Logisztikai ügyintéző speciális feladatai

A vállalati célok teljesítéséhez és a vállalat (vagy a gazdaság) normális működéséhez a készleteknek egy meghatározott állandó szintjére van szükség, ami készletberuházásnak is tekinthető. Ez jelentős tőkelekötéssel jár, aminek anyagi, pénzügyi hatásaival a vállalati működés, gazdálkodás során folyamatosan számolni kell!

A készletek tipizálása a készletezési folyamatok sajátosságainak felismeréséhez és egyben a gazdálkodási módszerek differenciált kialakításhoz is támpontot ad.

1. Vásárolt készletek

2. Saját termelésű készletek

A vállalatnál e két főcsoport további bontása a konkrét igények szerint történhet. Így a vásárolt készleteken belül megkülönböztetünk alap-, segéd-, üzem- és fűtőanyagokat, tartalékeszközöket, árukat, göngyölegeket. A saját termelésű készletek között a termelésben lekötött, éppen megmunkálás alatti készleteket (befejezett termelés és félkész termékek) és a termelésből raktárra vett késztermékeket szokták megkülönböztetni.

Az üzemszünetek, eladási csúcsidőszakok, sztrájkok mind olyan előre látható események, amelyek a szervezeteket készletfelhalmozásra ösztönzik. A nagy valószínűséggel bekövetkező eseményekre a normálisnak mondható készletezésen felül anticipált vagy felkészülési készletet hozunk létre.

Ez az anticipált készlet képessé teszi a szervezetet, arra hogy megbirkózzon az előre jelzett kereslethullámokkal és kínálatcsökkenésekkel.

Ezek a készletek stratégiai jellegűek optimális meghatározásuk nehéz, ezért képzésük nagy kockázattal jár de, a készletezés elmulasztásakor bekövetkező hiányhelyzetek nagy kárt és ktg-et okozhatnak. (pl. leáll a gyártósor anyaghiány miatt, romolhatnak emiatt a fogyasztói kapcsolatok)

Sokszor igen gazdaságtalan a javakat fogyasztásuk ütemében előállítani vagy beszerezni. (pl.: a pék se akkor süt meg egy kilo kenyeret, amikor bemegy érte a vevő a boltba. Sokkal hatékonyabb, ha elkészít egy sorozatot. Amíg az elfogy, addig készíti a többit.) Két beszerzési mennyiség közötti időben elégíti ki a szükségletet ez a készletmennyiség.

Az előre nem látható okok bekövetkezésére a kereslet és kínálat ingadozása miatt a készletekben egy fluktuációs készletelemet különítünk el. A konzervek, édességek, cipők eladása napról napra változik. Ezrét legtöbbször nem reális ezeknek a termékeknek a keresletét előre jelezni. A készleteket akkor tekintjük kielégítőnek, ha biztosítják a nagyon erősen ingadozó fogyasztói kereslet kielégítését. Amikor az értékesítés felgyorsul vagy a rendelési idő, megnő, a fluktuációs készlet biztosítja a folyamatos termékáramlást. Képessé teszi a szervezetet arra, hogy fogyasztók igényeit átlagosnál nagyobb kereslet esetén is kielégítse.

(egyrészt a fogyasztók, felhasználók átlagostól eltérő, előre nem számított nagyobb igényeinek kielégítését szolgálja, másrészt az utánpótlások esetleges zavara (pl. késés vagy rossz mennyiségű, minőségű utánpótlás) esetén az átmeneti hiányok kiküszöbölését teszik lehetővé. A készletezés akkor kielégítő, ha biztosítja az erősen ingadozó fogyasztói kereslet kielégítését is, ezért a fluktuációs készlet biztosítja a folyamatos termékáramlást)

4. Szállítási készletek (úton lévő, mozgó készlet):

A termelési folyamat egyes lépései térben is elkülönülnek. Az alkatrészeket, részegységeket nagyon sokszor az ország egyik részében állítják elő és az összeszerelés miatt a másik részébe, viszik. Hasonlóan a késztermékeket is nagy távolságra szállítják. Nagy készleteket kell áramoltatni a termelési és elosztási folyamat zavartalanságának biztosítására. Ezeket az elosztási csatornában lévő és az áramlást, biztosító készleteket szállítási készleteknek tekintjük. Az összes olyan árucikk ide érthető, a késztermékraktárból a fogyasztó felé áramlóktól kezdve egészen az egyik gyárból a másikba tartókig.

