Manuel des officiers jci

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PARTIE I. Devis et itinéraire de voyage qui comprend :

Le devis pour un billet aller-retour à la réunion de janvier du Conseil d’administration (JBM), à remettre au siège JCI avant le 10 décembre. JBM est ordinairement prévue pour la deuxième semaine de janvier. La date en sera confirmée lors du Congrès mondial. Lorsque tu rentreras chez toi après le Congrès, tu devras obtenir un devis pour un billet aller-retour de ta ville à St. Louis, dans l’état du Missouri, aux Etats-Unis. Envoie ces infos au siège mondial par fax ou courriel avant le 10 décembre. Le siège mondial fera une recherche comparative sur le prix de ton billet. Selon les résultats, JCI pourra acheter le billet pour toi ou te laisser le soin de l'acheter toi-même. Ces résultats te seront communiqués vers le 15 décembre.

Un devis d'un agent de voyage pour un billet aller-retour continu pour les voyages dans tes pays assignés. (NOTA : tu ne seras remboursé que pour un seul voyage aller-retour continu dans tes organisations nationales assignées.

Une proposition détaillée d'un itinéraire, comportant les numéros de vol, les heures d'arrivée et de départ, les adresses de contact, etc. Utilise la fiche de demande de budget des Officiers JCI à l'Annexe n1.

Un devis pour un voyage aller-retour à la conférence de ta zone assignée.

Le tout servira de demande d'autorisation de voyage pour les Officiers. Normalement, JCI n’accorde pas d’avances aux officiers, mais pourrait le faire à condition qu’une demande pour une avance soit jointe aux devis de voyage sur les fiches réglementaires.

PARTIE II :

Plan d'Action :

Ton plan d’action doit s’inscrire dans le cadre général du Plan d’Action JCI et tout particulièrement le Plan d’Action de ta zone géographique. Il doit inclure tes objectifs pour l'année et les objectifs spécifiques pour chaque organisation nationale. Le Directeur assigné à la zone devrait te donner des indications précises sur les stratégies de croissance et développement de la zone.

La réunion de janvier du Conseil d’administration (JBM) est prévue vers la deuxième semaine de janvier. La date en sera confirmée lors du Congrès mondial.
NOTA : ton rapport de début des activités devra être approuvé avant ton voyage.
2. Rapports après les visites.

Rapport complet de la visite de l’officier dans chaque organisation nationale. Remplir le Rapport de visite de l’officier pour chaque organisation nationale visitée. Ce rapport de visite est disponible sur le site JCI et il ne te faudra guère plus de dix minutes pour le remplir. Ce rapport de visite revêt une importance vitale puisqu’il aidera JCI à adopter des stratégies destinées à favoriser la croissance et le développement dans les diverses organisations nationales. Ton rapport des visites fera partie du rapport de situation mi-annuel pour les organisations nationales et la zone.

Rapport des frais de déplacement de l’officier. Merci de remplir les fiches disponibles directement en ligne sur le site JCI dans les 72 heures qui suivent la date de ta visite dans une organisation nationale donnée. Tes remboursements seront préparés par le siège JCI mais les paiements ne pourront se faire qu’au vu des reçus originaux correspondant à ton rapport des frais de déplacement. SVP, envoie les originaux des reçus avec une lettre d’explication au Directeur des finances de JCI par service de coursier ou courrier. Les photocopies ou fax ne seront pas considérés comme des originaux.

Rapport mi-annuel de situation. Tu auras à présenter un rapport mi-annuel au plus tard le 30 mai. Une fiche pour ce rapport se trouve sur le site JCI et il te faudra moins de dix minutes pour la remplir.

4. Rapport lors du Congrès mondial. Tu auras à remplir un rapport de service pour le Congrès mondial, directement sur le site JCI, au plus tard le 1^er octobre. La fiche pour ce rapport est disponible sur le site JCI et il te faudra moins de dix minutes pour la remplir. Des copies de ce rapport seront à la disposition des membres en titre du Conseil d’administration, chefs de délégations et candidats.
5. Rapport oral au moment du Congrès. Les Officiers auront à présenter un rapport oral lors de la réunion de l’Exécutif et du Conseil d’administration avant le Congrès. Ce rapport ne devrait pas prendre plus de cinq minutes.
6. Devis de voyage pour les réunions JCI. Deux devis de voyage séparés sont à remettre au siège JCI au cours de l’année.

D’ici au 10 décembre : Envoie ton itinéraire projeté (dates et heures d'arrivée et de départ) et les devis pour le coût des billets ou du voyage de votre pays à St. Louis, pour la réunion de janvier du Conseil d’administration au siège JCI.

b. Pour le 15 septembre suivant : soumettre un devis pour le Congrès.
JCI fera une recherche comparative pour ton devis. Selon les résultats obtenus, JCI achètera les billets pour toi ou te laissera le soin de les acheter. Tu seras mis au courant des résultats d’ici au 15 décembre et vers le 25 septembre.
D. FINANCES

Allocation budgétaire pour les Officiers JCI. Le comité des finances et l'Assemblée générale approuvent une allocation budgétaire globale pour tous les officiers JCI, variable d’année en année. Une fois les officiers élus et assignés à leurs organisations nationales respectives, le Trésorier, en conjonction avec le Directeur des finances, lors de la réunion de janvier du Conseil d’administration, répartit cette allocation globale de la manière la plus juste possible. Avant ton départ, le Trésorier te communiquera ton allocation budgétaire qui te servira à couvrir tes frais de déplacements et autres dépenses administratives.

