Este capitulo no aplica en virtud de la entrada en vigencia del Acuerdo Distrital 361 de 2009, “POR EL CUAL SE ORGANIZA LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C., SE DETERMINAN LAS FUNCIONES POR DEPENDENCIAS, SE FIJAN LOS PRINCIPIOS GENERALES INHERENTES A SU ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES”.
3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 3.1. EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Se realizó seguimiento a la implementación del MECI y la norma NTCGP 1000:2004, para lo cual se seleccionaron las áreas de Dirección (despacho alcaldía) Coordinación Administrativa y financiera, Jurídica y Contable, y se procedió a aplicar los cuestionarios a los respectivos responsables, así: de MECI a la Alcaldesa y los relacionados la norma NTCGP 1000:2004, a los responsables de las otras áreas seleccionadas.
La aplicación de los cuestionarios se efectúo realizando verificación en la fuente de la veracidad de las respuestas brindadas, empleando técnicas como revisión y verificación electrónica de la documentación, dependiendo del caso.
El resultado de esta evaluación fue:
CUADRO 1
CUESTIONARIO SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NTCGP 000:2004
Fuente: Cuestionarios aplicados
Como puede apreciarse, la mayor aprehensión se tiene respecto del Sistema de Gestión de la Calidad, con un 32.8% para una calificación de satisfactorio, no obstante adolecer de seguimiento por la alta dirección y ausencia de implementación de mecanismos de socialización de la política y objetivos del sistema.
En cuanto al Sistema de Control Interno, toda vez que no se han adelantado acciones tendientes al desarrollo del talento humano, de planes y programas, de auditoría interna, al igual que la deficiencia de los sistemas de información y comunicación organizacional, se califica como deficiente, en razón a que en su totalidad logró solo un 24%., para una calificación general del 56%.
3.1.2. Resultados Seguimiento Implementación NTCGP-1000:2004
Implementación de la norma NTCGP 1000:2004, con una calificación del 56% y nivel de calificación adecuado. Cabe señalar que de igual forma se presentaron niveles de implementación inadecuados, así: en el elemento planes y programas del componente direccionamiento estratégico, elementos sistemas de información y elemento comunicación organizacional del componente información. Así mismo, presentó niveles de implementación deficientes en el elemento modelo de operación por procesos del componente direccionamiento estratégico, elemento información primaria del componente información, elemento auditoria interna del componente evaluación independiente, y en lo relacionado con el seguimiento que se realiza a través de la alta dirección al sistema de gestión de calidad en la entidad y su implementación.
De la evaluación realizada se denota una falta de apropiación del MECI y la norma NTCGP 1000:2004, al interior del Fondo, específicamente en lo relacionado con el manual de funciones.
3.1.3. Resultados de la evaluación de Implementación MECI
Para desarrollar esta labor, se aplicaron encuestas que fueron respondidas por la Alcaldesa local, según formulario diseñado para tal efecto, presentado el siguiente resultado, con un puntaje del 78% y nivel de calificación satisfactorio:
CUADRO 2
EVALUACIÓN DE IMPLEMENTACION MECI
Fuente: Cuestionarios aplicados
A nivel de cada subsistema se tiene que:
-
El subsistema de control estratégico. Obtuvo una calificación de 72. 25, pero presenta niveles inadecuados dado que los compromisos y protocolos éticos de la Secretaria de Gobierno no fueron construidos en forma participativa y no se han socializado a todos los funcionarios.
-
Subsistema de Control de Gestión. Obtuvo una calificación de 84.24, donde las menores calificaciones fueron para los elementos: Medios de Comunicación, Sistemas de Información e Información Secundaria.
-
Subsistema de control estratégico. Obtuvo una calificación de 76.44, sin embargo, respecto del elemento Auditoría Interna, no se definió el Programa Anual de Auditoría.
