VII. 1. Hivatal
-
A Hivatal az igazgató közvetlen alárendeltségében működő önálló szervezeti egység. A Hivatalhoz tartozó ügyintézők szakmai tevékenységüket a hivatalvezető közvetlen vezetésével végzik.
-
Felelős a Somogy MKI titkársági, szóvivői, jogi, rendezvényszervezési, ügykezelés és adatvédelmi, panaszügyi és igazgatási feladatainak végrehajtásáért.
-
Titkársági feladatok:
-
gondoskodik a Somogy MKI és az igazgatóhoz érkező iratok feldolgozásáról, ügyintézéséről, továbbításáról;
-
szervezi az igazgató hivatali programjait, figyelemmel kíséri azok alakulását és a megvalósulásukhoz szükséges feltételek biztosítását;
-
továbbítja és figyelemmel kíséri az igazgató által kiadott, vagy felettes szerv által meghatározott feladatok határidőben történő végrehajtását, jogkörében eljárva tájékoztatást kér a kijelölt felelősöktől;
-
végzi a vezetői és a feladat meghatározó értekezletekkel kapcsolatos adminisztratív feladatokat;
-
közreműködik a Somogy MKI által kötendő együttműködési megállapodások előkészítésében, szervezi az együttműködési megállapodások aláíratását;
-
összeállítja a Somogy MKI féléves vezetői munkaterveit, a havi naptári és ellenőrzési tervét;
-
nyilvántartja az igazgató, igazgatóhelyettesek, kirendeltség-vezetők szabadságát.
-
A Hivatal szervezetébe tartozó sajtószóvivő az igazgató közvetlen irányításával, a szakterületek támogatásával az alábbi feladatokat látja el:
-
szervezi és előkészíti az igazgató és az általa kijelölt személyek sajtószereplését;
-
rendszeres kapcsolatot tart fenn a BM OKF és más államigazgatási és rendvédelmi szervek szóvivőivel;
-
folyamatos kapcsolatot tart a médiaszolgáltatók képviselőivel;
-
koordinálja a média részéről érkező kérdésekre adandó válaszok összeállítását, jóváhagyását és megküldését;
-
kidolgozza a Somogy MKI kommunikációs tevékenységének fő irányait, területeit, módszereit, feladat- és eszközrendszerét;
-
felelős a Somogy MKI féléves munkatervei alapján a tájékoztatási és kommunikációs terv összeállításáért, elkészítéséért;
-
tervezi és szervezi a Somogy MKI kommunikációs tevékenységét, valamint az időszakos sajtótevékenységet;
-
szakterületek kérése alapján közreműködik a Somogy MKI kiadványainak elkészítésében, lakossági tájékoztató kampányok tervezésében;
-
közreműködik a Somogy MKI sajtóközleményeinek, sajtómeghívóinak és sajtó-háttéranyagainak előkészítésében;
-
sajtószervezéssel közreműködik a Somogy MKI által rendezett eseményeken, kiemelt ünnepi rendezvényeken, konferenciákon, szakmai versenyeken;
-
a feladat végrehajtást szükség szerint egyezteti a BM OKF, illetve más területi szervek sajtóreferenseivel, valamint az együttműködő, továbbá a társszervek azonos szintű szakterületi munkatársaival;
-
felelős a Somogy MKI internetes honlapja folyamatos működésének koordinációjáért;
-
koordinálja az infokommunikációs szakszolgálat honlappal kapcsolatos tevékenységet, tematikusan kialakítja a Somogy MKI honlapján a friss információk helyét;
-
végzi a Katasztrófavédelem folyóirat terjesztésével kapcsolatos feladatokat;
-
vezetői utasításra – a honlapon és a Katasztrófavédelem folyóiratban közzététel céljából – adott eseményről cikket ír, fényképfelvételt készít.
-
fotó, szükség szerint videó felvételeket készít a Somogy MKI szervezésében lezajlott eseményekről;
-
havi rendszerességgel archiválja a sajtófotókat.
-
Jogi szakterületen:
-
a szakterületek feladatainak ellátásához – szükség esetén – jogi tanácsot és tájékoztatást ad;
-
felhívja az igazgató figyelmét a feladatkörében tudomására jutott jogsértésekre és javaslatot tesz azok megszüntetésére;
-
részt vesz a gazdasági és egyéb döntések jogi szempontú előkészítésében;
-
felügyeli a helyi szervek jogi természetű tevékenységét,
-
indokolt esetben szabályozók kiadását, módosítását, vagy hatályon kívül helyezését kezdeményezi;
-
figyelemmel kíséri a belső normák jogszabályi megfelelőségét, az attól való eltérést jelzi a döntésre jogosult vezetőnek;
-
véleményezi, valamint ellenjegyzi a Somogy MKI normatív belső rendelkezéseinek tervezetét;
-
félévente előkészíti a belső normatív rendelkezések deregulációját és a hatályos normák címjegyzékének a kiadását;
-
gondoskodik a tárgy szerint illetékes szakterületek bevonásával a más szervek által előkészített jogszabályok, kormány-előterjesztések, valamint a közjogi szervezetszabályozó eszközök, illetve a nem jogi szabályozásra irányuló kormány-előterjesztések, jelentések és tájékoztatók belső véleményezéséről, a beérkezett vélemények jogi szempontú felülvizsgálatáról, összeállítja a Somogy MKI álláspontját összegző átiratot;
-
végzi a feladat- és hatáskör szerint illetékes szervezeti egység által előkészített szakmai tervezet véleményezését,
-
véleményezi és ellenjegyzi a Somogy MKI által kötendő szerződések tervezeteit;
-
véleményezi az igazgató külső szervekkel kötendő együttműködési szerződéseinek tervezeteit;
-
közreműködik a szolgálati feladatok ellátása során súlyos munkabalesetet szenvedettek kártérítésével kapcsolatos ügyintézésben;
-
ellátja a Somogy MKI jogi (peres és nem peres) képviseletét. Ezen képviseleti tevékenységét a Somogy MKI működéséből adódó munka- és polgári és közigazgatási jogi ügyekben a szakterületekkel együttműködve végzi;
-
igény szerint jogi tanácsadást nyújt a Somogy MKI és alárendelt szervei állománya részére.
