGA SA postanowiła nie czekać na po­jawienie się problemów i przeprowadziła mi­grację z dotychczasowego systemu do cał­kiem nowego, opartego na rozwiązaniu Microsoft® Business Solutions CRM® 1.2.

W ciągu kilku ostatnich lat CRM przestał być dziedziną unikalną – wszedł do głównego nurtu aplikacji biznesowych. W efekcie funk­cje, które kiedyś powstawały tylko na zamó­wienie, jak np. zarządzanie szansami sprze­daży w formie lejka sprzedaży, dziś można dostać w ramach standardowego produktu. Chcieliśmy skorzystać z tej sposobności” – mówi Jacek Musiał.

Migracja do nowego systemu CRM w DGA SA trwała ok. 3 miesięcy. Założenie było takie, aby wszystkie sprawdzone w praktyce funkcje i procesy znalazły swoje odzwierciedlenie


w nowym systemie. Wiele z nich rzeczywiście wymagało jedynie konfiguracji funkcji do­stępnych w ramach Microsoft® Business Solutions CRM® 1.2, niemniej część trzeba było stworzyć od początku za pomocą dostar­czanego wraz z rozwiązaniem pakietu SDK.

Bezproblemowa okazała się m.in. inte­gracja z pocztą elektroniczną. Poprzedni sys­tem korzystał z poczty jako podstawowej formy wymiany informacji między klientami


i konsultantami DGA SA. W Microsoft® Business Solutions CRM® 1.2 praca wygląda podobnie – rozwiązanie opiera się na inte­gracji z programem Microsoft® Outlook
i pozostałymi aplikacjami pakietu Microsoft® Office System.


Każdy za­sób projektu ma przypisane konto analityczne w systemie finansowym
i wszelkie trans­akcje doty­czące projektu uwi­docznione są w sto­sownym raporcie. Mene­dżer projektu otrzy­muje w ten sposób in­formację zwrotną – wie ile ma czasu, ile zasobów, ale także to, na ile jego pro­jekt rzeczy­wiście przynosi firmie pie­nią­dze”

Jacek Musiał, Dyrektor Departamentu Strategicznego w DGA SA


Pierwszym obszarem rozbudowy Microsoft® Business Solutions CRM® 1.2 było zarządzanie projektami. „Funkcjonalność Microsoft® Business Solutions CRM® 1.2 nie obejmuje zarządzania projektami, my zaś potrzebowaliśmy go do codziennej pracy. Rozszerzenie, które napisaliśmy jest jednak bardziej szczegółowe, niż to, co mieliśmy w poprzednim systemie. Uwzględniliśmy m.in. fazę planowania projektu i budżetowania. Również ewidencja zasobów projektu i rozli­czenia ich wykorzystania zostały potrakto­wane bardziej szczegółowo. Im więcej danych zbieramy, tym lepsze wnioski możemy wycią­gać” – mówi Jacek Musiał.

Drugim ważnym obszarem zmian wprowa­dzonych do Microsoft® Business Solutions CRM® 1.2 przez DGA SA było zarządzanie czasem pracy konsultantów. Czas ten jest szczegółowo rejestrowany, jako że jest to jeden z istotnych czynników przy wycenie


i rozliczeniach kontraktów.

Niewidoczną na pierwszy rzut oka, ale najpoważniejszą zmianą dokonaną przez DGA SA w systemie Microsoft® Business Solutions CRM® 1.2 jest integracja systemu


z systemem finansowym iScala. „Wykonana przez nas integracja systemu Microsoft CRM z systemem finansowym umożliwia nam śle­dzenie kosz­tów związanych z projektem
i badanie ren­towności całego przedsięwzię­cia. Każdy za­sób projektu ma przypisane konto analityczne w systemie finansowym
i wszelkie transakcje dotyczące projektu uwi­docznione są w sto­sownym raporcie. Mene­dżer projektu otrzy­muje w ten sposób infor­mację zwrotną – wie ile ma czasu, ile zaso­bów, ale także to, na ile jego projekt rzeczy­wiście przynosi firmie pie­niądze”
– mówi Jacek Musiał.