A continuación gráficamente se puede apreciar el nivel de implementación del MECI más la norma técnica, con un nivel de cumplimiento global del 67%:
GRÁFICO 1
VISUALIZACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN
3.2. EVALUACIÓN A LOS ESTADOS CONTABLES
3.2.1. Evaluación del Sistema de Control Interno Contable
El seguimiento y verificación del Control Interno Contable del Fondo de Desarrollo Local de Sumapaz, es ejercido por la Secretaría de Gobierno, siguiendo los parámetros establecidos en la Resolución 357 de 2008, expedida por la Contaduría General de la Nación, dicha resolución en el numeral 1.1 reglamenta que el control interno contable es responsabilidad del representante legal de la entidad contable público, así como, del responsable del área contable, para el caso que nos ocupa bajo la responsabilidad de la Alcaldesa Local y el Contador del FDL Sumapaz.
Una vez diligenciado el formulario mediante el cual se lleva a cabo la valoración cuantitativa del control interno contable, se estableció que el FDL Sumapaz posee un nivel satisfactorio al obtener una calificación de 3.86, por lo cual se concluye que el Sistema de Control Interno contable es confiable. Esta calificación se desagrega así:
CUADRO 3
EVALUACIÓN CUANTITATIVA DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
NÚMER0
|
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
|
PUNTAJE OBTENIDO
|
INTERPRETACIÓN
|
1.1
|
ETAPA DE RECONOCIMIENTO
|
3.85
|
SATISFACTORIO
|
1.1.1
|
Identificación
|
3.85
|
SATISFACTORIO
|
1.1.2
|
Clasificación
|
3.88
|
SATISFACTORIO
|
1.1.3
|
Registro y ajustes
|
3.82
|
SATISFACTORIO
|
1.2
|
ETAPA DE REVELACIÓN
|
3.88
|
SATISFACTORIO
|
1.2. 1
|
Elaboración de estados contables y demás informes
|
4.43
|
ADECUADO
|
1.2.2
|
Análisis, interpretación y comunicación de la información
|
3.33
|
SATISFACTORIO
|
1.3
|
OTROS ELEMENTOS DE CONTROL
|
3.87
|
SATISFACTORIO
|
|
TOTAL Calificación
|
3.86
|
SATISFACTORIO
|
Fuente: Formato para evaluación del SCI contable
En cuanto a la evaluación cualitativa se estableció:
CUADRO 4
EVALUACIÓN CUALITATIVA DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
FORTALEZAS
| -
Gran sentido de pertenencia del responsable del área contable, posee el conocimiento integro de la labor a desarrollar, así como la continuidad en el proceso contable, toda vez que el profesional del área ha tenido permanencia en su cargo.
-
El responsable del área recibe una buena capacitación que coadyuva al proceso contable
-
Buen nivel de comunicación entre las diferentes áreas del FDL, lo cual permite que los registros contables se lleven a cabo en su debida oportunidad.
-
El área contable posee herramientas confiables para el manejo de la información como son equipos de computo modernos (adquiridos en la presente vigencia) y un buen paquete contable del cual posee un manejo adecuado el responsable del área.
-
El área contable realiza mensualmente conciliaciones con las áreas involucradas en el proceso contable lo cual permite mantener un debido control en los saldos de las cuentas.
-
Se realiza periódicamente la evaluación al Sistema de Control Interno Contable por parte de la Secretaria de Gobierno.
|
DEBILIDADES
| -
Falta de conocimiento de muchos de los funcionarios de la importancia de la información contable, así como el entendimiento que todas las operaciones inherentes a la administración local se reflejan en los estados contables.
-
El área contable solo cuenta con un funcionario responsable de todas las tareas a desarrollar en la misma, cuando este debe ausentarse (vacaciones, incapacidades, capacitación, etc) no es reemplazado.
|
AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS
|
El área contable del FDL ha realizado las acciones de mejora que le corresponden, persisten aún algunas acciones que deben implementar en áreas que están directamente relacionadas en el proceso contable como almacén y el área jurídica.