Cette allocation se calcule en base au prix du billet d’avion, des dépenses administratives et frais de déplacement indiqués sur la Fiche de demande de budget (voir Annexe 1). Comme nous l’avons dit précédemment au paragraphe C de ce chapitre, ces données font partie du Rapport de début des activités.

Même si tes dépenses restent dans les limites budgétaires, tu découvriras que tu auras à acheter beaucoup d’objets dont tu n’aurais pas eu besoin dans d’autres circonstances, que ce soit un cadeau pour ta famille, dans le but de compenser pour tes absences ou un souvenir des pays visités. Tes dépenses dépasseront probablement ton allocation budgétaire, sois donc prêt à dépenser un peu de ton argent personnel.
De nombreuses organisations nationales couvriront certaines de tes dépenses de voyage (comme les billets d’avion à l’intérieur du pays, l’hébergement à l’hôtel, repas, etc.) et vont les déduire du montant de leurs cotisations. Dans ce cas elles devront obtenir ton accord avant de procéder à toute dépense en ton nom et vérifier que tu disposes bien des fonds nécessaires dans ton allocation budgétaire pour couvrir ces dépenses.

Fiche de demande de budget des officiers. Pour remplir cette fiche, procède comme suit :

a. Itinéraire proposé. Après le congrès, il faut que ton agent de voyage calcule le coût d'un itinéraire aller-retour, en classe économique pour te rendre dans les villes choisies par tes organisations nationales. Donne à ton agent de voyage une indication de la durée de ton séjour dans chaque pays sur la base de 3 à 5 jours par pays, selon la dimension du pays, ce qui permettra à ton agent de te faire profiter de tarifs excursions réduits.
Le but de cet itinéraire et devis est d’avoir une base pour ton allocation budgétaire. Tes voyages risquent effectivement de changer (tu devras soumettre tous les changements au siège JCI pour approbation). Nulle obligation de suivre cet itinéraire préliminaire, donc souviens toi que le devis doit se baser sur un seul voyage dans toutes tes organisations nationales (bien qu'en fait tu puisses éventuellement faire deux voyages ou plus).
Après avoir décidé des pays à visiter et du temps à séjourner dans chaque pays, tu dois faire l'estimation des frais associés à tes déplacements (c'est-à-dire les repas, le logement et les frais divers). De nombreuses organisations nationales se chargeront de couvrir certains de tes dépenses bien qu'elles n’en aient pas l’obligation.
Tu auras également à calculer tes dépenses administratives, comme les frais de timbres, fax, téléphone, courriel et traductions éventuelles.
Après avoir fait ce qui précède et rempli ta fiche de demande de budget des officiers, fais la parvenir avec le reste de ton rapport de début des activités au siège mondial avant le 15 décembre.
Le montant total de ton allocation budgétaire du début de l'année ne pourra pas changer sauf sur décision prise lors de la réunion mi-annuelle de l’Exécutif (MYE). (Donc prévois ton année sur la base d’un seul voyage dans tes organisations nationales assignées). S’il reste des fonds disponibles, l’Exécutif du MYE examinera le bien-fondé d’une deuxième visite de la part de certains VP et tu seras informé en conséquence. Seules les deuxièmes visites approuvées par l’Exécutif à MYE seront financées par l'organisation.
Même si tu as à soumettre un budget en plusieurs parties, ton allocation te sera donnée en une seule fois et à toi de la répartir pour tes dépenses (voyages ou frais administratifs). Souviens-toi que ton budget global est limité à une somme fixe et que les dépenses qui dépassent ton allocation budgétaire ne seront pas couvertes.
b. Avances. Normalement JCI n’accorde pas d’avances pour les voyages. Cependant, en cas de nécessité, tu auras à remplir une fiche de demande pour une avance budgétaire et la faire parvenir à JCI en même temps que ta demande de budget. Etant donné qu’une avance exige l’approbation du Président, le siège doit disposer d’un temps suffisant pour obtenir cette approbation et prendre des dispositions pour autoriser ce paiement lors de la réunion de janvier du Conseil d’administration. Si au cours de l’année, tu as besoin d’une autre avance, JCI ne consentira ces avances que sur présentation des originaux des reçus pour toutes les autres dépenses préalables.
c. Rapport des dépenses. Pour obtenir le remboursement de tes dépenses, y compris les frais administratifs, tu dois remplir un rapport des frais de déplacement des officiers en ligne sur le site JCI et envoyer tous les originaux des reçus au siège dans les deux semaines qui suivent tes voyages. Conformément au paragraphe C de ce chapitre, cette procédure fait partie de ton Rapport après ta visite dans une ONM. Sur réception et approbation de la fiche tu seras remboursé sur la base de toutes les sommes qui te sont dues. Si une avance de fonds est approuvée pour les déplacements d’un officier, un rapport des frais déplacement de l’officier continue d’être exigé pour justifier les fonds en question.
Les dépenses de voyage autorisées représentent les frais réels des officiers pour le transport, l'hôtel, les repas, la blanchisserie, les passeports, les frais consulaires, les excédents de bagages et autres frais se rapportant directement aux déplacements d’un officier JCI.
NOTA : Les auditeurs insistent à ce que tu ne sois payé que pour les dépenses effectivement réalisées avec preuves à l’appui, plus un montant raisonnable pour les pourboires, les courses en taxi, etc. ou en principe aucun reçu n’est donné.
Les déplacements des officiers en dehors de ces pays assignés ne sont pas une dépense autorisée, à moins d’une approbation préalable du Président suite à une recommandation de l’Exécutif et si des circonstances particulières justifient l’usage de fonds dans ce but, sous réserve cependant que les fonds soient disponibles.
Les déplacements des officiers dans le cadre d’une mission spéciale répondant à un objectif précis et autorisés par le Président, seront payés en accord avec les limites budgétaires établies.