(Azok a készletmennyiségek, amik birokunkban vannak, de nem rendelkezhetünk vele, mert az elosztási hálózatban éppen mozgásban vannak. A termelési folyamat egyes lépései térben is elkülönülhetnek és a szállítás nagy távolságot, időben pedig több napot, esetleg hetet is jelent. (pl. alkatrész jön Magyarországra Kínából). Ezek a készletek a tőkelekötés mellett további járulékos költséget is jelentenek (pl. biztosítás, adók, vámok, lopás, rongálódás). Gyakran hagyják figyelmen kívül ezeket a tételeket.)

5. Tartalékalkatrész-készletek

A készletek azon részeit, amelyek már működő berendezések alkatrészeinek pótlására, cseréjére használatosak tartalékalkatrész-készletnek nevezzük. Tartalékalkatrész-készlet lehet saját berendezéseink működésének fenntartására vagy gyártott termékek javításához biztosított alkarész.

A tartalék alkatrészeknek alacsony és kiszámíthatatlan keresletük van (ha nem romlik el semmi, nincs rá szükség), és a készlethiány költsége nagyon magas (ha leáll pl. egy gyártósor a tartalék alkatrész hiánya miatt)
A készletgazdálkodás hatékonyságát mérő mutatók
A készletgazdálkodás hatékonyságáról a készletek értéke önmagában nem sokat mond el. Éppen ezért szükséges az alábbi mutatókat alkalmazni:

1. Abszolút értéken történő értékelés

Fontos mozzanat a teljes tőkelekötés elemzése, valamint ennek terv szerinti alakulása, és az eltérés okainak tisztázása. A készlettervezés szorosan kapcsolódik ahhoz a konkrét logisztikai rendszerhez, amelyben a készletezés megvalósul. A fizikai megvalósítás rendszeréből kell levezetni az a készletnagyságot, amely a működési módnak megfelel. A mindenkori készletértéket ehhez a tervezhető készlethez viszonyítjuk.

A relatív mutatók időbeli összehasonlításra és célmeghatározásra alkalmasak. Legelterjedtebb közülük a forgási sebesség és a forgási napok száma (forgási idő). A két mutatót a gazdálkodás számos területén alkalmazzák.

A készletek értékéből, ill a költségekből kiindulva jól értékelhető segítségükkel a készletgazdálkodás hatékonysága.
Forgási sebesség (évi forgások száma):
Forgási sebesség = értékesített termékek bekerülési költsége

évi átlagos készlet

• 
  A gyors forgási sebesség előnyei:
  

• 
  kisebb kamatköltséggel, illetve kisebb hiteligénnyel jár, ha hitelből finanszírozza a vállalkozás a forgalom egy részét
  
• 
  kisebb a biztosítási költség
  
• 
  kisebb a helyigény
  
• 
  nő az értékesítés, és újabbak a készletek
  

• 
  A gyors forgási sebesség hátrányai:
  

• 
  nagyobbak a beszerzéssel kapcsolatos költségek
  
• 
  nagyobbak a hiány miatti veszteségek, és a kisebb készletek miatt értékesítés eshet ki
  

Készlet forgási idő =_________évi átlagos készlet_____________

Értékesített termékek bekerülési értéke
Ez a mutató jelentheti például azt, hogy a végtermék átlagos készletszintje hány napi kereslet kielégítésére elegendő.

A forgási idő a forgási sebesség reciprokaként is számítható.

• 
  Határidőre teljesített rendelések aránya az összes rendelések számához viszonyítva
  
• 
  Határidőre teljesített rendelési tételek aránya az összes tételek számához viszonyítva
  
• 
  Határidőre teljesített szállítások értékének aránya a teljes rendelési értékhez viszonyítva
  
• 
  Készlethiányos, vagy készlethiány nélküli napok száma a teljes működési idő alatt stb.
  

• 
  Készlethiányos napok száma
  
• 
  Készlethiányos napok készletértéke
  
• 
  Anyag és alkatrészhiány miatti állásidő stb.
  

Az ABC-elemzés a Pareto-elv készletekre konkretizált eljárása. A Pareto-elv más néven a 80-20-as szabály kimondja, hogy számos jelenség esetén a következmények 80%-a az okok 20%-ra vezethető vissza.

A Pareto-elv a vállalati gazdálkodás és döntéshozatal számos területén eredményesen használható elemzési módszer alapja lett, mely segít a fő problémák azonosításában.