|
RECOMENDACIONES: Este ente de control no formula recomendaciones
|
Fuente: Papeles de Trabajo
Hallazgo Administrativo
3.2.2. Se evidencia que al efectuar las aproximaciones de las cifras del libro mayor y balances para reportar en el formato CGN 2005-001 no se tuvo en cuenta la técnica para llevar a cabo esta labor como lo es aproximar por exceso y por defecto , por lo cual se presenta diferencias así:
CUADRO 5
APROXIMACIONES PARA FORMATO CGN-001 SALDOS A DICIEMBRE 31 DE 2008
Millones de pesos
CÓDIGO
|
NOMBRE DE LA CUENTA
|
SALDO SEGÚN LIBRO MAYOR
|
VALOR SEGÚN FORMATO CGN-2005-001
|
VALOR SEGÚN LA TÉCNICA DE APROXIMACIÓN POR EXCESO Y POR DEFECTO
|
DIFERENCIA EN APROXIMACIONES
|
1637
|
Propiedades, planta y equipo no explotados
|
3,487,459,797.37
|
3,487,471
|
3,487,460
|
11
|
1635
|
Bienes muebles en bodega
|
48,194,178.96
|
48,195
|
48,194
|
1
|
1637
|
PPY E no explotados
|
339,702,719.82
|
339,704
|
339,703
|
1
|
1655
|
Maquinaria y equipo
|
2,415,681,120.50
|
2,415,680
|
2,415,681
|
-1
|
1665
|
Muebles, enseres y equipo de oficina
|
217,183,488.19
|
217,181
|
217,183
|
-2
|
1670
|
equipos de comunicación y computación
|
189,861,816.14
|
189,864
|
189,862
|
2
|
1680
|
equipos de comedor, cocina, despensa
|
17,118,822.32
|
17,120
|
17,119
|
1
|
1685
|
Depreciación acumulada
|
1,691,604,766.31
|
1,691,596
|
1,691,605
|
-9
|
1900
|
Otros activos
|
1,456,609,540.47
|
1,456,615
|
1,456,610
|
5
|
1915
|
Obras y mejoras en propiedad ajena
|
948,764,828.71
|
948,767
|
948,765
|
2
|
1975
|
Amortización acumulada de intangibles
|
26,770,753.14
|
26,768
|
26,771
|
-3
|
2000
|
Pasivos
|
40,117,760.00
|
40,117
|
40,118
|
-1
|
4
|
Ingresos
|
20,481,402,140.26
|
20,481,401
|
20,481,402
|
-1
|
5
|
Gastos
|
12,469,092,264.67
|
12,469,084
|
12,469,092
|
-8
|
Fuente: Libro mayor y balances y formato CGN-001
Con lo anterior se esta transgrediendo el numeral 2.7- Características Cualitativas de la Información Contable Pública del Plan General de Contabilidad Pública, emanado de la Contaduría General de la Nación.
Propiedades, Planta y Equipo
Esta cuenta presenta a diciembre 31 de 2008, un saldo de $3.487.46 millones correspondientes al 11.25% del total del activo, comparado con el saldo a 31 de diciembre de 2007 de $3.233.51 millones, presenta un incremento de $253.95 millones el cual corresponde al 11.25%. Se encuentra conformada así:
CUADRO 6
DISCRIMINACIÓN PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
Millones de pesos
CÓDIGO
|
NOMBRE DE LA CUENTA
|
SALDO A DICIEMBRE 31 DE 2008
|
16
|
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
|
$ 3,487.46
|
1605
|
TERRENOS
|
249.12
|
1610
|
SEMOVIENTES
|
123.08
|
1635
|
BIENES MUEBLES EN BODEGA
|
48.19
|
1637
|
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS
|
339.70
|
1655
|
MAQUINARIA Y EQUIPO
|
2,415.68
|
1660
|
EQUIPO MÉDICO Y CIENTÍFICO
|
7.97
|
1665
|
MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA
|
217.18
|
1670
|
EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN
|
189.86
|
1675
|
EQUIPOS DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN
|
1,571.15
|
1680
|
EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTEL
|
17.12
|
1685
|
Depreciación ACUMULADA (CR)
|
-1,691.60
|
Fuente: Libro Mayor y Balances
Hallazgo Administrativo
3.2.3 Verificado el inventario de elementos devolutivos nuevos en bodega se observa que el FDL Sumapaz posee bienes con una antigüedad superior a un año, incluso algunos desde el año 2000 que no han sido dados al servicio, por valor de $18.28 millones, así:
CUADRO 7
BIENES CON ANTIGÜEDAD SUPERIOR A UN AÑO EN BODEGA
Millones de pesos
GRUPO Y NOMBRE
|
SALDO A DICIEMBRE 31 DE 2008 SEGÚN RELACION DE INVENTARIO
|
Grupo: 2-07 Equipo y maquinaria para comunicaciones, detección, radio, TV, sonido
|
$1.91
|
Grupo: 2-12 Equipo Y maquinaria para oficina y accesorios.
