Fondo de desarrollo local de sumapaz fdls
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3.6. EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓNLa gestión de contratación efectuada por el Fondo de Desarrollo Local de Sumapaz ha sido deficiente en últimos años, como se evidencia en los distintos informes de auditoria presentados por la Contraloría, en los cuales se aprecia como en vigencias anteriores la administración presenta un rezago presupuestal ocasionado por la atraso significativo en los procesos de contratación de los recursos y por la recurrencia en los objetos de los proyectos los cuales varían mínimamente año a año. En el presente proceso auditor se evidencio:: Convenio Interadministrativo de Cofinanciación 13 de 2008 Objeto: “Desarrollar el proyecto 0108 conformación, consolidación y operación del sistema cultural con identidad local mediante el desarrollo e implementación del sistema local de cultura y/o eventos afines. Escuela de Educación Artística” Contratista: Universidad Distrital Francisco José de Caldas Valor: El costo total es de $308 millones, de los cuales $280 millones corresponden al FDLS y $28 millones a la Universidad Francisco José de Caldas. Fecha de suscripción: 26 de junio de 2008 Fecha de iniciación: 1 de julio de 2008 Plazo de ejecución: Siete (7) meses Apoyo a la Supervisor: Denise Barraza Manotas. 3.6.1 Hallazgo Administrativo 3.6.2. Revisado el informe de supervisión, correspondiente al mes de julio, no se ven reflejados en forma específica, cualitativa y cuantitativamente las actividades desarrolladas en las diferentes áreas artísticas. Igualmente en los informes rendidos tanto por la Universidad Francisco José de Caldas como del supervisor del convenio, no se evidencia el suministro de refrigerios para los estudiantes que participaron en las actividades, elementos que se encuentran descritos en los costos del proyecto. Se advierte a la administración que se puede derivar un presunto detrimento posible detrimento patrimonial, por valor de $20.099.999, el cual quedará determinado en caso de liquidarse el convenio en estos términos al no cumplir con lo pactado. Por otra parte, dentro de los tomos contentivos del convenio, se evidencia que la Universidad Francisco José de Caldas, en su condición de contratista, solo ha hecho entrega de los informes 1, 2, y 3, es decir los correspondientes a los meses de julio, agosto y septiembre, además, no se observa el informe final. Lo anterior incumple lo estipulado en la cláusula tercera, literal B), numeral 10., que enuncia: “CLAUSURA TERCERA. OBLIGACIONES DE LAS PARTES: …b) DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS…10. Presentar mensualmente al Comité Coordinador informes sobre las actividades desarrolladas dentro del convenio y un informe final que de evidencia del proceso adelantado y la evaluación de la implementación de los diseños operativos del SAAB. Teniendo en cuenta lo anterior, se observa falta de supervisión, evaluación y seguimiento por parte del FDLSF al convenio, incumpliéndose presuntamente con lo establecido en la cláusula octava numeral 6 del convenio No. 013 de 2007, literales a), b), c), d) y e) del artículo 2º de la Ley 87 de 1993. Hallazgo Administrativo 3.6.3. El convenio se suscribió el 26 de junio de 2008, y se inició el 1 de julio del mismo año, con un término de ejecución de siete (7) meses. A la fecha de evaluación del convenio por parte del equipo auditor, no se evidencia dentro de los documentos soportes el acta de terminación, situación que incumple lo estipulado en los pliegos de condiciones y en la cláusula cuarta del convenio, que reza: “PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONVENIO: El presente convenio tendrá una duración de siete (7) meses contados a partir de la firma del acta de iniciación”. Hallazgo Administrativo 3.6.4. Dentro de los documentos obrantes en los tomos contentivos del convenio, no se ve reflejado el aporte de cofinanciación ofrecido por la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, en cuantía de $27.000.000, incumpliendo lo establecido en la CLAUSULA QUINTA.- VALOR DEL CONVENIO”…y la UNIVERSIDAD aporta la suma de VEINTISIETE MILLONES DE PESOS ($27.000.000) m/cte representados en bienes o servicios…”. Se debe advertir a la administración que se puede derivar un presunto detrimento al no cumplir con lo pactado. 