A Pareto-elv alapján elkészíthető az ABC-elemzés melynek lényege:

- relatív fontosságuk szerint csoportosítja a termékeket

- segít a csoportok szerinti differenciált stratégia kialakításában, mivel a különböző fontosságú készletek esetében különböző készletgazdálkodási módszerek kellenek:

• 
  „A” csoportba tartozó készleteknél: (ezek a legfontosabbak)
  

• 
  Előrejelzés, értékelés, matematikai módszerek alkalmazása (akár havonta)
  
• 
  Pontos, naprakész nyilvántartás megkövetelése,
  
• 
  Heti, havi leltár
  
• 
  A kereslet, rendelések, biztonsági készlet gyakori felülvizsgálata
  
• 
  Átfutási idők folyamatos vizsgálata, naprakészen tartása
  

• 
  „B” csoportba tartozó készleteknél:
  

• 
  Itt is fontos a pontosság, így ugyanazok a módszerek mint az A csoportnál, de kisebb gyakorisággal
  

• 
  „C” csoportba tartozó készleteknél:
  
• 
  Alapvető rendelkezésre állás, egyszerű nyilvántartás (pl. csak mennyiségi)
  
• 
  Nagy rendelési tételek és biztonsági készlet tartása
  
• 
  Munkahelyi elérhetőség biztosítása, Laza ellenőrzés (pl. szemrevételez, nem számol pontosan)
  

A felhasználási értéken kívül fő ismérvnek választható pl. az átlagkészlet értéke. Ekkor a készletösszetétel jellegéről, készletlekötés sajátosságairól kapunk információkat (pl. drágább vagy olcsóbb készletből van-e nagyobb mennyiség lekötve)

A kétféle elemzés összehasonlítása (termék felhasználási érték – készletérték) segít feltárni a rendszerben lévő készletezési tartalékokat.
Az elemzések módszerek alkalmazása a készletgazdálkodás hatékonyságának javítására

(készletgazdálkodási stratégiák)
Vállalati szinten elsősorban azt kell meghatározni, hogy a készletezési rendszer hatékony működéséhez milyen készletszintre van szükség.

A készletgazdálkodás során egymásnak ellentmondó követelményeknek kell megfelelni az optimálisnál nagyobb készletek, növelik a költségeket a kisebbek, pedig veszélyeztetik az ellátást.

A készletfogyás üteme és mennyisége sem határozható meg mindig pontosan:

1. Determinisztikus készletfogyás: időben, mennyiségben pontosan meghatározható a készletek fogyása.

2. Sztochasztikus: nem határozható meg előre a készletek fogyásának mennyisége, a keresletben véletlenszerű kiugrások vannak
A készletezési rendszerben a szabályozó „eszköz” szerepét a rendelés (beszerzés) tölti be, ezért a készletezési folyamat a rendelésre vonatkozó helyes döntésekkel befolyásolható a leginkább.

Ennek során arra kell választ adni, hogy mikor és mennyit rendeljünk ahhoz, hogy az ellátás zavartalanságát biztosítani tudjuk.

Erre a két kérdésre adott válasz jellege, típusa határozza meg a készletszabályozási folyamat típusát, a készletgazdálkodás mechanizmusát. (vagyis hogy milyen modellt válasszunk)
A rendelésre vonatkozó mikor - mennyit kérdésre adott válaszok alapján a készletgazdálkodási mechanizmusok alapmodelljeit különböztethetjük meg.

Az időpontra (mikor) kérdésére adható válasz	A rendelési tételre (mennyit) nagyságára vonatkozó lehetőség
1. a rendeléseket rögzítetett (fix) időközönként adjuk fel (t)	1. a rendelési tétel nagysága előre rögzített, fix mennyiség (q)
2. a rendelésről (készletutánpótlásról) akkor döntünk, amikor a készletszint valamilyen meghatározott minimális értéket elér (s)	2. a rendelés nagysága akkora legyen, hogy a beérkezés után a készlet egy előre meghatározott maximális szintet (S) érjen el.

A készletgazdálkodási stratégiák ezeknek a válaszoknak a kombinációjából jön létre.

1. 
   Állandó ütemű stratégia (t, q)
   
   • 
     Rögzített időközönként (t) egyenlő fix nagyságú (q) tételek rendelése történik.
     
   • 
     Ez a gyakorlatban ritkán fordul elő.
     
   • 
     Fűrészfog modellnek is nevezik
     

2. 
   Ciklikus stratégia (t, S)
   
   • 
     Rögzített időközönként (t) előre meghatározott maximális készletszintre a meghatározott készletszintre való feltöltés (S).
     