|
1.66
|
Grupo: 2-15 Instrumentos musicales y sus accesorios.
|
1.33
|
Grupo: 2-18 Muebles y enseres
|
10.53
|
Grupo: 2-21 Maquinaria Y equipos de computación y sus accesorios.
|
2.85
|
Total Bs. devolutivos en bodega con antigüedad superior a un año
|
18.28
|
Fuente: Relación de inventario a diciembre 31 de 2008
Con lo anterior se está transgrediendo los literales a) y c), del artículo 2° de la Ley 87 de 1993.
Hallazgo Administrativo
3.2.4 El inventario de elementos devolutivos usados en bodega del FDL Sumapaz posee bienes por valor de $19.83 millones, con una antigüedad superior a un año que no han sido depreciados ni un mes lo que quiere decir que no han sido usadas, razón por la cual no poseen el carácter de bienes devolutivos usados en la bodega, así:
CUADRO 8
BIENES CLASIFICADOS COMO USADOS SIN DEPRECIAR
Millones de pesos
ELEMENTO / BIEN
|
FECHA INGRESO
|
FECHA SERVICIO
|
TOTAL COSTO HISTÓRICO
|
MESES PROC.
|
DEPRECIACIÓN ACUMULADA
|
Base para micrófono proel
|
11-Dic-95
|
16-Nov-00
|
$0.04
|
0
|
0.00
|
Cabinas peavey( columnas consola)
|
11-Dic-95
|
16-Nov-00
|
1.76
|
0
|
0.00
|
Consola peavy xr 1200d
|
11-Dic-95
|
16-Nov-00
|
3.55
|
0
|
0.00
|
Estabilizador de 1000 wt
|
11-Dic-95
|
16-Nov-00
|
0.06
|
0
|
0.00
|
Estabilizador de 2000 wtt
|
11-Dic-95
|
16-Nov-00
|
0.06
|
0
|
0.00
|
Video grabadora con control remoto
|
12-Jul-01
|
12-Jul-01
|
0.19
|
0
|
0.00
|
Video grabadora con control remoto
|
12-Jul-01
|
12-Jul-01
|
0.19
|
0
|
0.00
|
Motobomba, 4 hp, motor a gasolina marca tecumse
|
17-Dic-96
|
06-Jul-01
|
0.56
|
0
|
0.00
|
Directorio oficinas 16 regletas
|
30-Abr-97
|
10-Nov-00
|
0.36
|
0
|
0.00
|
Maquina de escribir brother modelo ce700
|
02-Mar-94
|
02-Mar-94
|
1.89
|
0
|
0.00
|
Tanque plásticos con equipo de irrigación
|
17-Dic-96
|
17-Dic-96
|
5.58
|
0
|
0.00
|
Tanque plásticos con equipo de irrigación
|
17-Dic-96
|
17-Dic-96
|
5.58
|
0
|
0.00
|
TOTAL COSTO HISTÓRICO
|
19.83
|
|
|
Fuente: Relación de inventario a diciembre 31 de 2008
Con lo anterior se está transgrediendo los literales a) y c), del artículo 2° de la Ley 87 de 1993.