W ramach przygotowań do migracji ko­nieczne było także przygotowanie danych historycznych zebranych w starym systemie. „Do przeniesienia danych wykorzystaliśmy narzędzia zawarte w dostarczonym przez Microsoft pakiecie Microsoft® Data Migration Framework. Zapisy historyczne, a także dane podstawowe, jak książki adresowe, słowniki, projekty, kontrakty, definicje stanowisk itd. przeniesione zostały bez problemów” – mówi Tomasz Romanowski.


Korzyści

Zażegnanie problemów

Wdrożenie Microsoft® Business Solutions CRM® 1.2 w DGA SA miało kilka celów. Przede wszystkim, firma chciała zbudować środowisko, które zapewni jej możliwość nie­skrępowanego rozwoju na najbliższe kilka lat. System dotychczasowy oparty na rozwiązaniu Lotus Notes/Domino zaczął już bowiem firmie ciążyć ze względu na nowe potrzeby funkcjo­nalne, a także z powodu niedostatecznej wydajności.

System CRM oparty na rozwiązaniu Microsoft® Business Solutions CRM® 1.2 pozwolił DGA SA uciec od wysokich kosztów wsparcia technicznego dla rozwiązania, które zestarzało się technologicznie. Aktualizacja dotychczasowego systemu wymagałaby za­sadniczych prac programistycznych, a praw­dopodobnie także wymiany sprzętu. Biorąc jeszcze pod uwagę powstanie nowych potrzeb w dziedzinie funkcjonalności, nie była to per­spektywa atrakcyjna.

W przeciwieństwie do systemu, który działał w firmie dotychczas, nowy system działa bardzo wydajnie i nadaje się do dal­szego skalowania – zarówno pod względem liczby użytkowników, jak i pod względem ilości danych przechowywanych i przetwarzanych w systemie. Obecnie z systemu korzysta co­dziennie ponad 200 osób. Jest to możliwe, ponieważ Microsoft® Business Solutions CRM® 1.2 został oparty na serwerze baz danych Microsoft® SQL Server 2000 działa­jącym na platformie Microsoft® Windows Server 2003.


Utrzymanie sprawdzonych procesów

Po pięciu latach wykorzystywania systemu CRM tworzonego na potrzeby DGA SA firma wypracowała procesy, z których nie chciała rezygnować wdrażając nowe rozwiązanie. Dzięki bogatej funkcjonalności oraz łatwości rozbudowy systemu Microsoft® Business Solutions CRM® 1.2 za pomocą dostarczo­nego wraz z systemem pakietu SDK, DGA SA mogła utrzymać sprawdzone metody pracy


i przyzwyczajenia pracowników.

Udoskonalenie procesów

Wdrożenie systemu CRM opartego na Microsoft® Business Solutions CRM® 1.2 było dla DGA SA okazją do rewizji procesów


i ich udoskonalenia. Nowy system obejmuje szerszy zakres zagadnień. W nowym systemie proces sprzedaży obejmuje 4 etapy (poten­cjalna sprzedaż, szansa sprzedaży, oferta, zamówienie), a nie 2 etapy, jak dotychczas (szansa sprzedaży i zamówienie). Ponadto,
w ramach każdego etapu zbierane są dane bardziej szczegółowe niż dotychczas.

Zasadniczej poprawie uległa wygoda pracy konsultanta, który – dzięki łączom umieszczanym w kontaktach i korespondencji może łatwo sięgać do dokumentacji projektu, interesującego go fragmentu treści kontraktu i innych zasobów przechowywanych na ser­werze.

Kierownik projektu zyskał więcej informa­cji o przedsięwzięciu, za które jest odpowie­dzialny. Dzięki integracji Microsoft® Business Solutions CRM® 1.2 z systemem finansowym DGA SA może na bieżąco otrzymywać prze­krojowe raporty o wszelkich kosztach związa­nych z projektem, co pozwala mu szybciej reagować na rysujące się wąskie gardła
w dziedzinie budżetu czy dostępności innych zasobów.

Dzięki wdrożeniu Microsoft® Business Solutions CRM® 1.2 menedżerowie DGA SA uzyskali możliwość analizy rentowności trwa­jących projektów oraz skumulowanej rentow­ności obsługi każdego klienta osobno. W efekcie DGA SA uzyskała narzędzie pozwala­jące jeszcze lepiej niż dotychczas opierać się w negocjacjach z klientami na faktach i licz­bach.