   • 
     Mindig olyan mennyiségre szóló rendelést kell feladni, hogy a rendelés beérkezését követően a készlet a maximális szintet elérje. A beszerzendő mennyiségek meghatározásakor ezért figyelembe kell venni a beszerzési idő (utánpótlási idő: LT) alatt fogyó készletmennyiséget is.
     
   • 
     Ez a stratégia nem igényel folyamatos raktár készlet ellenőrzést, a rendelési munka jól ütemezhető.
     

• 
  A rendelési tételnagyságok eltérőek, ezért folyamatosan újra kell számolni őket
  
• 
  A rendszer nem nyújt biztonságot a véletlen hatások ellen, ezért alkalmazása akkor indokolt, ha a készletfogyás kevésbé ingadozik
  

2. 
   Kétraktáros stratégia (s, q)
   

• 
  Meghatározott minimális (s) készletszint elérésekor fix mennyiségű (q) rendelés feladása.
  
• 
  Folyamatos készletszint ellenőrzést kell, hogy tudjuk, mikor érjük el az adott minimális készletet, de emiatt jól kezelhető az előre nem látható, hirtelen készletfogyás is
  
• 
  Azonos mennyiségű rendeléseket adunk fel.
  
• 
  Az állandó mennyiségű beszerzés miatt a beszállítás munkája is jól ellenőrizhető.
  

2. 
   Csillapításos stratégia (s, S)
   

• 
  Meghatározott készletszint elérésekor (s) maximális készletszintre (S) való feltöltés.
  
• 
  Itt nem állandó sem, a rendelési időköz sem a rendelési mennyiség. Ezért folyamatos készlet ellenőrzést igényel.
  
• 
  Előnye, hogy a rendelési időpont az igényekhez igazodik.
  

Elszámoltatásuk alapja egyrészt a készletnyilvántartás, másrészt a tényleges raktári készleteket kimutató leltár.

A készleteket alkotó árucikkek mennyiségének számbavétele annak érdekében, hogy összehasonlíthatóak legyenek a könyvviteli nyilvántartással

1. 
   Leltározás előkészítése (leltározás előtt kell elvégezni az alábbi feladatokat)
   
   • 
     A tárolt készletek felülvizsgálata az azonosíthatóság szempontjából.
     
   • 
     Selejtezendő illetve leértékelendő készletek elkülönítése.
     
   • 
     Selejtezési, illetve leértékelési eljárás lefolytatása
     
   • 
     Jegyzőkönyv felvétele az elvégzett selejtezésről, leértékelésről (ekkor készül selejtezési, leértékelési jegyzőkönyv, mint bizonylat)
     
2. 
   Leltározás megkezdésekor elvégzendő feladatok (leltározási jegyzőkönyvben rögzíteni kell az elvégzett feladatot, ld. később)
   

• 
  A leltározásért felelős személy kijelölése (leltár előkészítés, végrehajtás, értékelés felelősének neve, beosztása, jegyzőkönyven rögzítése)
  
• 
  Leltározási terület kiválasztása (leltározandó raktár megnevezése)
  
• 
  A leltározás időpontjának a meghatározása (kezdő időpont, fordulónap)
  
• 
  A leltározásban résztvevő személyek megnevezése
  

3. 
   A leltározási tevékenység elvégzése (konkrét számolások (db szám), mérések (súly) elvégzése, eredmények rögzítése a megfelelő bizonylatokon)
   
4. 
   Leltározás befejezésekor elvégzendő feladatok
   

• 
  Az eljárásban felhasznált bizonylatok és rontott bizonylatok sorszámának feljegyzése (-tól, -ig, mivel ezek szigorú számadású bizonylatok)
  
• 
  A leltárfelelősök nyilatkoznak a leltározás szabványszerűségéről (ők anyagilag felelősek, ezért ha észrevételük, kifogásuk van a szabályszerűséggel kapcsolatban, jegyzőkönyve kell ezeket rögzíteni)
  
• 
  Leltározásban részvevők a jegyzőkönyvben aláírásukkal igazolják az adatok hitelességét.
  
• 
  A jegyzőkönyven végül fel kell tüntetni a leltározás befejezésének időpontját.
  

5. 
   Leltár kiértékelés
   

• 
  Feladata annak a megállapítása, hogy a könyvviteli nyilvántartások megegyeznek-e a tényleges leltár felvétel eredményeivel.
  
• 
  Hiány vagy többlet előfordulhat a leltározás során, ekkor
  
  • 
    ki kell vizsgálni az eltérés okát,
    
  • 
    meg kell állapítani a felelősséget, és
    
  • 
    határozatot kell hozni a szankciókról.
    