Voyage aux Conférences. Tu es encouragé à assister à la conférence de la zone qui t’a été assignée, en sachant cependant que ton budget ne prévoit pas de fonds pour couvrir les dépenses de la conférence ou d’un billet d’avion, à moins que l’Exécutif n'approuve des fonds dans ce but, lors de la réunion de janvier. Ces fonds approuvés par l’Exécutif feront partie d’une allocation budgétaire séparée.

Tu auras à envoyer à JCI, au plus tard le 15 décembre, le devis d’un billet aller et retour pour te rendre à la Conférence de ta zone assignée en utilisant la Fiche de demande de budget d’un Officier (Annexe 1). Tu seras informé du montant de ton budget voyage pour te rendre à ta conférence, avant ton départ pour JBM.

Voyage à la réunion de janvier et au Congrès. Les déplacements des officiers pour se rendre au Congrès mondial et à la Réunion de janvier du Conseil d’administration font l'objet d'une allocation budgétaire séparée. Le voyage comprend le prix du trajet aller-retour depuis ton domicile jusqu'à St. Louis (pour JBM) ou jusqu’au lieu du Congrès. L’officier aura droit également à un hébergement à l’hôtel en chambre simple ou chambre double à partager selon les dispositions budgétaires. Si un officier préfère ne pas partager sa chambre avec un collègue officier, JCI paiera la moitié du prix de la chambre double, à charge de l’officier de couvrir la différence. JCI couvrira également les frais d'inscription des officiers pour le Congrès et offrira une inscription gratuite au Congrès pour les conjoints mais par contre JCI ne prendra pas en charge l’hébergement des conjoints ou autres frais concernant les conjoints.

Affaires financières de JCI. Il est vital que tu saches, en tant qu’officier JCI, comment le budget de l’organisation est approuvé et révisé, d’où provient l’argent, qui est autorisé à effectuer des déboursements et qui tient les livres.

L’exercice va du 1^er janvier au 31 décembre. La méthode qui sert à établir le budget est définie dans le STATUT 23-5, comme suit :

La procédure de présentation du budget est la suivante :
a. Le Secrétaire général doit présenter aux membres du Comité des finances une proposition de budget pour l'année suivante lors de la réunion mi-annuelle de l’Exécutif.
b. Cette proposition de budget, accompagnée des recommandations de l’Exécutif et de toutes les révisions jugées nécessaires par le Secrétaire général et le Trésorier, sera envoyée ensuite à tous les membres de l'Assemblée générale, le 1^er septembre au plus tard.
c. Les membres de l'Assemblée générale qui souhaitent faire des observations, des suggestions ou des recommandations sur le budget devront les communiquer par écrit, au Secrétaire général avant le 1^er octobre, dernier délai.
d. La proposition de budget, accompagnée de toutes les observations reçues, sera transmise aux membres du Comité des finances et mise à l'ordre du jour de la réunion de ce Comité lors du Congrès. Le budget qui aura été recommandé suite à la réunion du Comité des finances au moment du congrès sera ensuite présenté à l'Assemblée générale pour approbation, conformément au Statut 6-2 (d)."
Lors du Congrès, le Comité des finances comprend tous les membres de l’Exécutif (sous la présidence du Trésorier) ainsi que de tous les membres supplémentaires nommés par le Président, dont au moins quatre seront des présidents en exercice d'une organisation nationale, aux termes du Statut 22-6 et sur approbation de l'Assemblée générale. Entre les congrès, les membres de l’Exécutif agissent en tant que Comité des finances.
Le rôle du Comité des finances au moment du Congrès est de réviser le budget, d'offrir les suggestions de révisions qu'il estime appropriées ou nécessaires et de soumettre le budget proposé à l'Assemblée générale qui est la seule instance habilité à réviser et à adopter le budget pour l'année suivante.
Si des changements inhabituels de revenus ou de dépenses devaient intervenir au cours d'une année donnée, le Secrétaire général en informera immédiatement le Président et le Trésorier, qui après étude, pourront recommander des révisions budgétaires au Comité des finances qui examine le budget. Ensuite, le Comité des finances soumet un budget révisé ou des budgets révisés à l'approbation du Conseil d’administration, sous forme d’un vote par correspondance.
NOTA : Le Budget présenté à MYE se base sur le Plan d'Action. Le Plan d'Action et le Budget se préparent au cours des mois d'avril et mai. Si tu as des idées que tu souhaiterais voir dans le Plan ou le Budget, fais le savoir au Secrétaire général au cours de cette période de préparation.

