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Manuel des officiers jci


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MANUEL DES OFFICIERS JCI

SOMMAIRE
INTRODUCTION 1

CHAPITRE I : TOI EN TANT QUE CANDIDAT À UN POSTE JCI 2


  1. Avant le Congrès 2

  2. Lors du Congrès 3


CHAPITRE II : TOI EN TANT QU’OFFICIER JCI 5


  1. Immédiatement après les élections 5

  2. Le mois de décembre 8

  3. Calendrier des rapports 12

  4. Finances 14

  5. Assurance 19


CHAPITRE III : SERVICE PERFORMANT EN TANT QU’OFFICIER………22


  1. Visites 22

  2. Services aux Organisations nationales 28

  3. Communications 29


ANNEXES 32
1. Fiche de demande de budget 33

2. Rapport des dépenses de voyage de l’Officier 34

3. Code de déontologie des Officiers JCI 35

MANUEL DES OFFICIERS JCI
INTRODUCTION

Devenir un Officier JCI est une date capitale pour ta carrière à la Jeune Chambre et sera probablement ton expérience la plus excitante de ta vie. Certains officiers auront l’occasion de répéter cette aventure passionnante en se faisant élire à nouveau à d’autres postes d’officier JCI. Pour d’autres, ce sera une expérience absolument unique. Par conséquent il est vital que ta performance soit top au cours de l’année de ton mandat en tant qu’officier JCI. Acquiers toute l’expérience que tu peux, tout en prêtant tes services au mieux de tes capacités. N’oublie pas qu’en tant qu’officier JCI, tu as droit au respect et à l’admiration des membres JCI du monde entier. Tu deviens une référence pour le leadership dans l’organisation et il n’y a pas de meilleur moyen d’être un bon leader qu’en donnant l’exemple.


Ce manuel se propose de te présenter toutes les informations essentielle pour remplir au mieux tes fonctions d’officier JCI ; il te servira de guide. Tu es vivement encouragé à utiliser ce livre à titre de référence avant de commencer ton service et tout au long de ton année en tant qu’officier JCI.
Ce manuel comprend trois chapitres :
CHAPITRE I : TOI EN TANT QUE CANDIDAT À UN POSTE JCI

-- traite de tes responsabilités en tant que candidat.
CHAPITRE II : TOI EN TANT QU’OFFICIER

-- donne le détail des responsabilités importantes que tu as assumées en tant qu’officier et te sert de guide pour être performant dans l’exercice de tes fonctions.
CHAPITRE III. SERVICE PERFORMANT EN TANT QU’OFFICIER

-- donne des informations spécifiques sur les voyages, visites et communications.
Alors que tu entames ton année de leadership, prends conscience de l’extraordinaire impact que tu auras sur l’avenir de notre organisation. A travers ton leadership remarquable, notre organisation connaîtra une croissance. Fixe toi des objectifs élevés pour toi-même et tes membres et pense toujours à laisser une impression hautement positive de l’organisation chez tous ceux que tu vas rencontrer au cours de ton année de leadership. Remplis tes fonctions avec fierté car bien peu ont le privilège de vivre cette opportunité unique.
Le Secrétaire général

JCI (Jeune Chambre Internationale)



CHAPITRE I
TOI EN TANT QUE CANDIDAT À UN POSTE JCI
A. AVANT LE CONGRÈS
La clé pour avoir une année à succès au cours de ton mandat est la planification. Pour t’aider à te préparer pour un congrès mémorable et excitant, ci-joint quelques points clés à prendre en compte.
1. Ta santé

En tant qu’Officier JCI tu auras beaucoup de déplacements à effectuer, il te faudra participer à de longues réunions, rester debout pendant des heures d’affilée et prendre part à des manifestations qui vont se prolonger très tard dans la soirée. Il est essentiel pour toi de demeurer en bonne santé tout au long de ton année de leadership.




    • Commence par une visite médicale et tu pourras présenter les résultats de cette visite au Comité des candidatures lors du Congrès.

    • Veille à faire au moins trente minutes d’activité physique tous les jours pour garder la forme. Les exercices cardios sont hautement recommandés. Et il faudrait peut être revoir ton régime alimentaire pour le remplacer par des aliments plus sains. Ton médecin peut te recommander ce qui te convient le mieux.