Otros Activos
Esta cuenta presenta a diciembre 31 de 2008 un saldo $1.456.61 millones correspondientes al 4.70% del total del activo, comparado con el saldo a diciembre 31 de 2007 de $908.59 millones, presenta un incremento de $548.02 millones el cual corresponde al 37.62%. Se encuentra conformada así:
CUADRO 9
DISCRIMINACIÓN OTROS ACTIVOS
Millones de pesos
CUENTA
|
NOMBRE DE LA CUENTA
|
Diciembre de 2008
|
19
|
OTROS ACTIVOS
|
1,456.61
|
1905
|
BS Y SERVICIOS PAGADOS POR ANTICIPADO
|
3.06
|
1910
|
CARGOS DIFERIDOS
|
153.10
|
1915
|
OBRAS Y MEJORAS EN PROPIEDAD AJENA
|
948.76
|
1920
|
BIENES ENTREGADOS A TERCEROS
|
353.47
|
1925
|
AMORTIZACIÓN ACUMULADA DE BIENES ENTREGADOS A TERCEROS (CR)
|
-144.27
|
1970
|
INTANGIBLES
|
30.00
|
1975
|
Amortización ACUMULADA DE INTANGIBLES (CR)
|
-26.77
|
1999
|
VALORIZACIONES
|
139.25
|
Fuente: Libro Mayor y Balances
Bienes en poder Terceros - 1920
Hallazgo Administrativo
3.2.5 Al igual que en la vigencia anterior se detecto que a pesar de contar con un inventario de bienes y registros contables conciliados, el área jurídica del FDLS no cuenta con una base de datos que permita llevar a cabo un control de los contratos de comodato, lo cual no permite realizar una conciliación entre las áreas jurídica y contable, con lo cual se transgrede el numeral 2.7- Características cualitativas de la información Contable Pública del Plan General de Contabilidad Pública, emanado de la Contaduría General de la Nación.
Hallazgo Administrativo
3.2.6 Al verificar físicamente los contratos de comodato se pudo establecer:
-
El contrato de comodato 02 de 1996 presenta la prorroga 03 la cual no se encuentra firmada por la Alcaldesa Local en su calidad de comodante, ni por el comodatario.
-
Los contratos de comodato 02 de 2000 y 01 de 2002 que fueron acumulados y prorrogados, no se encuentra firmado por la Alcaldesa Local en su calidad de comodante.
-
El contrato de comodato 03 de 1995 presenta la prorroga 03 la cual no se encuentra firmada por la Alcaldesa Local en su calidad de comodante.
Intangibles -1970
Hallazgo Administrativo
3.2.7 Verificado el inventario de elementos devolutivos nuevos en bodega se observa que el FDL Sumapaz posee licencias de software por un valor de $17.15 millones con una antigüedad superior a un año. Con lo anterior se está trasgrediendo los literales a) y c), del artículo 2° de la Ley 87 de 1993.
Patrimonio
Esta cuenta presenta a 31 de diciembre de 2008 un saldo $30.970.67 millones, comparado con el saldo a 31 de diciembre de 2007 de $26.735.43 millones, presenta un incremento de $4.235.24 millones el cual corresponde al 13.68%. Se encuentra conformada así:
CUADRO 10
DISCRIMINACIÓN PATRIMONIO
Millones de pesos
CUENTA
|
NOMBRE DE LA CUENTA
|
Diciembre de 2008
|
31
|
HACIENDA PUBLICA
|
-30,970.67
|
3105
|
CAPITAL FISCAL
|
-22,995.81
|
3110
|
RESULTADO DEL EJERCICIO
|
-8,012.31
|
3115
|
SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN
|
-139.25
|
3125
|
PATRIMONIO Público INCORPORADO
|
-405.23
|
3128
|
PROVI, AGOTAMIENTO, DEPREC. AMORTI. (D
|
581.93
|
Fuente: Libro Mayor y Balances
Hallazgo Administrativo
3.2.8 El FDL Sumapaz al registrar la contrapartida de los recursos entregados en administración al IDU lo hace en la cuenta 581593 cuando lo correcto es utilizar la cuenta 310501- Capital Fiscal, con lo cual se transgrede la instrucción dada por la Contaduría General de la Nación en el oficio 20074-92528 del 23 de julio de 2007, razón por la cual esta cuenta se encuentra subestimada en $1.469.60 millones de pesos, saldo correspondiente a los recursos entregados en administración al IDU.
Evaluación de la Gestión Contable
CUADRO 11
RESULTADO FINAL A LA EVALUACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES
|
|
CONCEPTO
|
EVALUACION FINAL
|
ASPECTOS GENERALES
|
20.00%
|
ASPECTOS DE RESULTADO
|
52.50%
|
RESULTADO FINAL SATISFACTORIO
|
72.50%
|
Fuente: Papel de trabajo evaluación a la gestión contable
Una vez calificada la gestión contable del FDL Sumapaz esta obtuvo un puntaje de 72.50%, al presentar para un nivel adecuado en los aspectos generales del proceso contable y un dictamen con salvedades.
|