Sources de revenus. A l'heure actuelle, JCI dispose de quatre sources principales de revenus :

a. Les cotisations des membres

b. Les recettes provenant des affiliations au Sénat et de la vente d’articles JCI aux membres,

c. Les parrainages et

d. Les perceptions des Conférences et Congrès JCI.

Les revenus de ces sources servent à couvrir les frais administratifs, programmes d’activités, publications, frais d’opérations et déplacements des officiers. Les revenus provenant des parrainages peuvent être assignés à un programme particulier ou à la production d'une publication. Les recettes provenant des affiliations au Sénat et les revenus de la Fondation JCI servent au développement.
Il est vivement recommandé à tous les officiers de l'organisation d'aider à identifier des sponsors éventuels et des bienfaiteurs pour la Fondation JCI.

Tenue des comptes. Tous les déboursements se font par chèque et de la manière prévue par l'Assemblée générale.

Le livre de caisse, le grand livre et tous les autres dossiers des comptes JCI sont tenus par le Secrétaire Général et sous le contrôle du Trésorier. Ces dossiers sont audités annuellement par des experts-comptables certifiés, nommés par le Président. Les états de comptes vérifiés sont distribués à tous les membres de l'Assemblée générale, accompagnés d'un état de toutes les cotisations en souffrance.

Tous les fonds JCI sont déposés sur des comptes en banque aux Etats-Unis d'Amérique (sauf pour certains comptes internationaux) et soumis à certaines mesures éventuelles destinées à assurer la sécurité de ces comptes.
E. ASSURANCE - ACCIDENTS ET MEDICALE
JCI a une police d'assurance brièvement décrite ci-dessous, servant à couvrir tous les officiers. Pour un complément d’information, le service des finances de JCI peut te fournir les détails complets sur cette police d'assurance.
Couverture dans le cadre d’une mission officielle pour le compte de JCI

Assurance tous risques 24h sur 24 lors des déplacements en cas de blessure corporelle survenant lorsque l’assuré occupe la place du passager et non pas celle de l’opérateur ou membre de l’équipage :

a. Avions en tous genres, mais des conditions spéciales s'apliquent aux vols non-commerciaux.

b. Tous les moyens de transport ou transporteurs réguliers.

La couverture de l’assurance intervient dans les classes suivantes :

a. Classe I : Comprend les personnes individuellement classées comme Président de la société titulaire de la police d'assurance (JCI) et se limite à celles-ci.

b. Classe II : Comprend les personnes individuellement classées comme Vice-président exécutif ou Vice-président de la société titulaire de la police d'assurance et se limite à celles-ci.

c. Classe III: Comprend les personnes individuellement classées comme Président sortant, Trésorier ou Conseiller juridique général de la société titulaire de la police d'assurance et se limite à celles-ci.

La couverture est payable dans les limites suivantes :

a. Prestations en cas de décès. Si une personne meurt pendant qu'elle est assurée pour cette prestation, le montant d'assurance vie figurant ci-dessous pour sa classe sera payé au bénéficiaire désigné :

Classe I :......Somme principale : 500 000 dollars

Classe II:.....Somme principale : 100 000 dollars

Classe III:....Somme principale: 100 000 dollars
b. Décès accidentel, perte d’un membre du corps et perte de la vue. Ces prestations sont payables pour les pertes (1) causées par blessures subies lors d'un accident intervenu pendant que vous êtes assuré, (2) intervenues dans les 90 jours suivant l'accident, et (3) sont le résultat direct des blessures, indépendamment de toutes les autres causes.

Prestations payables. Les prestations sauf en cas de décès sont payables à vous. Les prestations pour la perte de la vie sont payables à votre bénéficiaire. Le montant total figure dans le barème de l'assurance. Il sera payé lors de l'occurrence de l'une des pertes suivantes :

a. La vie

b. les deux mains ou les deux pieds

c. la vue des deux yeux ou

d. deux ou davantage de ce qui suit : un pied, une main, la vue d'un oeil.
La moitié de votre montant complet est payable pour la perte de :
a. une main

b. un pied

c. la vue d'un œil ou

d. la parole ou l'ouïe

La perte d'une main ou d'un pied signifie la coupure au niveau du poignet ou de l'articulation de la cheville ou plus haut. La perte de la vue signifie la cécité totale et permanente.
Le montant total payable pour toute perte causée par des blessures subies dans un seul accident n'excédera pas le montant total de l'assurance. De plus, cette assurance ne peut pas être cédée et elle ne peut pas être convertie en police d'assurance individuelle.

Exclusions. Aucune prestation ne sera payée pour les pertes causées par ce qui suit, ou aggravées par ce qui suit :

a. Maladie ou traitement médical ou chirurgical, excepté une infection formant du pus provenant d'une coupure ou blessure accidentelle.

b. Suicide, tentative de suicide, ou blessure infligée délibérément par une personne saine d'esprit ou non.
c. Tout acte de guerre, que celle-ci soit déclarée ou non, ou des blessures intervenues lorsque la personne assurée sert dans les forces armées d'un pays ou d'une instance internationale.
d. Voyage ou vol, ou descente d'un vol ou débarquement de vol en tant que membre de l'équipage si le vol se fait dans un but d'instruction ou pour des essais quelconques.
e. Voyage par avion militaire sauf comme passager.
f. Voyage par avion qui n'est pas muni de certificat de navigabilité aérienne valide et en vigueur.
g. Perte causée par une course, des épreuves d'endurance ou la participation à tout concours de vitesse ou de performance.