2. Conseils pour voyager

    • Vérifie que tu as ton visa pour être présent au moment du Congrès. Demande l’aide du siège JCI si nécessaire et prends contact avec l’ambassade du pays où se tiendra le Congrès pour plus de renseignements.

    • Réserve tes billets à l’avance pour être sur d’avoir le meilleur prix et une place assurée.

    • Prévois d’arriver tôt en t’accordant suffisamment de temps pour récupérer avant que le Cours de formation des candidats ne commence.

    • Vérifie que tu as bien tous les vaccins exigés pour avoir le droit d’entrer dans le pays qui accueille le Congrès.

    • Prévois de réserver ton hôtel d’avance pour être sur d’avoir une chambre. JCI recommande vivement à tous les candidats de descendre à l’hôtel officiel du siège.

    • Informe le siège JCI de tes réservations d’hôtel et de ton itinéraire de voyage au Congrès et retour.


3. Documentation

En tant que candidat, il faudra te familiariser avec les documents suivants avant le Congrès :




    • Le Manuel des Officiers JCI

    • La Constitution JCI

    • Le Programme du Congrès

    • Tes études de cas et exercices

    • Le Guide JCI des Procédures Parlementaires

    • Roberts Rules of Order


4. Matériel promotionnel

Avant d’imprimer un quelconque matériel promotionnel, assure toi qu’il remplit bien toutes les conditions exigées. En cas de doute, n’hésite pas à contacter le siège JCI. Laisse libre cours à ton imagination car la créativité du design pour un matériel promotionnel peut contribuer décisivement à l’élection d’un officier JCI.


5. Exercices et Etudes de cas

Tu recevras par email des Exercices et Etudes de cas, qu’il te faudra remplir et remettre à JCI avant le 15 octobre. Ces exercices et études de cas te donneront un aperçu des problèmes que doit affronter un Officier JCI. Ne les considère pas comme un test, mais plutôt comme une opportunité pour toi de te préparer pour l’année de ton mandat.


NOTA : Constitution et Manuel des Règlements JCI

Avant le Congrès, tu devras étudier la Constitution et le Manuel des Règlements JCI, et tout particulièrement les Chapitres X et XI qui traitent de points comme les fonctions, les qualifications particulières, les attributions, les voyages et les normes de performance d’un Vice-président exécutif JCI et d’un Vice-président JCI. Ces informations te serviront au cours du processus de sélection et devraient répondre aux questions que tu pourrais avoir sur le poste de Vice-président exécutif JCI ou Vice-président JCI.


B. LORS DU CONGRÈS

Dès ton arrivée sur les lieux du Congrès, contacte le membre du personnel JCI chargé des candidatures pour l’informer de ta présence. Donne lui tous les renseignements indispensables comme le nom de ton hôtel et le numéro de ta chambre.


Cours de formation des candidats : un cours de formation des candidats aura lieu avant le Congrès. Ta présence est obligatoire dans le but d’aider les candidats à en apprendre le plus possible sur l’organisation. Les instructeurs seront des anciens officiers JCI ainsi que des formateurs professionnels. Le présent manuel est une partie intégrante de ce cours de formation, donc veille à bien le réviser et n’oublie pas de l’emporter.
Pour profiter au maximum de ce cours, tu dois te reposer la veille et être prêt à participer. Tu n’arriveras guère à te concentrer si tu viens directement de l’aéroport après un vol très long.
Bien que les autres qui participent à ce cours de formation seront tes concurrents pendant les élections, tu peux les considérer comme une source de renseignements pendant le cours. Ils peuvent avoir plus d’expérience que toi dans certains domaines et pourront éventuellement t’offrir des connaissances utiles. Profite de toutes les occasions pour discuter sur le matériel présenté pendant le cours avec tes collègues candidats et « pique leur des idées. »
NOTA : lors de la session de formation des candidats, tu obtiendras tous les renseignements sur quand, où et comment afficher ton matériel promotionnel dans les différents hôtels du Congrès.
Comité des candidatures : au moment du Congrès, tu auras un entretien avec les membres du Comité des candidatures qui vont inspecter ton matériel promotionnel et te poser des question pour avoir une idée sur tes qualifications. Ils te poseront des questions sur la Constitution et tout particulièrement sur les fonctions et les responsabilités du poste auquel tu es candidat. Ils remettront un rapport à l’Assemblée générale sur tous les candidats avant les élections.
Campagne électorale