3.6.5 Cabe señalar que revisados los documentos soportes de este contrato, no reposa la totalidad de los recibos de pago de aportes parafiscales por parte de algunos contratistas. Se observa que esta conducta es reiterativa, toda vez que la misma ya esta contemplada en el plan de mejoramiento producto de la Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial a la Contratación, PAD 2008 Fase II, situación que será objeto de seguimiento en la próxima auditoria. Hallazgo Administrativo 3.6.6. Dentro de los documentos soportes, aparece la factura cambiaria de compraventa No. 141 del 20 de agosto de 2008, cuyo cliente es la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, donde aparecen relacionados diferentes instrumentos musicales por valor de $5.000.000. Revisados los documentos soportes del convenio, no aparece el recibo por parte de la administración local de los elementos descritos en la factura, así mismo, no se evidencia el ingreso de estos al almacén del Fondo de Desarrollo Local de Sumapaz. Con lo anterior se incumple lo normado en el numeral 3.2.19. INGRESO DE BIENES ENTREGADOS EN EL LUGAR DE UTILIZACION del manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes públicos del Distrito Capital, adoptado mediante Resolución 001 de 2001, así como los literales a, b, c, d, e, g del artículo 2 de la Ley 87 de 1993. Contrato de prestación de servicios No. 76 de 2008 Contratista: Sandra Maritza Díaz Amaya Objeto: La contratista se obliga para con el Fondo a asesorar y apoyar la gestión de la Administración Local de Sumapaz en todas las actividades y procesos para dar curso a los propósitos de reconocimiento, restablecimiento y garantía de los derechos de las mujeres en la localidad de Sumapaz. Lo anterior conforme a los pliegos de condiciones y a la propuesta presentada, los cuales forman parte integral de este contrato. Valor: $23.786.400.00 Fecha de Suscripción: 19 de septiembre de 2008 Fecha de inicio: 22 de septiembre de 2008 Plazo de ejecución: 6 meses Fecha de terminación: 21 de marzo de 2009 Fecha de liquidación: 26 de marzo de 2009 Interventoria: No hubo Supervisión: Alcaldesa Local de Sumapaz
Contratista: Fanny Carolina Bermúdez Jojoa Objeto: El contratista se obliga para con el FONDO a transferir a título de venta real material y efectiva de elementos navideños e iluminación para las diferentes dependencias de la Alcaldía Local de Sumapaz. Lo anterior conforme a los estudios previos y análisis de conveniencia realizados para tal fin, los cuales forman parte integral de este contrato. Valor: $11.835.000.00 Fecha de Suscripción: 5 de diciembre de 2008 Plazo de ejecución: 8 días contados a partir de la fecha de suscripción del contrato Acta de cumplimiento: 14 de enero de 2009 Interventoria: No hubo Supervisión: La Alcaldesa Local delego esta función en el Sr, Luis Fernando Villa según oficio del 5 de diciembre.
Tal como consta en acta del 5 de diciembre de 2008, la instalación de los arreglos fue realizada el 1 de diciembre, es decir en esta fecha el contrato estaba siendo ejecutado sin cumplir con los requisitos previos a su perfeccionamiento. Vale la pena aclarar que la etapa precontractual del contrato en mención presentó etapas así: Inscripción en el banco de proyectos: 2 de diciembre de 2008 Expedición del CDP No. 580 del 3 de diciembre – solicitado por la Alcaldesa Local según Memorando No.0206 del 2 de diciembre de 2008. Suscripción del contrato 5 de diciembre de 2008 Adquisición y aprobación de pólizas 5 de diciembre de 2008. Como se puede observar la ejecución de contrato se inicio antes de todos los pasos que se deben surtir en la etapa precontractual, se hace necesario recordar que todo acto que afecte el presupuesto debe contar con el CDP documento que corrobora que se cuentan con los recursos para cumplir con las obligaciones adquiridas.
Fecha de Suscripción: 5 de diciembre de 2008 Fecha de inicio: 15 de diciembre de 2008 Plazo de ejecución: 3 meses Fecha de terminación: 14 de marzo de 2008 Fecha de liquidación: sin liquidar Interventoria: No hubo Supervisión: Alcaldesa Local de Sumapaz delegó esta función en la contratista Sandra Maritza Díaz Hallazgo Administrativo 3.6.11. A folio 172 aparece el recibo de la Tesorería Distrital de fecha 04/02/2009 que soporta el pago de impuesto de timbre por valor de $1.378.892.00, el primer pago al convenio se realizó según orden de pago 17 del 20 de enero de 2009 y hecha efectiva en día 22 de enero según listado de ordenes de pago. Es decir se efectuó el primer pago antes que el contratista cumpliera con la obligación de pago del impuesto de timbre, obligación que este debía cumplir pues el impuesto de timbre se causo el 5 de diciembre, fecha en la cual se suscribió el convenio, y desde esa fecha surge la obligación tributaria, transgrediendo el art. 28 del Decreto 2076 de 1992. Hallazgo Administrativo con incidencia Disciplinaria y Fiscal 3.6.12. De acuerdo a lo acordado en las mesas de trabajo precedente a la presentación de este informe se unen los hallazgos 3.6.12 y 3.6.13. . A folio 46 aparece el formato de factibilidad proyecto de inversión local de fecha 