Les frais médicaux encourus par les officiers au cours de leurs déplacements seront considérés comme des dépenses dont le remboursement est autorisé, sous réserve des conditions suivantes :

a. Les frais encourus couvrent le traitement médical par un praticien habilité ou pour le séjour en hôpital en-dehors du pays de résidence de l’officier.

L’officier doit voyager pour des affaires officielles et autorisées par JCI.

CHAPITRE III
SERVICE PERFORMANT EN TANT QU’OFFICIER
A.VISITES
Les officiers JCI sont les ambassadeurs des organisations. Au cours de ton année d’exercice en tant que leader de l’organisation, tu auras à voyager, rencontrer des membres et promouvoir les idéals de notre organisation. Les visites peuvent être extrêmement utiles, ou au contraire, si elles ne sont pas bien préparées, une perte de temps et d’argent. Les raisons pour lesquelles les officiers JCI effectuent des visites aux organisations nationales sont :

Faire la promotion des objectifs de JCI et de ses membres.

Former, motiver et inspirer les officiers nationaux et les membres.

Promouvoir les programmes JCI et encourager les organisations nationales à les mettre en place.

Appuyer le leadership de l’organisation et encourager la participation active des membres.

Promouvoir les manifestations internationales de JCI comme les réunions régionales, les Académies, les réunions de zone, les conférences et les congrès.

Evaluer la participation des organisations nationales et locales aux programmes JCI et informer le siège mondial sur ces activités.

Encourager et favoriser la croissance de l’effectif.

Aider les organisations nationales et locales à surmonter les challenges.

Rencontrer des sponsors possibles et valoriser JCI auprès des sponsors, des médias et d’autres associations.

Evaluer la performance de l’organisation et transmettre un feedback à JCI.

Préparer ta visite

Moment propice. Pour remplir les objectifs de ta visite, tu dois t’y prendre le plus tôt possible avec l’organisation nationale. Donne toi au minimum cinq semaines de préparation. Selon le poste que tu occupes, mieux vaut visiter les organisations nationales au début de l’année. Il est recommandé aux Vice-présidents de se déplacer de préférence avant le 30 avril, à moins d’avoir reçu une autorisation spéciale du Vice-président exécutif. Les officiers JCI tiendront le siège JCI au courant de leurs plans de voyages. Au moment de voyager, tiens compte des jours fériés ou des fêtes religieuses, comme Pâques pour les pays chrétiens ou le Ramadan pour les pays musulmans.

Ton conjoint. Malgré l'absence de règlement particulier visant à encourager ou à décourager les officiers à se faire accompagner par leur conjoint au cours des visites dans les organisations nationales, il est toutefois recommandé qu'ils voyagent seuls. Les officiers JCI doivent se consacrer entièrement à JCI et les exigences sur leur temps sont nombreuses, comme par exemple, de devoir travailler tard le soir, partir très tôt le matin ou accepter d’être accueilli dans les foyers. De nombreux pays s'attendent à ce qu'un officier international soit disponible 24 heures sur 24 et ne considèrent certainement pas la visite comme un divertissement. La présence du conjoint au cours de la visite d'un officier international risque de créer certaines complications, tant pour l'organisation nationale que pour l’officier, ce qui pourrait se répercuter sur l’efficacité de la visite. Si tu envisages de voyager avec ton conjoint, obtiens d'abord l’approbation du Secrétaire général.

Plan. Comme il a été exposé au Chapitre II, le plan que tu proposes pour tes visites fait partie intégrante du rapport de début des activités et devra parvenir au siège mondial JCI avant le 31 décembre. Une fois approuvé, tu auras à communiquer ton plan à tes organisations nationales en leur indiquant :

a. Le lieu d'arrivée et de départ.

b. La date et l'heure d'arrivée et de départ
c. Les numéros de vol
Il faut que chaque organisation nationale te prépare un itinéraire interne, en te conseillant sur le trajet à suivre, et, dans la mesure du possible, sur les numéros de vol et des dates afin de pouvoir inclure les escales dans ton billet international. Souligne l'importance d'éviter autant que possible de devoir revenir sur tes pas à l'intérieur du pays, parfois très cher. La plupart des voyages internationaux permettent un nombre pratiquement illimité d'escales à l'intérieur du pays, sans frais supplémentaires, pourvu que tu continues ton voyage dans la même direction.
Demande à avoir l'itinéraire complet entre les mains au plus tard cinq semaines avant ton départ. Ce laps de temps est nécessaire, pour pouvoir faire quelques réajustements éventuels et en informer toutes les personnes concernées.

Conditions de visas et de santé. Ne néglige pas les visas et certificats de vaccination. Fais-en la demande bien à l'avance,- il faut pas mal de temps pour obtenir trois ou quatre visas lorsque tu dois envoyer ton passeport d'un endroit à l'autre. Commence à faire la demande des visas nécessaires dès que tu rentres du Congrès.