Une fois sur place au Congrès, if faudra que tu voies le plus grand nombre possible de personnes, et tout particulièrement les présidents nationaux. Tous les candidats auront l’occasion de prendre la parole devant les chefs de délégation, lors des caucus des Officiers JCI pour répondre à leurs questions et les convaincre qu’ils sont bien aptes à occuper leurs fonctions. Et il y a probablement mille autres choses que tu devras faire et donc pour garder la forme il faut absolument passer une bonne nuit de sommeil. Pour cette raison, l’Exécutif 1969 à pris la décision que tout candidat qui participerait à des soirées ou réunions entre minuit et 7h du matin sera automatiquement disqualifié.


Les caucus des Officiers JCI sont prévus pendant le Congrès. Voir le programme des activités du Congrès pour savoir l’heure exacte. On t’informera pendant le Congrès de l’heure exacte où tu auras à prendre la parole au cours des caucus. Les caucus ont été conçus pour que les candidats puissent rencontrer tous les chefs de délégation au cours d’une seule réunion au lieu de le faire individuellement.
C'est au président de ton organisation nationale ou au directeur de la campagne qu'incombe l'honneur de te présenter. Chaque candidat à Vice-président aura le droit de parler pendant un temps donné au cours des caucus. Tu seras informé du temps qui t’a été imparti pour ton intervention et pour répondre aux questions. Si le candidat ne parle pas l'une des langues officielles de JCI (anglais, espagnol, français ou japonais), il devra prévoir lui-même son propre interprète.
Certaines organisations nationales peuvent éventuellement décider d’avoir un entretien avec toi au cours de réunions ultérieures. La participation à ces réunions est vivement recommandée, à condition qu’elles ne se tiennent pas entre minuit et 7 heures du matin.
Autres réunions : Tous les candidats doivent assister à autant de réunions affaires et réceptions que possible pour se tenir au courant de ce qui se passe dans l’organisation. Lorsque tu as quelque chose à dire qui en vaut la peine, dis-le. Les conseillers internationaux vont t’évaluer pour décider de la valeur de ta contribution lors de ces réunions. Au moment des réceptions, fréquente tous les participants. Présente tes idées et écoute les opinions de tes interlocuteurs.
Résultats : Pas de doute que tu ressentiras une tension considérable au moment où le Président se lèvera pour annoncer les résultats. Que tu aies remporté la victoire ou non, tu dois être prêt à faire tout ton possible pour JCI au cours de l'année à venir. Si tu es victorieux, tu devras tenir les promesses faites, mais même si tu es perdant, il y a toujours une autre année qui t’attend. De nombreux anciens responsables internationaux ont dû s'y prendre à deux fois avant de se faire élire. Quel que soit le résultat, fais du bon travail afin de pouvoir, à la fin de l'année, jeter un regard en arrière et dire: "Je suis vraiment fier de moi."

CHAPITRE II
TOI, EN TANT QU’OFFICIER JCI
A. IMMEDIATEMENT APRÈS LES ELECTIONS
Alors ... tu as réussi. Félicitations !
Bien que tu n’entres pas en fonction avant le 1er janvier, tu as énormément de travail que tu dois terminer au cours de ce Congrès et avant la fin de l'année pour occuper ton poste le 1er janvier.
Réunions : Après avoir été élu, tu devras obligatoirement assister aux réunions officielles suivantes, dont les horaires et le lieu figurent sur le programme des activités du Congrès.
1. Réunion des deux Conseils d’administration. Une occasion pour le Président et le Conseil d’administration qui viennent d’être élus de rencontrer officiellement le Conseil d’administration sortant.
2. Réunion du Conseil d’administration et sessions de briefing. Tous les officiers JCI doivent participer à la réunion du nouveau Conseil d’administration. Les Vice-présidents exécutifs doivent également participer à la réunion de l’Exécutif et les Vice-présidents peuvent prendre part à cette réunion en tant qu’observateurs pour être vraiment au courant de tous les projets pour l’année à venir. Cette réunion du Conseil d’administration comprendra un briefing spécial pour t’expliquer tes responsabilités en tant que membre du Conseil d’administration.
3. Réunion avec l’équipe de ta zone
a. L’ensemble des objectifs pour la zone, le plan de développement à long terme et les organisations nationales prioritaires.
b. Ton rapport de début des activités et le programme de tes visites.
c. Organisations nationales assignées à chaque Vice-président.
d. La réunion de l’équipe de la zone avec les présidents nationaux.
4. Rencontre de l’équipe de zone avec les Présidents nationaux : il s’agit de la première réunion officielle entre les futurs officiers JCI et les présidents nationaux de la zone.
Autres réunions : outre les réunions prévues officiellement, il y aura des réunions informelles auxquelles tu dois impérativement assister avant de quitter les lieux du Congrès.