Otwartość na przyszłe zmiany

Wdrażając Microsoft® Business Solutions CRM® 1.2 DGA SA miała świadomość, że wkrótce ta wersja rozwiązania zostanie za­stąpiona przez najnowszą wersję rozwiązania Microsoft® Business Solutions CRM® 3.0. „Od początku śledziliśmy funkcjonalność


i deklaracje Microsoft dotyczące wersji 3.0
i stosownie do nich budowaliśmy własne roz­szerzenia w wersji 1.2. Ponieważ cały proces beta był publiczny, nie wydaliśmy pieniędzy na rozwój funkcji, o których wiemy, że znajdą się w wersji 3.0. Dzięki temu wprowadzone przez nas funkcje będziemy mogli łatwo przenieść do nowej wersji. Migracja nastąpi zapewne jeszcze w pierwszej połowie 2006 roku”
– mówi Tomasz Romanowski.




Więcej informacji
Informacje na temat produktów
i usług Microsoft można uzyskać kontaktując się z polskim oddziałem firmy:
Microsoft Sp. z o.o.

Al. Jerozolimskie 195 A

02-222 Warszawa

tel. +48 (22) 594 10 00

fax +48 (22) 594 14 01

http://www.microsoft.com/poland

Więcej informacji o produktach


i usługach firmy DGA Doradztwo Gospodarcze SA można znaleźć pod adresem:

www.dga.pl

tel. +48 (61) 859 59 00

fax +48 (61) 859 59 01
Microsoft Business Solutions

Microsoft Business Solutions jest integralną częścią Microsoft oferującą szeroki zakres zintegrowanych rozwiązań biznesowych dla rynku małych i średnich przedsiębiorstw. Oferta firmy w tym zakresie obejmuje systemy wspomagające zarządzenie przedsiębior­stwem (ERP) oraz systemy wspomagające zarządzanie relacjami z klientami (CRM). Rozwiązania te pomagają małym i średnim przedsiębiorstwom w tworzeniu i ulepszaniu łączności z klientami, pracownikami, partne­rami i  dostawcami.

Głównymi produktami Microsoft Business Solutions są: Microsoft Business Solutions-Axapta, Microsoft Business Solutions-Navision oraz Microsoft Business Solutions CRM.

Aplikacje Microsoft Business Solutions opty­malizują strategiczne procesy biznesowe w organizacji, tj.: zarządzanie finansami, za­sobami ludzkimi, łańcuchem dostaw i usłu­gami, projektami, relacjami z klientami, oraz e-handel, analitykę i produkcję.




© 2005 Microsoft Corporation. Wszystkie prawa zastrzeżone.
Niniejsze studium przypadku służy wyłącznie celom informacyjnym. SFORMUŁOWANIA W NIM ZAWARTE, ANI WNIOSKI Z NICH WYNIKAJĄCE, NIE OZNACZAJĄ ŻADNYCH GWARANCJI ZE STRONY MICROSOFT CORPORATION.

Microsoft, Navision, Windows Server System są albo znakami towarowymi Microsoft Corporation, albo zastrzeżonymi znakami towarowymi zarejestrowanymi w USA lub (i) w innych państwach.


Aktualne nazwy przedsiębiorstw i produktów wymienionych w tekście opracowania mogą być zastrzeżonymi znakami towarowymi ich właścicieli.
Rozwiązania Microsoft Business Solutions są sprzedawane przez sieci firm współpracują­cych – partnerów, którzy posiadają wyspecja­lizowane zespoły wdrożeniowe, szkoleniowe i serwisowe. Obecnie do sieci Partnerów Microsoft Business Solutions na świecie na­leży ponad 4500 resellerów (VAR), integrato­rów systemowych, konsultantów, niezależ­nych dostawców oprogramowania (ISV), firm doradczych oraz dostawców zintegrowanych rozwiązań biznesowych i usług.

Ponad 260 000 firm i organizacji na całym świecie używa rozwiązań Microsoft Business Solutions.



Więcej informacji na temat systemu Microsoft Business Solutions:

http://www.microsoft.com/poland/
businesssolutions/










Oprogramowanie i usługi

  • Produkty

  • Microsoft Business Solutions CRM 1.2

  • Microsoft Windows Server 2003

  • Microsoft SQL Server 2000









Verilənlər bazası müəlliflik hüququ ilə müdafiə olunur ©atelim.com 2016
rəhbərliyinə müraciət