-
Ügykezelés és adatvédelmi szakterületen:
-
ellátja a Somogy MKI-hoz érkező és az ott keletkező nemzeti és külföldi minősített és nem minősített adat védelméből adódó ügyirat-kezelési feladatokat, szervezi a Somogy MKI minősített és nem minősített adatvédelmi és ügyirat-kezelési tevékenységét;
-
a kinevezett biztonsági vezető irányításával kidolgozza és karbantartja a Somogy MKI minősített adatok védelméről szóló Biztonsági Szabályzatát;
-
gondoskodik a nem minősített adat védelméről szóló Iratkezelési Szabályzat és Irattári Tervben foglaltak érvényre juttatásáról;
-
javaslatot tesz az adatvédelemmel kapcsolatos belső szabályozók kibocsátására, módosítására;
-
működteti az elektronikus iktatási rendszert, felügyeli és koordinálja a kapcsolódó feladatok ellátását;
-
felügyeli az ügyiratkészítés formai követelményeinek érvényesülését, meghatározza az ügyiratforgalom rendjét;
-
segíti és ellenőrzi a helyi szervek adatvédelmi és ügyviteli tevékenységét, szervezi az ügyviteli és adatvédelmi képzéseket, továbbképzéseket a Somogy MKI munkatársai részére;
-
ellátja a belső adatvédelmi felelős számára a 2011. évi CXII. tv. 24.§-ában meghatározott feladatokat;
-
gondoskodik a BM OKF és a Somogy MKI Adatvédelmi és Adatbiztonsági Szabályzatában foglaltak érvényre juttatásáról,
-
teljesíti a ”Személyes adatok kezelésével és a közérdekű adatok megismerésével kapcsolatos” kérelmekkel összefüggő jelentéstételi kötelezettségeket.
-
Igazgatási szakterületen:
-
figyelemmel kíséri, segíti és ellenőrzi a helyi szervek igazgatási feladatait;
-
karbantartja a Somogy MKI Határidős Jelentések Táblázatát;
-
vezeti a belső szabályozó eszközök elektronikus nyilvántartását (belső informatikai hálózat);
-
koordinálja az állami, önkormányzati, társadalmi szervezetekkel fennálló együttműködésekkel összefüggő feladatok ellátását, vezeti az adatbázist;
-
elkészíti a hivatásos katasztrófavédelmi szervek pályázati tevékenységéről szóló éves jelentést.
-
összeállítja a Somogy MKI éves tevékenységét értékelő beszámoló jelentést a szakterületi beszámolók alapján.
-
Részt vesz a Somogy MKI által tartott átfogó és utóellenőrzéseken;
-
Javaslatot tesz a belső szabályozók módosítására, szakterülete vonatkozásában véleményezi az intézkedés- és jogszabálytervezeteket
-
A Hivatal működteti a Somogy MKI Ügyfélszolgálati Irodáját, ennek keretében feladatai:
-
lefolytatja a közérdekű kérelmekkel, panaszokkal és bejelentésekkel kapcsolatos eljárásokat;
-
szervezi, illetve végzi az ügyfélszolgálati elektronikus postafiókra érkező levelekkel kapcsolatos teendőket;
-
közreműködik a bejelentések, panaszok kivizsgálásában;
-
értékeli, elemzi az előző évi közérdekű bejelentéseket, javaslatokat és panaszokat, erről a BM OKF részére jelentést készít.
-
A rendezvényszervezés és a társadalmi kapcsolatok szervezése tekintetében feladatai:
-
koordinálja a Somogy MKI ünnepeinek, belső és külső rendezvényeinek lebonyolítását, felügyeli azokat, illetve részt vesz a szervezésükben;
-
elkészíti a rendezvények, ünnepségek, állománygyűlések forgatókönyvét, berendelőjét és megküldi az érintett szakterületeknek;
-
közreműködik a szakterületek rendezvényeinek szervezésében;
-
közreműködik külső rendezvényeken, kiállításokon a Somogy MKI megjelenésének szervezésében;
-
felügyeli a csapat-emlékszobák kialakítását, fenntartását.
-
Működteti a minőségirányítási rendszert, koordinálja a kapcsolódó feladatok ellátását.
-
Szervezi a Magyar Rendvédelmi Kar és a Közszolgálati Érdekegyeztető Tanács működésével kapcsolatos feladatokat.
-
Részt vesz a Somogy MKI által tartott átfogó-, utó- és célellenőrzéseken.
|