1. Réunion avec le personnel JCI : La première chose à faire après avoir reçu ton affectation est de rencontrer le personnel JCI assigné à la zone géographique qui te correspond. Le personnel JCI en question comprend le Secrétaire général JCI, le Directeur des finances et les Directeurs pour la croissance et de développement.
Pense à te procurer les documents clés suivants sur JCI :
a. Annuaire JCI pour l’année où tu as été élu
b. Tableau des effectifs des organisations nationales
c. Tableau des effectifs JCI sur 10 ans
d. Rapports de tes prédécesseurs au cours des deux dernières années. Tu peux obtenir ces documents en allant au centre des données du site JCI.
Etudie ces dossiers durant ta présence sur les lieux du Congrès afin de pouvoir poser des questions à ton prédécesseur et discuter de ton année à venir avec tes présidents nationaux assignés.
2. Réunion avec ton prédécesseur : tu dois prendre contact avec ton prédécesseur qui a été assigné aux mêmes organisations nationales ou à la même zone géographique dont tu auras la charge l’année suivante. Obtiens ses dossiers, rapports et recommandations personnels. N'hésite pas à lui poser des questions au sujet des pays qui t’ont été assigné afin de profiter de son expérience. Il serait bon de dresser la liste des sujets et des points que tu auras à aborder. Entre autres :
a. Le meilleur moment pour voyager.
b. La nature des réunions qui se tiennent.
c. Les restrictions de déplacement.
d. L'attitude vis-à-vis de la Jeune Chambre Internationale.
e. Ce qu’il convient de souligner.
f. Us et coutumes du pays.
g. Tes objectifs éventuels.
h. Tout ce qui n'est pas couvert dans les dossiers de passation.
Au cours de tes conversations avec ton prédécesseur, il est important de déterminer ce qu'il estime être les objectifs de chaque organisation nationale. Essaye de découvrir ces motifs dans l'expression de ses recommandations étant donné qu'il est important de conserver une continuité de direction pour chaque organisation nationale entre toi et lui. S’il a recommandé des changements profonds de structures ou de programmes, il est essentiel que tu assures le suivi de manière à fortifier ladite organisation nationale. Bien évidemment, les raisons invoquées pour ces changements seront un atout très précieux dans ton travail auprès de cette organisation nationale.
3. Réunion avec les Présidents nationaux : Malgré l'existence d'une réunion formelle avec les organisations nationales qui te sont assignées, il te sera fort utile de rencontrer personnellement les présidents de tes organisations nationales assignées et de la zone. Sers toi de la "liste de contrôle pour ta réunion avec les représentants nationaux pendant le Congrès" au cours de ces rencontres.
Toutes les réunions sont importantes, mais les réunions après le congrès seront parmi les plus importantes de toutes. C'est probablement la première fois que tu auras été un officier d’une organisation internationale. Ce n'est qu'après avoir été élu et plus particulièrement après avoir reçu tes pays assignés que tu te rendras compte de l'étendue des connaissances qu'il te faudra pour les pays que tu vas visiter.
Tu dois savoir poser les bonnes questions pour obtenir ces informations lors de ces réunions après le congrès.
Liste de contrôle pour ta réunion avec les représentants nationaux lors du Congrès : tes présidents nationaux repartiront du Congrès un jour ou deux après que tu aies reçu tes pays assignés. Ne rate pas l’occasion de :


  1. Te procurer les coordonnées (nom, adresse, numéros de téléphone/fax, email) de la personne qui sera ton contact dans l'organisation de tes activités. Pour certaines organisations nationales, ce n’est pas la responsabilité du Président national.