10 de noviembre de 2008 sin la firma del profesional de planeación, en el formato ID-02 POBLACION OBJETIVO el punto 1.CUANTIFICACION. señala que la población objetivo serán mujeres de la localidad de Sumapaz y acompañantes liderezas funcionarias de la Alcaldía de Sumapaz. EN EL PUNTO 2. DESCRIPCIÓN DE LA POBLACION OBJETIVO se describe a la mujer campesina de la localidad, más no se describe el perfil de las funcionarias acompañantes ni el porque de la necesidad de esta compañía, es necesario anotar que en la ficha EBI, la cual se diligencia cuando nace el proyecto, en ningún momento se menciona la compañía de liderezas funcionarias y no existe al interior de la carpeta del contrato ni del proyecto ningún tipo de actualización de la ficha en mención; el estudio de conveniencia tampoco hace alusión a la población referida a liderezas funcionarias, quienes de hecho asistieron con cargos a los recursos asignados para el desarrollo del proyecto. Vale la pena mencionar que a numeral 21 del convenio se dice que el FDLS no cuenta con el recurso humano para el desarrollo de este tipo de proyectos, situación que se contradice con la asistencia de 4 funcionarias al encuentro de saberes en la Guajira. Por otra parte en desarrollo del convenio que nos ocupa se observan deficiencias tales como:
Contraviniendo el Manual de procedimientos para la organización y administración del banco de programas y proyectos locales (BPP-L) de marzo de 2005 y los literales a, b, y c del art.2 de la Ley 87 de 2003. Debido a la gestión fiscal antieconómica e ineficaz de la administración local en el manejo de los recursos del FDLS, se presenta un posible detrimento al patrimonio por valor $50.293.289.46, el cual se encuentra conformado por: CUADRO 33 CUANTIFICACION POSIBLE DETRIMENTO A PATRIMONIO ORIGINADO EN EL CONVENIO DE ASOCIACION No. 18 de 2008
Fuente: Carpeta del convenio no. 018 de 2008 – folios citados *El detrimento se calcula sobre la base de doce personas de acuerdo con el listado "sistematización" de las asistentes, por: 1. Personas poseen la calidad de funcionarias del FDL Sumapaz. La Alcaldesa Local, la responsable de presupuesto, la coordinadora Administrativa y Financiera, la supervisora del convenio (contratista), para un total de 4 personas que laboran en el FDLS. 2. La representante legal de Asodemuc, a renglón 54 del listado dice por nombre y apellido Asodemuc, la sra, Paulina Ruiz que hace parte de la cofinanciación de Asodemuc y la sra. Hermelinda Melo de Asodemuc, para un total de 4 miembros de ASODEMUC, dado que ASODEMUC como contratista no puede usufructuar los recursos de FDLS. 3. El grupo ejecutor compuesto por: Diana Carolina Méndez, Álvaro Moreno Rincón, William Santoyo Santos, Nicolás Francisco Reyes (Transporte ) para un total de 4 ejecutores esto sin tener en cuenta el renglón 60 que dice cupo perdido, pues no se tiene la claridad que paso con este cupo . En este folio se observa que los gastos corresponden a 60 personas, con excepción de las entradas al Cerrejón para 63 personas.
Objeto: ALMA MÁTER se obliga para con el Fondo de Desarrollo Local a desarrollar el proyecto 0108 Conformación, consolidación y operación del sistema cultural con identidad local, componentes “Granja de la Cultura”, “ Cumpleaños de Bogota y carnaval de diversidad” y “Sistema local de cultura implementado”, en el desarrollo del objeto se tendrá en cuenta el proyecto, la propuesta presentada, la viabilidad dada por la Alcaldía Local, los términos de referencia y el estudio de conveniencia y oportunidad del proyecto documentos que forman parte integral del presente convenio. Valor inicial: $679.463.000.oo Aporte del Fondo: $578.804.964.oo Aporte ALMA MATER: $41.000.000 Fecha de suscripción:26 de junio de 2007 Fecha de iniciación: 27 de junio de 2007 Plazo de ejecución: 6 meses Fecha de terminación: Fecha de liquidación: Interventoria: El interventor del componente “Sistema local de cultura implementado” fue el Sr Ricardo Polo Hallazgo Administrativo con incidencia Disciplinaria y Fiscal 3.6.14. Verificado el desarrollo del convenio en lo referente a la cláusula tercera “Obligaciones: 2. DE LA RED DE UNIVERSIDADES PUBLICAS DEL EJE CAFETERO-ALMA MÁTER”, se observó: El objeto contratado es diverso incluye “Granja de la Cultura”, “Cumpleaños de Bogota y carnaval de diversidad” y “Sistema local de cultura implementado”, y contempla para su ejecución actividades que van desde remodelación de un predio hasta la elaboración de esculturas, las cuales son el objeto del presente hallazgo. Se contempló inicialmente dentro del convenio la suma de $68.5 millones, para efecto de la implementación del Componente “Sistema local de cultura implementado” el desarrollo del mismo incluye las siguientes