Lotus notes (+domino)

Pärnu kolledž

Majandus lektoraat

Anu Volmer

AÜTH2

LOTUS NOTES (+DOMINO)

Tarkvara kirjeldus

Juhendaja: Taavi Tamberg

(Palun tööd mitte avaldada)

Pärnu

2009

SISUKORD

1.1 Lotus Notes ja Domino sisu 4

1.2 Lotus Notes platvorm 7

1.3 Installeerimine ja litsents 8

2.1 Uue Lotus Notes võrdlus konkurent Microsoft Office’ga 10

2.2 Lotus Notes Eestis 11

Kokkuvõte 12

Kasutatud allikad 13

Lisa 1. Näidisekraanpildid 14

Lisa 2. Täpsustus tehtud töö kohta ning samuti võrdlus 2006. Aastal tehtud tööga 16

SISSEJUHATUS

IBM Lotus Notes ja Domino Enterprise’i tarkvara muudab meiliprogrammi sissetulevate kirjade kausta integreeritud töökohaks. See ühendab e-posti, kalendri, kiirsuhtluse, tootlikkuse tööriistad nagu Lotus Symphony, grupitöö rakendused ning võimaluse üles ehitada ja kasutada kliendihalduse või kolmandate osapoolte rakendusi, sh klienditugi, kliendihaldus, turustus, vestlusvormid ja blogid. Lotus Notes ja Domino toodetel on 145 miljonit litsentseeritud kasutajat üle maailma. (Postimees E24: 02.02.2009)

Lotuse tarkvara olemust näitab hästi tõik, et tarkvara, mis võiks hallata konkurentsivõimelise hinnaga väikeettevõtte suhtlust, suudab ühendada ligi 3000 töötajaga ettevõtte kommunikatsiooni, dokumendihalduse ja pärida arendatud lisarakenduste abil ka kõik vajaliku andmebaasidest. (Heinsoo, E. 13.09.2007)

Järgnevates peatükkides on kajastatud Lotuse Notes olulisemast aspektidest. Lisana on väljatoodud huvitavad pildid tarkvarast ning täpsustus ja võrdlus 2006 aasta tööga. Põhjus, miks töökirjutaja valis tarkvara kirjelduseks just Lotuse Notes'i, on selles, et ta ise töötab igapäevaselt Lotus 6.5-ga ning huvi antud tarkvara kohta, rohkem teadmisi ja teavet saada, oli suur.

1. TARKVARA OMADUSED

1. LOTUS NOTES JA DOMINO SISU

Lähemalt Lotus Domino poolt pakutavatest baasteenustest (funktsionaalsusest), millele tuginevad kõik Domino rakendused:

• 
  Töövood ja sõnumiedastus: grupivara lahenduste kriitiline osa, mis võimaldab hõlpsalt luua hajutatud, mitmeid omavahel seotud inimesi ja tegevusi hõlmavaid rakendusi lisaks lihtsatele e-maili ja diskussioonibaasidel.
  
• 
  Kalender ja ajaplaneerimine: isiklik kalender ja isikliku aja planeerimine, grupikalender, ülesannete täitmise jälgimine.
  
• 
  Kontaktide haldus: inimeste ja asutuste aadresside, telefonide, e-mailide, tegevuse ja muu informatsiooni hoidmiseks ja haldamiseks.
  
• 
  Replikeerimine: Võimas ja paindlik replikeerimisskeem geograafiliselt hajutatud rakenduste loomiseks, mobiilsete kasutajate töö toetamiseks. Replikeerimistehnoloogia abil on ka rakenduste uuendamine lihtne ja tarkvarauuendused kanduvad automaatselt edasi teistesse serveritesse ja/või kasutajate lokaalsetesse arvutitesse
  
• 
  Directory: kogu organisatsiooni kattev aadressiraamat, LDAP tugi, sünkroniseerimine näiteks olemasoleva WIN NT kasutajakontodega.
  
• 
  Liidesed teiste süsteemidega: reaalajas side relatsioonandmebaasidega, transaktsioonisüsteemidega.
  