Vérifie les conditions de santé (certificats de santé, vaccins, etc.) pour les pays que tu vas visiter. Il se peut que tu aies à consulter un médecin pour un examen physique, une ordonnance ou un certificat particulier.

Nourriture. Lors de tes voyages dans des pays dont le régime alimentaire est différent du tien, fais attention à ce que tu manges. Evite les aliments crus et bois beaucoup d’eau. Emporte aussi des vitamines et suppléments qui te permettront de tenir malgré des horaires exigeants lors de tes visites. Dans tous les pays, fais attention à la boisson.

Comportement. Souviens toi que tu es un officier international et quelles que soient les tentations, rappelle-toi que ton comportement sera soumis à l'analyse critique des membres JCI. La visite de tes organisations nationales assignées peut constituer une expérience extraordinaire et extrêmement précieuse pour toi. Toutefois, il est encore plus important que ta visite soit inestimable pour les organisations nationales que tu vas visiter.

Programme. Communique le but de ta visite aux organisations nationales. De nombreux officiers sont traités comme des touristes, ce qui est fort agréable pour eux, mais sans aucune valeur pour JCI et les organisations nationales qu'ils visitent. Pendant ta visite, garde présent à l'esprit que ta responsabilité primordiale concerne les organisations nationales. Fais attention de ne pas perdre un temps précieux à te déplacer d'organisation locale en organisation locale, ce qui est le travail des officiers nationaux. Tu es là pour leur montrer la manière la plus efficace de procéder et non pas pour le faire à leur place.

Tu dois :

Passer un certain temps avec le président.
Assister à une réunion des officiers nationaux et si possible, animer une formation.
Visiter le secrétariat national (s'il y a lieu) et examiner les opérations en cours.
Rencontrer les officiers nationaux individuellement.

e. Aider les organisations nationales et locales autant que possible dans leurs efforts de relations publiques.

f. Envisager de prononcer une intervention face à un groupe d'organisations locales si tu ne peux pas visiter toutes les organisations locales.

g. Rencontrer autant de membres que possible pour des discussions informelles.

h. Rencontrer des institutionnels et des personnalités nationales.

i. Voir les projets des organisations locales.

Il serait peut-être préférable de suggérer un itinéraire aux organisations nationales pour les aider à préparer ta visite.

Tes interventions et présentations. Prépare tes interventions ou présentations avant de quitter la maison. Tu dois avoir le matériel qui te permettra de :

Prendre la parole lors des réunions des officiers nationaux.
Prendre la parole lors des réunions régionales.
Prononcer une intervention face aux représentants des organisations locales.
Prendre la parole devant les médias.
Prendre la parole devant les membres éventuels.
Faire des présentations sur JCI pour le grand public.

Aies à ta disposition le matériel pour des séminaires sur :

La Gestion d’une organisation locale.
La Planification des projets.
La Formation des leaders locaux.
La Formation des leaders nationaux.
Les Domaines d’Opportunités JCI.
Programmes et services JCI.

Tu peux faire le même exposé de base partout où tu vas, un bon exposé vaut la peine d'être répété. Lorsque tu voyages dans les organisations nationales, veille à apporter quelques articles promotionnels de JCI, des petits cadeaux et quelques publications JCI sur disque ou sous forme d’un texte imprimé.

Au moment de t’adresser aux organisations nationales ou aux officiers nationaux :

Soutiens le président national.

Fais référence aux accomplissements et activités en cours.

Souligne l'importance de la croissance et de l'expansion.

Explique tes objectifs en soulignant vos objectifs mutuels.

Souligner l'importance de l’officier national qui prête assistance aux organisations locales pour :

La formation des officiers.

Les communications.

La motivation.

Les inspirer et les inciter à l’action.

Mettre l’accent sur les programmes et les services de JCI.

Au moment de t’adresser aux organisations locales ou aux officiers des organisations locales :

Soutiens le président, les officiers et l'organisation nationale.

Mentionne les accomplissements et les activités en cours.

Encourage les membres à "penser en grand" pour un projet au moins au cours de l'année. Donne des exemples de projets remarquables dans des organisations locales similaires dans d'autres parties du monde.

Montre aux membres comment ils peuvent jouer un rôle dans le développement de leur ville ou de leur communauté; donne-leur des exemples.

Montre aux membres comment ils peuvent se développer ; donne-leur des exemples.

Montrer comment les jeunes peuvent prendre plaisir à participer aux activités de l'organisation locale.

Explique les programmes et les services JCI qui pourraient éventuellement intéresser les membres.

Encourage les membres à penser au-delà de leur propre communauté, ville ou pays.

Présente leur quelques challenges.

Fais participer les membres en posant des questions pour solliciter leur opinion.

Explique ce que font les membres dans d'autres parties du monde et parle leur des coutumes de ton propre pays.

Crée un climat d'activité en injectant l'esprit d'aventure, le challenge, le service et la solidarité qui constituent l'essence de JCI.

Expliquer l’infrastructure de JCI et du siège mondial JCI.

Instructions pour une conférence de presse ou une interview diffusée dans les médias. Pendant ta visite, il se peut que tu participes à une conférence de presse. Pour te préparer à l'interview, revois ce qui suit :

Développe les points spécifiques à soulever lors de l'interview et répète-les le plus souvent possible.

Fais à l'avance une répétition de l'interview dans des conditions réalistes, c'est-à-dire lumières, caméras, micros, etc.

Porte une tenue sérieuse, évite les couleurs vives, le blanc et les imprimés exagérés.

Garde à l'esprit que la télévision est un média d'impressions ; l'image que tu projettes est tout aussi importante que ce que tu dis.

Essaie de parler d'avance au présentateur sur les sujets qui seront abordés.

Fais des réponses brèves ; les réponses longues seront probablement abrégées d'office.

Sois parfaitement honnête dans tes déclarations aux médias. N'essaie pas de noyer le poisson ou de répondre à une question dont tu ignores la réponse.

Adapte tes réponses à ton public. Relie tes commentaires aux intérêts personnels du spectateur ou de l'auditeur.

Ne dis pas "sans commentaire." Si tu ne peux pas répondre à une question, explique avec tact pourquoi tu ne peux pas le faire.

Ne traite jamais la presse avec hauteur. Les journalistes, dans la plupart des cas, sont des individus hautement qualifiés et intelligents. Traite-les comme tels.

N'essayez pas d'embrouiller le sujet principal. Si un journaliste te pose une question difficile, n'essaye pas d'esquiver la réponse en changeant de sujet. Ça ne marchera pas.

Sois au courant des situations, de la politique mondiale, et des questions délicates affectant les pays que tu visites. Dis ce que tu penses, mais sois bien au courant des faits.

Demande l’avis de tes organisations nationales avant de les impliquer dans tes déclarations publiques.

Liste des choses à faire après avoir terminé ton voyage

Remplir en ligne ton Rapport de visite à l’ONM sur le site de JCI.

Faire le suivi de tes recommandations.

Envoyer des lettres ou emails de remerciements à l’organisation nationale et à tous ceux qui t’ont accueilli chez eux.

Soumettre tes demandes de remboursement pour les dépenses, en ligne sur le site JCI et envoyer les reçus et justificatifs au siège mondial JCI.

Revois tes objectifs pour tes organisations nationales pour les changer éventuellement.

Contribuer à JCI News en leur envoyant tes expériences.

B.SERVICES AUX ORGANISATIONS NATIONALES
Les voyages ne sont pas ta seule responsabilité au cours de l'année. Tu as de nombreuses autres obligations à satisfaire, et ton travail n'est pas fini lors de ton retour de voyage.

Suivi. Si ton voyage a été couronné de succès, tes organisations nationales devraient être enthousiastes et pressées d'en faire plus qu'auparavant. Tu devrais avoir accru leur désir d'expansion, de développement et de mieux s’occuper de leurs organisations locales. Tu devrais avoir été en mesure d'améliorer l'efficacité de leurs activités locales et les connaissances des membres au sujet des programmes et services de JCI. Dans chaque ville, tu auras appris sur les projets proposés et les projets déjà réalisés.

Tu auras fait des recommandations aux organisations nationales et aux officiers nationaux, régionaux et locaux. Examine tous les points pendant que tu es encore en train de voyager et dès ton retour, repasse en détails toutes les recommandations faites et les points soulevés au cours de ta visite.

Prépare un plan pour la mise en place de tes recommandations et fais-en le sujet d'une lettre à envoyer dans les 14 jours qui suivent ton retour. Un officier qui a été un ambassadeur remarquable lors de ses voyages risque d’échouer lamentablement s'il n’assume pas le suivi des recommandations faites, jusqu'à leur exécution.
Surveille de près l'amélioration de la gestion de l'organisation nationale. Ecris aux officiers nationaux pour leur communiquer tes idées sur la meilleure façon d'encourager les organisations locales à redoubler d'activité. Rapporte tous les points intéressants, instille des idées de programmes et encourage l’action (y compris les programmes JCI).

Informer les Présidents nationaux des programmes et activités JCI. Outre leurs autres activités, les officiers JCI doivent tenir au courant les présidents nationaux sur tout ce qui se passe dans l’organisation internationale. Ils jouent le rôle de conseillers auprès des présidents nationaux, en ce qui concerne les affaires de l’organisation, les événements et les changements de politique et font des suggestions constamment pour les inciter à participer aux activités internationales. Les officiers JCI doivent faire des recommandations sur la participation de leurs présidents nationaux aux événements internationaux et au rôle qu’ils devraient y jouer. L’accent sera particulièrement mis sur les Conférences de zone et le Congrès mondial.

Publication d'un Bulletin. De nombreux Officiers JCI qui t’ont précédé ont régulièrement publié un bulletin comme moyen de communication avec leurs organisations nationales au cours de leur année de mandat. Ces bulletins qui ont été distribué aux officiers nationaux, traitent des points d’intérêt particuliers se rapportant à la zone et des programmes JCI. Ce genre de bulletin peut être un instrument utile. N'oublie pas d'en envoyer des exemplaires au siège JCI.

Assister aux réunions JCI. L’Exécutif se réunit au moins trois fois par an, en janvier, juin et novembre. Le Conseil d’administration se réunit au moins deux fois dans l’année, en janvier et en novembre. Il t’est demandé de participer à la Conférence JCI de ta zone assignée, au Congrès et tout particulièrement aux réunions du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale. Avant ces réunions, demande à tes organisations nationales de t’informer de tout sujet qu'elles souhaitent soumettre à discussion au cours des réunions. Transmets ces points au Secrétaire général pour qu’ils les mettent à l'ordre du jour.