  2. Apprends les objectifs du président national pour l'année suivante.




  1. Procure-toi un exemplaire écrit de son plan d'action, s'il existe.




  1. Discute du Plan de développement à long terme et des principaux objectifs applicables à l'organisation nationale. Si l'organisation nationale est sur la liste des priorités ou des nouvelles extensions, tu devras discuter du développement et de la mise en place d'un plan d'action national personnalisé indiquant les responsabilités de JCI et de l'organisation nationale conformément à la Stratégie pour le développement de l'effectif JCI.




  1. Renseigne-toi sur le lieu et la date de la prochaine réunion des officiers nationaux.




  1. Assure toi que les dates proposées pour tes voyages dans toutes tes organisations nationales sont acceptables et permettront de maximiser ta productivité.




  1. Renseigne toi quant au genre de réunions et de programmes qu'on organisera pour toi.




  1. Vérifie que tes Organisations nationales prépareront ton itinéraire dans le pays.




  1. Apprends quelles villes elles voudraient que tu visites pour pouvoir les intégrer dans ton itinéraire général lorsque tu feras un devis pour le prix des vols.




  1. Veille à leur faire savoir que tu souhaites parler au plus grand nombre possible de membres inscrits et postulants.




  1. Renseigne toi au sujet des us et coutumes importantes.




  1. Discute de tes objectifs.




  1. Souligne que tu souhaites des réponses rapides à toute communication.




  1. Souligne que tu es là pour aider l'organisation nationale ; fais remarquer que tu t’efforceras de guider l'organisation nationale tout au long de l'année.




  1. Vérifie que le premier rapport du Programme 100 % d’efficacité a été envoyé au siège mondial de JCI (ou sera envoyé au plus tard le 31 décembre) ou remis au Directeur pour la croissance et le développement de ta zone lors du congrès. Assure toi que les données comportent une photo du président national pour l'Annuaire de JCI.




  1. Utilise « la fiche des infos préliminaires sur les déplacements des VP et EVP » pour mieux te préparer pour la visite. Elle devrait te donner un plan général de la visite, en identifiant les différentes tâches demandées par l'organisation nationale. Remets un exemplaire au Représentant national pendant la réunion et demande à ce que la fiche te soit rendue avant que le représentant ne quitte les lieux du congrès pour te donner le temps de préparer ton voyage.

Avant tout, souviens-toi qu'il te faut établir des rapports de confiance avec les officiers nationaux pour te gagner leur respect et leur coopération le plus tôt possible.


B. LE MOIS DE DECEMBRE
Décembre est un mois très important pour les officiers JCI. Il te faudra terminer de nombreuses affaires avant la fin du mois. Certaines sont couvertes en détails dans ce chapitre et plus loin. Ci-joint une liste de vérification de ce qu'il faut absolument faire pour décembre :


  1. Lire les dossiers de passation et faire des recherches sur les pays assignés.




  1. Terminer toute communication initiale destinée aux pays assignés. Veiller à ce que les organisations nationales aient bien fait parvenir leur premier rapport du Programme 100 % d'efficacité au siège mondial JCI.




  1. Préparer tes voyages et établir un budget prévisionnel.




  1. Faire la demande de visas, vérifier les restrictions de voyage et les vaccins nécessaires dans les pays que tu vas visiter.




  1. Compléter ton rapport de début des activités et l'envoyer au Secrétaire général au siège mondial JCI. Pour que ton rapport de début des activités soit complet, il te faut :




  1. Obtenir un devis pour ton déplacement à la réunion de janvier du Conseil d’administration.




  1. Te procurer un devis et itinéraire complet pour un billet aller-retour à tes pays assignés, y compris une proposition d’itinéraire avec tous les détails. (Voir la fiche de demande de budget d’un Vice-Président, Annexe n1).




  1. Obtenir un devis pour un billet d’avion aller et retour à la conférence de ta zone assignée.




  1. Rédiger un plan d'action pour tes buts et objectifs en tant que Vice-président pour l'année et pour chaque organisation nationale ; inclure les objectifs de chaque visite.




  1. Informer les organisations nationales de tes projets éventuels de voyage. N’oublie pas que ton budget de voyage et itinéraires sont sujets à approbation.




  1. Préparer le matériel pour les séminaires et les notes pour les présentations au cours des visites.




  1. Se familiariser avec le site JCI et toutes les publications disponibles sur le site.




  1. Prendre les dispositions nécessaires, au travail et chez toi, qui te permettront de disposer de suffisamment de temps pour faire du bon travail pendant l'année.

Les nouveaux outils de communication devraient te permettre de remplir aisément les points sur cette liste. Cependant avec toutes ces festivités en décembre, tu n’auras peut être guère le temps. Si tu termines tout ce qui est sur la liste, tu seras prêt à voyager en janvier. Mieux vaut voyager au tout début de l’année, sans toutefois compromettre une préparation sérieuse. Prends le temps voulu pour bien préparer tes déplacements.
Pour toutes les questions ou difficultés, contacte le siège JCI ou ton prédécesseur qui se feront une joie de te venir en aide.
Etudie les informations et fixe toi des objectifs : Une fois rentré chez toi après le congrès, étudie les dossiers de passation de tes organisations nationales respectives. Passe tes fonctions en revue en te référant à la Constitution.
Examine le Plan de développement à long terme et les organisations nationales prioritaires de la zone pour avoir une idée des objectifs fondamentaux et des orientations quant au développement de l’effectif pour les années à venir.
Essaie d'identifier les points forts et les points faibles de tes organisations nationales et prépare un plan pour favoriser leur développement. Dans le cadre de ton Rapport de début des activités, tu dois fixer des objectifs pour chaque organisation nationale et chaque visite. Tu dois avoir différents objectifs pour chaque organisation nationale étant donné que leurs stages de développement seront différents. Nul besoin d’avoir trop d’objectifs différent ou d’essayer d’édifier Rome en un jour. Choisis quatre ou cinq points qui selon toi devraient être adoptés par l’organisation nationale et concentre ta correspondance et tes interventions sur la réalisation de ces points.

Prépare tes voyages : Les voyages constituent certainement l'aspect à la fois le plus excitant et le plus difficile de tes fonctions de Vice-président. La meilleure occasion d'aider tes organisations nationales se présente lors d’un dialogue face à face. Toutefois, ne perds pas de vue que les voyages sont chers et fatigants et que ta visite à chaque organisation nationale sera à la fois trépidante et brève. Egalement, comme tu ne pourras probablement faire qu'une seule visite, tu ne pourras pas profiter de cette visite pour enquêter au sujet de secteurs qui pourraient demander un futur travail de rectification.
Etablir un itinéraire n'est jamais aussi simple qu'il y parait. Tu dois adapter tes voyages à ton calendrier personnel et professionnel et éviter d’empiéter sur les visites d’autres officiers JCI. Déplace toi à un moment favorable pour l'organisation nationale, en prévenant huit semaines à l’avance au moins de ton projet d’itinéraire et fais approuver tes propositions de voyages par le Secrétaire général avant de confirmer avec l’organisation nationale.
Commence à préparer quelques propositions de voyages sur les lieux-mêmes du Congrès.
Envisage de faire un voyage aller-retour qui couvre chacune de tes organisations nationales assignées par le trajet le plus direct. Essaye de décider combien de temps tu vas séjourner dans chaque organisation nationale. La recommandation est trois jours dans les petites organisations nationales et cinq jours ou plus dans les plus grandes.
Puis établis un projet d'itinéraire. Apporte le projet de ton itinéraire à ton agent de voyage pour en obtenir un devis que tu feras parvenir au siège JCI (sers toi de la fiche de Demande de budget pour un Vice-président, Annexe n1), étant donné qu'elle est indispensable pour la préparation de ton budget pour l'année et son approbation. Veuille noter que tu ne peux pas commencer tes déplacements avant que ton itinéraire de voyage n’ait été approuvé lors de la réunion de janvier du Conseil d’administration. Ce qui fait partie de ton rapport de début des activités.
Ton rapport de début des activités, avec ton itinéraire (les dates et les heures d'arrivée et de départ), le trajet aérien et le devis, seront approuvés lors de la réunion de janvier du Conseil d’administration. Toute modification de l'itinéraire et tout voyage supplémentaire que tu souhaites entreprendre sont également sujets à une approbation préalable.
NOTA : Il est bon d'écrire à chaque ambassade de tes pays assignés pour leur demander des renseignements. Fais savoir que tu comptes voyager au début de l'année suivante, que tu es chargé du développement et de l'expansion de la JCI dans le pays et que tu aimerais recevoir le plus d'informations possibles en référence. Par la même occasion, vérifie toute condition spéciale de voyage : par exemple, restrictions de visa, vaccins, les périodes particulières où il faut éviter les voyages, etc.
Ecris. Après ton retour du congrès, tu seras en mesure de consacrer davantage de temps à l'étude des dossiers de passation que t’auras remis le Directeur de la zone. Après les avoir étudiés à fond, tu auras peut-être des questions en dehors de celles qui ont été traitées au cours de tes rencontres en tête à tête avec les présidents de tes organisations nationales assignées, ou bien il y aura peut-être certains présidents d'organisations nationales dont tu n’as pas pu faire la connaissance lors du congrès.
Décembre est le mois pour terminer tes communications initiales avec chacune de tes organisations nationales assignées. Tu souhaites peut-être commencer également à leur donner quelques conseils ou suggestions. Dans tes communications initiales, tu peux éventuellement couvrir les points figurant sur la "Liste de contrôle pour ta réunion avec les représentants nationaux au cours du congrès". En outre, voici une liste de suggestions concernant les conseils à donner aux présidents des organisations nationales:


  1. Fais-leur savoir les dates prévues de ta visite et ce que tu comptes accomplir.




  1. Demande-leur un exemplaire du programme ou du calendrier de l'organisation nationale pour l'année et une copie du budget national.




  1. Encourage tes organisations nationales à présenter des formations pour les responsables des organisations nationales et locales. Persuade les de cibler un certains groupe de membres aspirants et pense à un plan pour réaliser cet objectif.




  1. Encourage-les à préparer un rapport d'expansion pour décider de l'endroit où implanter de nouvelles organisations locales.




  1. Persuade-les de la nécessité de maintenir le contact et de rester en communication avec toi.




  1. Demandez-leur un exemplaire de l'itinéraire qu'ils prévoient pour tes déplacements dans leur pays ; veille à ce qu'ils te tracent un itinéraire bien conçu afin d'éviter de revenir sur tes pas.




  1. Encourage-les à promouvoir le concept des Domaines d’Opportunités et du système des commissions.




  1. Demande des copies des procès-verbaux, communiqués de programmes, bulletins mensuels, rapport annuel, magazine national et de tout autre matériel qu'ils pourraient avoir.




  1. Encourage-les à préparer un bulletin mensuel pour leurs organisations locales.




  1. Demande-leur de s'adresser à toi pour toute assistance.




  1. Fais la promotion des programmes JCI (figurant sur la liste des Programmes et Services, Chapitre 4).




  1. Inspire les à participer au Programme 100 % d’efficacité.




  1. Encourage-les à trouver des donateurs pour la Fondation JCI.




  1. Explore toutes les possibilités de sponsorats de la part des grandes entreprises pour JCI.




  1. Encourage la participation au Congrès mondial et à la Conférence de zone.




  1. Encourage la participation au Programme des jeunes les plus Remarquables du Monde (TOYP).

Ce sont des éléments de base mais parfois les Officiers JCI omettent de donner ce genre de conseils. En conséquence, certains présidents d'organisations nationales ne savent pas quoi faire au début de l'année. Dans les organisations nationales plus grandes, le président est probablement au courant, mais certaines organisations nationales comptent sur le Vice-président pour leur donner conseil et leur indiquer la direction à suivre. N'hésite pas à dire au président ce que tu penses qu'il devrait faire dès que tu seras en mesure d'examiner la situation de son organisation nationale. Fais toutefois toujours preuve de diplomatie dans ton approche.


C. CALENDRIER DES RAPPORTS
Se conformer au calendrier ci-joint : tu devras remettre au cours de l'année un rapport en te conformant strictement aux dates indiquées, directement au siège JCI, en faisant appel aux outils mis à ta disposition sur le site JCI. La teneur et les dates d’échéances de ces rapports figurent ci-dessous.
NOTA : veille à bien respecter les dates d’échéance, afin de faciliter les opérations du siège mondial en te conformant au calendriers prévu.


  1. Rapport du début des activités. A remettre au siège JCI le 10 décembre. Ce rapport sera présenté à la réunion de janvier du Conseil d’administration (JBM) et comprend deux parties :



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