• 
  Turvalisus: läbimõeldud ja paindlik turvamudel võimaldab isiku- ja rollipõhist juurdepääsukontrolli serverile, andmebaasidele, dokumentidele, dokumendi osa ja välja tasemeni, samuti kontrolli dokumentide loomise ja muutmise õiguste üle. Integreeritud PKI (avaliku võtme infrastruktuur) dokumentide krüpteerimise ja digitaalallkirja võimalusega, X.509 standardi tugi e-maili (S/MIME) tarbeks. SSL tugi veebiserveri poolt. Kasutajaid on võimalik autentida ka teiste (LDAP jt) directory'te kaudu.
  
• 
  Otsing: integreeritud täistekstiotsing võimaldab teostada otsingut andmebaasis üle kõikide dokumentide, pidades silmas otsingu teostaja juurdepääsuõigusi dokumentidele. Võimalik on otsing üle kogu serveri või serverite grupi, kaasa arvatud failisüsteemis asuvate dokumentide. Võimalik on eelnevalt defineerida otsingureegleid.
  
• 
  PDA tugi: Lotus Notes/Domino toetab enamlevinud PDA’d ning andmete (kalender, ToDo, e-post) eksporti/importi.
  

Mõlema kliendiga saab tänu replikeerimise võimalusele töötada nii online’s kui offline’s. Replikeerimise protsess võib käivituda automaatselt, vastavalt ettenähtud ajakavale või vajadusel käsitsi. Replikeerimine aitab oluliselt tööd efektiivsemaks muuta, kuna kasutajatel on võimalus neile vajalikule informatsioonile igalt poolt ja igal ajal juurde pääseda. Samuti ei pea kasutajad tööd pooleli jätma, kui serveri töö on katkenud, vaid saavad tööd jätkata oma tööjaamas ja hiljem uued andmed serveriga replikeerida. (GNT)

Lotus Notesi elektronpost on turvaline ja töökindel. Ja mis praegusel ajal eriti oluline - Notes'i post on immuunne laialt levinud elektronposti viiruste suhtes. Dokumentide loomisel saab kasutada nii Lotus Notesi oma tekstiredaktorit kui MS Wordi, Excelit ja teisi programme.

Lotus Notes lihtsustab informatsiooni leidmist ja jagamist. Eriliseks teeb Lotus Notesi see, et informatsioon on ühtviisi kasutatav nii sisevõrgus kui Interneti kaudu. See tähendab, et pole vaja ehitada eraldi intranetti ja Interneti kodulehti. Kõik on ühes tervikus koos ja see annab suure kokkuhoiu.

Lotus Notesi turvasüsteem kindlustab, et iga kasutaja pääseb ligi ainult tema jaoks ettenähtud informatsioonile. Isegi administraatoritel ei ole Lotus Notesi võrgus igale poole juurdepääsu.

Lotus Notesi turvasüsteem põhineb RSA avaliku ja eravõtmega šifreerimise tehnoloogial. Igal Notesi kasutajal on oma ID-fail. Seda võib võrrelda elektroonilise võtmega, mille abil kasutaja Notesi süsteemi avada saab. ID-faili abil on kasutaja üheselt määratud, ning süsteem jätab meelde, kus keegi midagi luges või muutis.

Lotus Notesi turvasüsteemi suurim eelis on tema kasutamise lihtsus. Peale Notesi võrku sisselogimist töötab turvamehhanism kasutaja jaoks märkamatult. Kasutaja ei pea tegema lisapingutusi, et seda rakendada. See omakorda tähendab, et kasutajad ei leiuta viise, kuidas turvanõuetest mööda hiilides lihtsamalt hakkama saada.

Lotus Notesi kasutajal on juurdepääs olulistele andmetele olenemata asukohast. Töökohast eemal viibides saab töötada täpselt samamoodi nagu töökohal - vastata elektronpostile, täita tellimusvorme, kirjutada dokumente. Notesi andmeid saab kasutada ka koos pihuarvutitega, nagu Palm Pilot. Vajalikku informatsiooni saab kasutada kahel viisil: replitseerides Notesi andmebaase ning Interneti kaudu.

(Rääk, O. 07.03.2009)

2. LOTUS NOTES PLATVORM

Lotus Notesi server kannab Domino nime. Domino seepärast, et ta sisaldab endas mitme erineva serveri-elektronposti, andmebaasi, Interneti (HTTP) jm. funktsionaalsust.

Domino serverist on samuti mitu erinevat varianti:

• 
  Domino Mail Server - Domino serveri lihtsam ja soodsama hinnaga variant. Sisaldab elektronposti, kalendri, standardsete (kohandamata) Lotus Notesi andmebaasid. Sisaldab ka veebiserveri, mille kaudu saab posti ja muid rakendusi kasutada brauseri abil üle Interneti.
  
• 
  Domino Application Server - see on kõige levinum server, mida tuntakse Lotus Domino nime all. Sisaldab sama mis Domino Mail server, pluss andmebaaside kasutamise võimaluse. Sisaldab ka veebiserveri rakenduste kasutamiseks brauseri abil.
  
• 
  Domino Enterprise Server ja Domino Advanced Enterprise Server - võimsamad variandid Domino serverist suurematele firmadele. Toetab suuremat arvu protsessoreid ja palju muid täiustusi, mis on vajalikud suurtele süsteemidele.
  

Domino serveriperekond ja Domino rakendused on platvormsõltumatud, võimaldades valida sobivaima serveriplatvormi iga konkreetse ülesande lahendamiseks, nagu Windows NT (Alpha), OS/2, Unix (AIX4.3.1, Solaris 2.6 (SPARC ja Intel), HP-UX 11.0, Linux ( Intel: Caldera, Red Hat, SuSE, Turbolinux ), AS/400, S/390. Domino server toetab kõiki levinumaid Interneti standardeid ja protokolle näiteks - SMTP, MIME, S/MIME, POP3, IMAP, LDAP, NNTP, X.509, HTTP, SSL, X.400 (lisatoote abil), rakenduste arendamise vahendeid ja keeli (LotusScript, Java, HTML, JavaScript, XML, CORBA, COM/OLE, C/C++ (lisatoote abil), Visual Basic (lisatoote abil)). Domino platvormil on täielik XML tugi.

Kuna Domino server sisaldab endas ka integreeritud veebiserverit, siis on kõik Domino rakendused koheselt kasutatavad veebilehitseja abil lisaks Lotus Notes’i klientidele. Domino transleerib oma rakendused dünaamiliselt HTML-keelde, nii jääb ära rakenduste loomine mitmes eri keskkonnas. Lisaks integreeritud veebiserverile on Domino serverit võimalik integreerida teiste veebiserveritega, nagu Apache, Microsoft IIS ja IBM WebSphere.

Domino head küljed:

1. Domino serveri stabiilsus - mis tagab süsteemi pideva kättesaadavuse.

2. Kaugtöövõimalused ja erinevad juurdepääsumeetodid, mis teevad töötamise paindlikumaks ja hõlpsamaks.

3. Süsteemi skaleeritavus, mis ei sea piiranguid asutuse süsteemi arengule ja selle laienemisele asutuse siseselt ja allasutuse kaasamisele süsteemi.

4. Turvalisus, mis hoiab süsteemist eemale mittesoovitud isikud ning viirused – seni pole Dominole suudetud luua ühtegi edukat viirust.

5. Arendamise lihtsus, mis võimaldab süsteemi pidevalt ja odavate vahenditega arendada ja täiendada, lisaks on saadaval mitmeid erinevaid kommerts- ja vabavararakendusi Domino platvormile.

6. Jätkusuutlikkus ja pidev eelmiste versioonide tugi, mis tagab selle, et uute versioonide korral ei ole vajalik süsteemi väljavahetamine või rakenduste pidev ümberkirjutamine.

7. Avatud standardite ja erinevate platvormide toetus, mis tagab Domino ühilduvuse ja andmevahetuse mistahes teise platvormi või andmebaasisüsteemiga. (GNT)

3. INSTALLEERIMINE JA LITSENTS

IBM Express Advantage on lihtsustatud litsentsiskeem, mis sobib väiksematele ettevõtetele. Väiksem on muidugi antud juhul suhteline mõiste, kuna see tähendab kuni 1000 kasutajat ühes organisatsioonis. Eesti mõistes on see muidugi tubli keskmine või isegi suur asutus. 2175 krooni maksab alla 1000 töötajaga ettevõtjale üks IBM Lotus Domino Collaboration Expressi litsents, mis annab õiguse kasutada ühel arvutil Notesi klientprogrammi ja Domino servertarkvara. Hinna sees on ka 12 kuud kasutajatuge. (Heinsoo, E: 13.09.2007)

Täpsemalt saab allpool lugeda litsentsist väiksematele ettevõttetele, kuigi sarnased Express litsentsid on olemas ka teiste IBM tarkvara tooteperekondade jaoks. Tehniliselt on tegemist sama tarkvaraga, mida kasutatakse suurfirmades. Express tarkvara pole kuidagi piiratud või vähendatud funktsionaalsusega. Erinevus Expressi ja tavaliste litsentsidega on, et reeglina on Express - litsentsid kasutajapõhised. Serverid, üks või mitu, on tasuta kasutajalitsentsidega kaasas. Kasutajalitsentsid on seotud kasutaja nimega: see tähendab, et kui üks inimene vahetub teisega, siis võib registreerida teise kasutajanime ja sama litsentsi rahulikult edasi kasutada.

Litsentse on kolme tüüpi:

• 
  Äriühingute litsentsid
  
• 
  Avaliku sektori litsentsid
  
• 
  Õppeasutuste litsentsid
  

• 
  Uus litsents + tarkvara hooldus (maintenance) 12 kuu jooksul peale ostmist
  
• 
  Olemasoleva litsentsi uuenduse taastamine (re-instatement) ehk Upgrade
  
• 
  Litsentsi hoolduse pikendamine (maintenace renewal)
  

2. TARKVARA RAKENDAMINE

Lotes Notes ja Domino kõige suuremaks konkurendiks on Microsoft Office. Microsoft Office’l on analoogsed funktsioonid ning oleneb täiesti ettevõttest endast, kumba tarkvara keegi tahab või soovib. Kõigepealt mõeldakse ikkagi ettevõtte vajadustele ja siis leitakse endale sobivaim. Lotus Notes on ikkagi grupitarkvara ja on oma tarkvara just sellele panustanud. Teistes tarkvarades on ka neid omadusi, aga mitte nii spetsiifiliselt.

2.1 UUE LOTUS NOTES VÕRDLUS KONKURENT MICROSOFT OFFICE’GA

Notes 8 eelversiooni põhjal võib öelda, et tarkvara on väga mugav. Peamiselt väljendub see selles, et mingi tööülesande täitmiseks tuleb kulutada vähem klikke ja aega, kui teiste kontoriprogrammidega töötades.

Uuenduslik ja silma torkav on ka rakenduste vahelehtedeks jagamine. Erinevalt Office'ist ei tule käivitada eraldi rakendusi. Näiteks ei ole vaja käivitada e-posti klientprogrammi kõrval eraldi tekstiredaktorit - eri rakendused ilmnevad nagu Mozilla Firefoxi või Internet Explorer 7 vahelehed.

Ka RSS-uudiselugeja jms on kasutatav pisirakendustena peaakna sees. Kui kasutada IBMi suhtlustarkvara, on võimalik väga erinevatel viisidel kõikjalt kontaktile kohe helistada või nendega üpris mitmel moel kust iganes suhtlust alustada. (Heinsoo, E. 05.04.2007)

IBM Lotus Domino Collaboration Express. Sisaldab:

Productivity Tools, Notes, Domino serveri kasutusõigust jne võimalik hind: 2175 krooni.

Microsoft Office Basic 2007. Sisaldab: Word, Excel, PowerPoint hind: 2820 krooni

(IBM Eesti)

2.2. LOTUS NOTES EESTIS

Eestis kasutavad Lotus Notes grupitöötarkvara järgnevad ettevõtted:

Riigikantselei (www.riigikantselei.ee); Elektroskandia (www.elektroskandia.ee);

Tervishoiuamet (www.tervishoiuamet.ee); Matkasport (www.matkasport.ee);

Sotsiaalministeerium (www.sm.ee); AS Silber Auto (www.silberauto.com);

Simens AG (www.siemens.com); IBM Eesti (www.ibm.ee);

Baltic Travel Group (www.baltic.travel); Eesti Energia (www.energia.ee);

Rimi Eesti Food AS (www.rimi.ee).

KOKKUVÕTE

Grupitöötarkvara Lotuse kasutamine võimaldab kiire ligipääsu infole, mis on oluline just kasutaja jaoks, tänu millele Lotus Notes võimaldab organisatsiooni efektiivsust tõsta, teha lühema aja jooksul rohkem ja paremini. Olenemata organisatsiooni suurusest, Lotus Notes on asendamatu abimees. (GNT. 2008)

KASUTATUD ALLIKAD

1. 
   Domino. E-Teatmik. [http://vallaste.ee/index.htm?Type=UserId&otsing=2219%20%20%20lotuse%20ja%20domino%20sõnaseletus]. Aprill 2009.
   
2. 
   SAP ja IBM toovad turule esimese ühiselt arendatud tarkvara. Postimees E24. [http://vallaste.ee/index.htm?Type=UserId&otsing=2219%20%20%20lotuse%20ja%20domino%20sõnaseletus]. Aprill 2009.
   
3. 
   Heinsoo, E. Uus Notes suudab asendada ka Office’i tarkvara. [http://www.ap3.ee/Default2.aspx?PaperArticle=1&code=3707/rubr_artiklid_370701]. Aprill 2009
   
4. 
   Rääk, O. Lotus teeb sinu elu lihtsamaks. [http://www.cv.ee/training/esileht/news.php?news_id=116&keel=]. Aprill 2009
   
5. 
   IBM Lotus Domino Notes. GNT. [www.gnt.ee/i/products/counter.asp?id_item=59&url_item=doc]. Aprill 2009
   
6. 
   Mida kujutab endast IBM Express Advantage Litsentsiskeem. Tarkvara ja muu. [http://blogi.digiart.ee/2008/02/14/mida-kujutab-endast-ibm-express-advantage-litsentsiskeem/#more-3]. Aprill 2009
   
7. 
   Hinnavaatlus. IBM Eesti. [www.ibm.ee/hinnavaatlus/]. Aprill 2009
   
8. 
   Heinsoo, E. Uus Lotus Notes suurendab konkurentsi Office’ga. [http://www.rmp.ee/uudised/tarkvara/5701?comments=1]. Aprill 2009
   

LISA 1. NÄIDISEKRAANPILDID

Vasakul ääres on Workspacest tõmmatud funktsioonid, et iga päeva tööd tehes ei peaks funktsioone kogu aeg otsima, vaid nad on käe all.

Vaade kirjadele, nii sissetulevad kui ka erinevate kaustade all olevad kirjad. Näha saab kõiki kirjade pealkirju, oleneb missuguse kausta avad. Teine nool, näitab aktiveeritud kirjapealkirja sisu ehk ülevaate. Nool suunab tähelepanu kõikidele vajalikele ja ise loodud kaustadele.

Allolev pilt on Lotus Notes Replikeerimis leheküljest:

See nool näitab nuppu, kust saab ise alustada replikeerimisprotsessi või siis peatada.

LISA 2. TÄPSUSTUS TEHTUD TÖÖ KOHTA NING SAMUTI VÕRDLUS 2006. AASTAL TEHTUD TÖÖGA

Lehitsedes 2006. aasta sama tarkvara kohta tehtud tööd, tekkis väikene ülevaade tarkvarast tollel aastal. Kuid ikkagi kaldun arvama, et oleks saanud tööd teha ka rohkem informatiivsemalt, sisukamalt ja seostuvamalt. Paraku aga puudub mul teadmine, palju leidus materjale Lotus Notes kohta 3 aastat tagasi.

Kuna tegu on ikkagi tarkvaraga ja infoühiskond areneb meil iga päevaga, samuti ka Lotus Notes, siis usun, et minu tehtud tööd võib pidada jätkuks 2006. aastal tehtud tööle. Lotus Notes on selle 3 aastaga palju edasi arenenud ja uusi versioone väljalasknud, millest võib-olla 3 aastat tagasi veel polnud juttu. 3 aastat tagasi tehtud töö keskendub rohkem faktidele, mina aga nende taha, ehk rohkem lahtiseletamisele.

Nagu eelpool mainitud, arvan, et käesolevat tööd võib pidada 2006. aasta töö jätkuks.