Tu as été élu pour faire partie du Conseil d’administration et tu as été assigné à certains pays. Sois prêt à jouer ton rôle dans la gestion des affaires de JCI dans le monde entier. Etudie toutes les infos que tu reçois avant d’aller à une réunion et revois les rapports des autres officiers pour pouvoir faire des recommandations pour une future orientation de l’organisation. Participe à toutes les réunions. Encourage les délégués de tes organisations nationales à assister au Congrès et à jouer un rôle actif. Aide les dans ce sens ; une réunion internationale sera une nouvelle expérience pour eux.

Généralités. Au cours l'année, tu risques de te sentir frustré ou déçu par ce que tu ne parviendras pas à accomplir. Néanmoins tu peux exercer une influence fort bénéfique sur les pays qui t’ont été assignés, donc continue sur ta lancée.

Ne te laisse pas envahir par la frustration, accepte les challenges, maintiens ton intérêt pendant toute l'année et travaille sur tous tes objectifs. Tu auras non seulement la satisfaction de savoir que tu as fait un bon travail et contribué à l'avenir de JCI, mais aussi tu te seras fait de nouveaux amis dans d'autres pays - membres locaux, officiers nationaux et internationaux - qui seront tous fiers de te considérer comme leur ami.

C. COMMUNICATION : L'ÂME D'UNE ORGANISATION INTERNATIONALE
A JCI, l’opportunité pour tous les officiers de mener personnellement les affaires se produit normalement plusieurs fois par an - au moment du Congrès et au cours des visites des Vice-présidents. Ce n'est qu'au cours de cette brève période que les officiers peuvent échanger directement des idées et des informations avec leurs contreparties et avec les représentants et les délégués des autres organisations nationales.
Pour le reste de l'année, les affaires JCI dépendent de l'efficacité des communications (correspondance, fax, téléphone, courriel, etc).
La coutume veut que les officiers envoient des copies de leur correspondance à toutes les parties intéressées. Savoir à qui envoyer une copie est une question de jugement personnel. La règle générale est toutefois d'envoyer une copie aux personnes directement concernées par le sujet de la communication.

Correspondance particulière :

Le siège JCI a adopté un système de classement électronique. Il est vivement recommandé d’envoyer toute ta correspondance avec JCI par voie électronique. Les communications via Internet sont non seulement plus rapides, mais aussi plus économiques et efficaces. Mais il est très facile d’être submergé. En tant qu’officier JCI tu recevras des emails du monde entier et on s’attend à ce que tu y répondes immédiatement. Tu recevras toute une série de conseils sur le protocole à suivre pour les mails de JCI, lors de la réunion de janvier du Conseil d’administration. Ci-joint quelques conseils en avant-première pour t’aider à gérer ta correspondance en ligne :

Si tu reçois un mail qui t’est adressée directement, tu dois y répondre dans les 48 heures
Si tu reçois un mail et tu fais partie des « CC », il s’agit d’un mail envoyé à titre d’information uniquement. Si tu dois répondre, fais le pour l’auteur du mail uniquement.
Si tu souhaites envoyer un mail à un certain nombre de personnes et que tu t’attends à recevoir des réponses émanant de plusieurs personnes, tu dois taper tous les noms des personnes dont tu espères une réponse à la ligne des adresses. Pour ceux à qui tu envoies ton mail à titre d’information, mets-les dans les « CC ».
Vérifie ta correspondance en ligne au moins trois fois par jour ou une fois par jour lorsque tu voyages.
Si tu penses que tu ne pourras pas répondre à tes emails pendant plus de deux jours, tu dois mettre en place une réponse automatique pour expliquer que tu ne peux pas répondre immédiatement.

Correspondance en général : toute la correspondance d’intérêt général est à adresser au Secrétaire général. Toutes les recommandations sur la meilleure façon d’améliorer les services aux membres et tout ce qui concerne les questions administratives seront envoyées au Secrétaire général qui veillera à ce qu’elles soient transmises directement au personnel du siège chargé de ces points. On te donnera une adresse email spéciale pour communiquer avec le Secrétaire général. Fais appel à ton bon sens au moment de décider à qui tu souhaites envoyer une copie de tes communications par mail. Il est conseillé d’envoyer une copie aux Directeurs d’un département particulier qui ait à voir avec ton mail. Il est déconseillé de communiquer directement avec le personnel administratif sans avoir reçu l’accord préalable du Secrétaire général JCI.

Correspondance avec le Président JCI. Tiens compte du fait qu’en général, il voyage beaucoup au cours de l’année, au moment de lui envoyer une communication. Lorsque le Président est en déplacement, un membre du personnel JCI au siège pourra sans doute t’aider avec certaines demandes qui se font d’habitude au Président. Si nécessaire, envoie une copie de ta communication au Secrétaire général qui veillera à ce que suite soit donnée à ta demande.

Terminologie pour la correspondance. Il est demandé à tous les officiers d’utiliser les titres et la terminologie figurant dans la Constitution pour tous leurs rapports et correspondance afin de réduire le risque de malentendus.

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