actividades ,– Garantizar la presentación de una obra de teatro con un grupo reconocido – pintar un mural de remembranza histórica local con un maestro de pintura reconocido – realizar eventos artísticos y culturales con agrupaciones musicales reconocidas, y elaborar y realizar el mantenimiento de esculturas con un escultor reconocido; ( folios 276 y 277 de proyecto) se deben elaborar 2 esculturas: campesina Paramuna con medidas 4.30 m de altura por un 1 metro de ancho y de hondo. Base en concreto anclaje de espigos ubicación corregimiento la unión en el ramal entre Cundinamarca y Bogota por la vía cabrera. Peso estimado 1200 Kg. Placa conmemorativa de ejecución con los correspondientes logos locales y distritales. Y escultura Tiple y guitarra en metal oxidado 2.50 m de altura por 1.50 de ancho por 1 m de hondo base en concreto con anclaje de espigos ubicación corregimiento la Unión , vereda Tunal, peso estimado 400 Kg. placa conmemorativa de ejecución con los correspondientes logos locales y distritales. Verificado en la fuente el cumplimiento de los compromisos pactados en este componente se logro determinar la inexistencia de la escultura referida a la campesina paramuna. (se visitó el lugar predeterminado para instalación de escultura.) La inspección ocular fue corroborada por los ediles de la localidad, quienes recorren la zona asiduamente y afirmaron no tener conocimiento de la escultura en cuestión ni haberla visto en ninguno de los recorridos realizados. Se dejo constancia de esta situación en acta de visita fiscal. La obligación referida se encuentra estipulada en el proyecto y la propuesta presentada los cuales hacen parte constitutiva del objeto contratado. En atención a lo anterior, se incurrió en incumplimiento de la cláusula “PRIMERA.- OBJETO DEL CONVENIO: ALMA MATER se obliga para con el FONDE DE DESARROLLO LOCAL a desarrollar el proyecto 108, Conformación, consolidación y operación del sistema cultural con identidad local, Componentes “Granja de la Cultura”, “Cumpleaños de Bogota y carnaval de la diversidad” y Sistema local de cultura implementado (…)”, también en incumplimiento de la cláusula “SEGUNDA ALCANCES DEL OBJETO DEL CONVENIO (…) En cuanto al componente “Sistema Local de Cultura implementado” numeral 4. Elaborar y realizar el mantenimiento de esculturas alusivas a la cultura Sumapaceña”. Lo anterior, de conformidad con los proyectos formulados, los términos de referencia, el estudio de conveniencia y oportunidad del proyecto y la propuesta presentada, documentos que forman parte integral del presente convenio. En el presupuesto del proyecto, a folio 269 de las carpetas contentivas del contrato en el ítem referido a elaboración esculturas se contempla un valor para la elaboración de las esculturas que asciende a la suma de $15.5 millones. Para efecto de la tasación del detrimento y en atención a que la escultura de tiple y guitarra si se elaboró, se tomo como referente el peso de las esculturas y se contrastó frente a los costos para la elaboración de las mismas obteniendo como resultado el valor de la escultura campesina paramuna en cuantía de $11.6 millones. Por lo anterior, el detrimento configurado corresponde a una cuantía de $11.6 millones. Los informes referidos al desarrollo del componente no son específicos en atención al compromiso de elaboración de las esculturas y a su ubicación en los sitios predeterminados. Ver (folios 501 a 517), (folios 518 a 532). El interventor de este componente fue el Sr Ricardo Polo como figura en acta de avance a folio 532. No obstante, las deficiencias de la gestión realizada aparece la firma del interventor avalando el cumplimiento del contratista y por ende posibilitando el cobro del contratista pese a no haber cumplido a cabalidad con las obligaciones producto del objeto contratado. En atención a los argumentos esgrimidos se transgreden las siguientes normas: Convenio interadministrativo 7 de 2007, Código Civil, articulo 1604, Ley 80 de 1993, artículos 5 numeral 4, artículos 24, 25, y 26 numeral 1, Ley 734 de 2002, Artículos 22, 23 y 34 numerales 2, 15, 21, 28, 31, Ley 87 de 1993, artículo 2 literal a), b), c), d), e), f) , g), h) y los artículos 3 y 6 de la Ley 610 de 2000. CUADRO 34 CONSOLIDACIÓN DE LA CONTRATACIÓN  Fuente: Papeles de trabajo equipo auditor
Se observa que la contratación analizada no se ajusta en todos los casos a los principios de transparencia, economía, eficacia, eficiencia, selección objetiva y demás lineamientos establecidos en las disposiciones legales vigentes, no existiendo correspondencia entre los contratos suscritos y ejecutados dando como resultado un 50.86%, calificación para este componente de gestión deficiente. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||