    • 
      Ezt a tevékenységet nem a raktár, hanem általában a szervezet pénzügyi, számviteli részlege végzi el.
      

Leltározás legfőbb bizonylata a már említett jegyzőkönyv, amelyben a leltározás megkezdésekor fel kell tüntetni a leltározásban résztvevők névsorát, a leltározás kezdési időpontját, a leltározás fordulónapját, a raktár megnevezését és a leltározás során használt bizonylatok típusait és sorszámtartományát.

• 
  Leltár felvételi ív: Akkor használjuk, ha kevés cikkelemszámú vagy heterogén (többféle cikket tartalmazó) tárolási egységet alkalmaznak.
  
• 
  Leltárfelvételi jegy: Akkor használjuk, ha egy-egy cikkelemből nagy a tárolási mennyiség és egy-egy cikkelem több homogén tárolási egységben található.
  

A készletnyilvántartás lényege, célja a készletek mindenkori aktuális állapotának nyilvántartása, valamint a működéssel kapcsolatos készletmozgások rögzítése.

Ezt a feladatot az erre szolgáló szigorú számadású, szabványos készletnyilvántartási és készletváltozási bizonylatok kitöltésével és folyamatos vezetésével lehet megoldani.

A készletnyilvántartással kapcsolatos bizonylatok egy-egy példányát a raktárban meg kell őrizni, sorszám szerint összegyűjtve, az utólagos ellenőrzés érdekében.

• 
  Papír alapú bizonylatokon valamint
  
• 
  Számítógépes adatrögzítéssel
  

• 
  Szabványos űrlap, melynek száma: B 12-152 r.sz.,
  
• 
  Neve: Raktári nyilvántartó karton
  
• 
  Ezen tartjuk nyilván minden cikkelemről külön-külön a raktári készletet
  
• 
  A lap megnyitásakor fel kell vezetni az árucikk azonosító adatait, beszerzési egységárát
  
• 
  Ha azonos termékeket különböző áron szereznek be, kétféle módon lehet a nyilvántartást elvégezni:
  

1. 
   Minden új beszerzési áron beszerzett cikk új terméknek minősül, új azonosító kóddal és új nyilvántartó kartont nyitnak neki
   
2. 
   A beszerzési árat soronként feltüntetik, így az ár nem lesz része az azonosításnak. Ekkor viszont az árat a készletváltozásoknál is fel kell tüntetni.
   

• 
  Fejléc: ha anyagféleségenként nyitjuk meg a kartont, ezeket az adatokat csak egyszer kell rögzíteni. Tartalma:
  

• 
  Nyilvántartási szám
  
• 
  A termék megnevezése
  
• 
  Mértékegység
  
• 
  Beszerzési vagy elszámoló ár
  
• 
  Raktári elhelyezés
  
• 
  Besorolási szám
  
• 
  Főkönyvi számla száma
  
• 
  Legkisebb és legnagyobb készlet mennyisége
  
• 
  A készletmozgatást rögzítő rovatok:
  

• 
  Keltezés (mikor érkezik be, mikor adjuk ki)
  
• 
  Bizonylatszám (szállítólevél száma)
  
• 
  Mozgásnem (Pl. 1= anyagbevétel, 2= anyagkiadás
  
• 
  Tényleges beszerzési ár (beszerzésenként eltérő lehet)
  
• 
  Növekedés, csökkenés, valós készlet
  
• 
  Tételsorszám (1-től indul felfelé)
  

• 
  Közvetlen adatfeldolgozás: Az áru mennyiségi és minőségi átvétele után az áruátvevő dolgozó a készletváltozást közvetlenül a gépbe rögzíti és kinyomtatja a bevételezési jegyet. Valamennyi készletváltozásnál így kell eljárni (rögzítés – nyomtatás). A bizonylat kinyomtatásával egyidejűleg a számítógép elvégzi a készletek mennyiségi változásának a nyilvántartását is, így a készletekről mindig azonos idejű, vagyis valós adatok állnak rendelkezésre.
  
• 
  Közvetett adatfeldolgozás: A kézzel kiállított készletváltozási bizonylatokat meghatározott időközönként átadják a számítógépes operátornak, aki rögzíti az adatokat. Az adatrögzítés során ügyelni kell az adatbevitel sorrendjére és először mindig a készletnövekedést, majd a készletcsökkenést kell rögzíteni. Ennél a feldolgozásnál csak bizonyos időeltolódással látjuk a valós készleteket.
  

A készletnyilvántartás további bizonylatait képezik a raktári készletváltozás bizonylatai: