5018 ve 4734 sayili kanunlar çERÇevesinde ön mali kontrol tanimlar: Ön mali kontrol

Ön mali kontrol görevi, yönetim sorumluluğu çerçevesinde, Strateji Geliştirme Başkanlığı ve harcama birimleri tarafından yerine getirilir.

Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından yapılacak ön mali kontrol Bakanlığımız Ön Mali Kontrol İşlemleri Yönergesinde sayılan kontroller ile harcama birimlerinin talebi veya Strateji Geliştirme Başkanlığının risk değerlendirmesi sonucunda ön mali kontrol işlemine tabi tutulmasında yarar görülen mali karar ve işlemlerden üst yönetici tarafından uygun görülen kontrollerden meydana gelir.

Strateji Geliştirme Başkanlığı ve harcama birimleri tarafından yapılacak ön mali kontrol, idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, ayrıntılı harcama programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer mali mevzuat hükümlerine uygunluk yönlerinden yerine getirilir. İdare bütçesi ve bütçe tertibine uygunluk yönünden yapılacak kontrol, ödeneğin bütçeye konulma amacına uygun olarak harcamanın yerinde yapılıp yapılmadığı, ihtiyaçların karşılanmasında idarenin önceliklerine uyum, etkinlik değerlendirmesi ile harcamalarda verimlilik ve tutumluluğun sağlanması hususlarını da kapsar. Ayrıca, mali karar ve işlemler harcama birimleri tarafından kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması açısından da kontrol edilir.

Ön mali kontrol sonucunda uygun görüş verilip verilmemesi, danışma ve önleyici niteliğe haiz olup, mali karar ve işlemlerin harcama yetkilisi tarafından uygulanmasında bağlayıcı değildir.

Mali karar ve işlemlerin ön mali kontrole tabi tutulması ve ön mali kontrol sonucunda Strateji Geliştirme Başkanlığınca uygun görüş verilmiş olması, harcama yetkilileri ve gerçekleştirme görevlilerinin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
ÖN MALİ KONTROL SÜRECİ:

Strateji Geliştirme Başkanlığının ön mali kontrolüne tabi mali karar ve işlemler, kontrol edilmek üzere Başkanlığa gönderilir. Başkanlıkça yapılan kontrol sonucunda mali karar ve işlemin uygun görülmesi halinde durumuna göre görüş yazısı düzenlenir veya dayanak belgenin üzerine “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhi düşülerek ilgili birime gönderilir. Ön mali kontrol sonucunda yazılı görüş düzenlenmesi halinde bu görüşler ayrıntılı, açık ve gerekçeli yazılır. Başkanlığın görüş yazısı harcama birimince ilgili işlem dosyasında saklanır ve bir örneği de ödeme emri belgesine eklenir.

Başkanlıkça mali karar ve işlemin uygun görülmemesi halinde ise nedenleri açıkça belirtilen bir görüş yazısı yazılarak kontrole tabi karar ve işlem belgeleri eklenmek suretiyle ilgili birime geri gönderilir.

Strateji Geliştirme Başkanlığınca taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarına yapılan kontrollerde yazılı görüş düzenlenmesi zorunludur. Bu yazıda, yapılan kontrol sonucunda mali karar ve işlemin uygun görülüp görülmediği, uygun görülmemişse nedenleri açıkça belirtilir.

Mevzuatına uygun olarak giderilebilecek nitelikte eksiklikleri bulunan mali karar ve işlemler için, bu eksiklikler ve nasıl düzeltilebileceği hususları belirtilmek ve bunların düzeltilmesi kaydıyla işlemin uygun görüldüğü şeklinde yazılı görüş düzenlenebilir.

Harcama birimlerince yerine getirilecek ön mali kontrol işlemi ise süreç kontrolü olarak yapılır. Süreç kontrolünde, her bir işlem daha önceki işlemlerin kontrolünü içerecek şekilde tasarlanır ve uygulanır. Mali işlemlerin yürütülmesinde görev alanlar, yapacakları işlemden önceki işlemleri de kontrol ederler.

Harcama yetkilileri, yardımcıları veya hiyerarşik olarak kendisine en yakın üst kademe yöneticileri arasından bir veya daha fazla sayıda gerçekleştirme görevlisini ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendirirler. Yapılan bu görevlendirmeler Başkanlığa da bir yazı ile bildirilir. Ödeme emri belgesini düzenlemekle görevlendirilen gerçekleştirme görevlileri, ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde mevzuata uygunluk ve belgelerin tamam olup olmadığı hususları ile daha önceki işlemlerin kontrolünü de kapsayacak şekilde ön mali kontrol yaparlar. Bu görevliler yaptıkları kontrol sonucunda, işlemleri uygun görmeleri halinde, ödeme emri belgesi üzerine “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhini düşerek imzalarlar.

Strateji Geliştirme Başkanlığının ön mali kontrolüne tabi mali karar ve işlemlerin kontrolü, iç kontrol alt birimi tarafından yürütülür.

Harcama birimlerinde ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön mali kontrol görevi, ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendirilen gerçekleştirme görevlisi tarafından yerine getirilir.
STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞINDA ÖN MALİ KONTROL

• 
  Kanun tasarılarının mali yükünün hesaplanması
  
• 
  Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları
  
• 
  Ödenek gönderme belgeleri
  
• 
  Tenkis işlemleri
  
• 
  Ödenek aktarma işlemleri
  
• 
  Kadro dağılım cetvelleri
  
• 
  Seyahat kartı listeleri
  
• 
  Seyyar görev tazminatı cetvelleri
  
• 
  Yan ödeme cetvelleri
  
• 
  Sözleşmeli personel sayı ve sözleşmeleri
  

Harcama birimlerince teşkilat yapıları ve ihtiyaçlarına göre, her il için ayrı ayrı hazırlanan seyyar görev dağılım listeleri Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından 6245 sayılı Harcırah Kanunu, bu Kanuna dayanılarak yapılan düzenlemeler, yılı bütçesine bu amaçla konulan ödenekler ve Maliye Bakanlığı tarafından vize edilen cetvellere uygunluk açısından en geç üç işgünü içinde kontrol edilir. Uygun görülmeyen talepler aynı süre içinde gerekçeli bir yazıyla ilgili birime gönderilir.

657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile bu Kanunun ek geçici 9 uncu maddesi kapsamına giren idarelerde istihdam edilen Devlet memurlarından, hangi işi yapanlara ve hangi görevde bulunanlara zam ve tazminat ödeneceği, ödenecek zam ve tazminatın miktarları ile ödeme usul ve esaslarına ilişkin olarak anılan Kanunun 152 nci maddesine dayanılarak yürürlüğe konulan Bakanlar Kurulu kararı uyarınca, zam ve tazminat ödemesi yapılacak personelin kadro veya görev unvanları, sınıfları, dereceleri, sayıları ve hizmet yerleri ile bunlara uygun olarak ödenecek zam ve tazminatın miktarlarını gösteren ve serbest kadro üzerinden hazırlanan cetvel ile bunların birimler itibarıyla dağılımını gösteren listeler Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından kontrol edilir.

Kontrol işlemi sonucunda söz konusu listeler, onaylanmak üzere Strateji Geliştirme Başkanlığınca üst yöneticiye sunulur. Üst yönetici onaylama işlemini, anılan Bakanlar Kurulu kararında belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde yerine getirir.
Sözleşmeli personel sayı ve sözleşmelerinin kontrolü

Maliye Bakanlığı tarafından yıllık olarak vize edilen cetvellere ve tip sözleşmeye uygun olarak çalıştırılacak personelle yapılacak sözleşmeler ile ilgili mevzuatı gereğince Maliye Bakanlığı vizesi alınmaksızın çalıştırılabilecek sözleşmeli personelle yapılacak sözleşmeler kontrole tabidir. Bu sözleşmeler Strateji Geliştirme Başkanlığınca Maliye Bakanlığınca vize edilen cetveller ve tip sözleşme ile diğer mevzuata uygunluk yönünden en geç beş işgünü içinde incelenir. Uygun görülmeyen sözleşmeler aynı süre içinde gerekçeli bir yazıyla ilgili birime gönderilir.

Harcama birimlerinin, ihale kanunlarına tabi olsun veya olmasın, harcamayı gerektirecek taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarından tutarı mal ve hizmet alımları için bir milyon Türk Lirasını, yapım işleri için ise iki milyon Türk Lirasını aşanlar Strateji Geliştirme Başkanlığının ön mali kontrolüne tabidir. Bu tutarlara katma değer vergisi dahil değildir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun sözleşmeye davet başlıklı 42’nci maddesinde 5812 sayılı Kanunla değişiklik yapılmış, bu suretle ön mali kontrol sözleşmeye davet yapılabilmesi için zorunlu hale getirilmiştir. 4734 sayılı Kanunun 42’nci maddesinde “41 inci maddede belirtilen sürelerin bitimini, ön mali kontrol yapılması gereken hallerde ise bu kontrolün tamamlandığı tarihi izleyen günden itibaren üç gün içinde ihale üzerinde bırakılan istekliye, tebliğ tarihini izleyen on gün içinde kesin teminatı vermek suretiyle sözleşmeyi imzalaması hususu bildirilir…..” denilmek suretiyle 5018 ve 4734 sayılı Kanunlar uyumlu hale getirilmiştir.

Dosya, şikayet/itirazen şikayetle ilgili olarak beklenmesi gereken süreler dolduktan sonra, varsa şikayet/itirazen şikayetler sonuçlandırıldıktan sonra, sözleşme imzalanmadan ve istekliye sözleşmeye davet yazısı yazılmadan önce gönderilmelidir.

Kontrole tabi taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları, bunlara ilişkin tüm bilgi ve belgeleri içerecek şekilde oluşturulan iki nüsha (birisi asıl) işlem dosyası, harcama yetkilisi tarafından sözleşme imzalanmadan ve idare taahhüt altına girmeden önce Başkanlığa gönderilir.

Başkanlığa gönderilecek suret dosyada tüm belgeler mühürlenerek, “aslı gibidir” ibaresi ile tasdik edenin isim ve unvanı yer alacaktır.

Kontrol edilmek üzere Başkanlığa gönderilecek işlem dosyasında bulunması gereken bilgi ve belgeler aşağıda belirtilmiştir:

• 
  Onay belgesi,
  
• 
  Yaklaşık maliyet ve dayanağını oluşturan hesap cetvelleri,
  
• 
  İhale komisyonlarının kurulmasına ilişkin (asil ve yedek üyelerin belirtildiği) ihale yetkilisi onayı,
  
• 
  Kamu İhale Kurumu tarafından ihale kayıt numarası verilen ihale kayıt formu,
  
• 
  İlanın yapıldığına ilişkin belgeler, (gazete ilanı ve tutanağı, KİK bülteni, ilanın Hükümet ve Belediye ilan tahtalarına asılacak yazılarla yapılması halinde ise buna ilişkin tutanaklar, vs)
  
• 
  İlan zorunluluğu bulunmayan ihalelerde, isteklilerin davet edildiğine dair davet yazıları,
  
• 
  Yıllık yatırım programında yer alan işlerle, bu programdaki ek veya değişikliklere göre yapılacak işlerde, yılı merkezi yönetim bütçe kanununun bu konudaki hükümlerinin ve her yıl Bakanlar Kurulunca yürürlüğe konulan yatırım programının uygulanması, koordinasyonu ve izlenmesine dair kararda öngörülen işlemlerin yapıldığını kanıtlayan belgeler,
  

- Gelecek yıllara yaygın yüklenmelerde izin alınması gereken hallerde Maliye Bakanlığının izni,

• 
  İlgili mevzuatı gereğince çevresel etki değerlendirmesi (ÇED) raporu gerekli olan işlerde ÇED olumlu belgesi ve işle ilgili olarak alınması gereken özel komisyon izin veya kararları,
  
• 
  Yapım işlerinde (4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 62 nci maddesinin (c) bendinde istisna sayılanlar hariç), arsa temini, mülkiyet, kamulaştırma ve imar işlemlerinin tamamlandığına dair belgeler,
  
• 
  İhaleye ilişkin tüm şartnameler,
  
• 
  4734 sayılı Kanunun 22 nci maddesinin (a), (b) ve (c) bentleri kapsamında tek kaynaktan yapılan alımlara ilişkin olarak ihale mevzuatında belirlenen standart form,
  
• 
  Sözleşme tasarısı,
  
• 
  Yapılan ihalenin usul ve türüne uygun olarak, 4734 sayılı Kanun ile 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununa ilişkin yayımlanan yönetmelikler ve diğer düzenleyici mevzuat hükümleri uyarınca düzenlenmesi gereken standart formlar ve diğer belgeler,
  
• 
  Düzenlenmiş ise zeyilnameler, açıklamalar ve bunların isteklilere gönderildiğine dair belgeler,
  
• 
  İhalelere Karşı Yapılacak İdari Başvurulara Ait Yönetmelik hükümlerine göre Bakanlığa veya Kamu İhale Kurumuna başvuru bulunduğu takdirde, buna ilişkin yazışmalar,
  

• 
  Söz konusu Yönetmelik hükümlerine göre, şikâyet ve itirazen şikayet başvuruları sonuçlanmadan taahhüt dosyaları Başkanlığa gönderilmemelidir.
  

• 
  Üzerine ihale yapılan istekliye ve ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekliye ait geçici teminatların onaylı suretleri ile, ilgili muhasebe birimine teslim edildiğine dair alındı belgesi,
  
• 
  Üzerine ihale yapılan isteklinin, şartname hükümleri gereğince ihale komisyonuna ibraz ettiği belgelerin tamamı,
  
• 
  İhaleye katılan bütün isteklilere ait teklif mektupları,
  
• 
  Ön yeterlik ve/veya ihale komisyonu değerlendirmelerinde elenen isteklilere ait eleme nedeni olan bütün belgeler,
  
• 
  İhale üzerinde kalan isteklinin, 4734 sayılı Kanunun 58 inci maddesine göre yasaklı olup olmadığına dair, Kamu İhale Kurumundan alınan teyit belgesi,
  

• 
  Teyit belgesi alınırken:
  
• 
  Şahıs şirketlerinde, şirketin ve ortakların tamamı,
  
• 
  Sermaye şirketlerinde ise; şirketin ve sermayenin yarısından fazlasına sahip olan ortaklarından yasaklı olup olmadığı teyit edilecektir.
  
• 
  Haklarında kamu davası açılanlar için de teyit işlemi gerçekleştirilecektir.
  

• 
  İhale kararının onaylandığına dair ihale yetkilisi onayı (onay tarihinin belirtilmiş olması gerekmektedir),
  
• 
  İhale kararlarına ait damga vergisinin (karar pulu) tahsil edildiğine ilişkin belge,
  

• 
  488 sayılı damga Vergisi Kanunu gereği, karar pulu olarak da adlandırılan binde 4.95 oranında Damga Vergisi ihale kararının yükleniciye tebliği tarihinden sonra 15 gün içerisinde ödenmelidir.
  

• 
  İşlem dosyasında bulunan bütün belgeleri gösteren sayfa numaralı ve onaylı dizi pusulası,
  
• 
  Başbakanlığın veya Maliye Bakanlığın iznine tabi alımlarda izin yazısı,
  
• 
  İlgililere, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 7201 sayılı Tebligat Kanunu hükümlerine göre tebligat yapıldığını gösteren belgeler.
  

• 
  Ayrıca, söz konusu işe ait sözleşmenin imzalanmasından sonra, beş işgünü içinde aşağıda belirtilen belgelerin onaylı birer nüshası Başkanlığa gönderilecektir:
  

• 
  Sözleşme,
  
• 
  Kesin teminata ilişkin alındının örneği,
  
• 
  Yapım işlerinde sözleşmede öngörülmeyen iş artışının zorunlu hale gelmesi ve bu artışın müteahhidine yaptırılması halinde buna ilişkin onay belgesi ve yaklaşık maliyet hesap cetveli ile ek kesin teminata ilişkin belge,
  

Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları, Başkanlıkça en geç on işgünü içinde kontrol edilir. Yapılan kontrol sonucunda düzenlenen görüş yazısı, işlem dosyasının bir nüshası ile birlikte aynı süre içinde harcama yetkilisine gönderilir.

• 
  İhale yetkilisince ihale iptal edilebilir.
  
• 
  Yüklenici ile sözleşme imzalanabilir.
  
• 
  İhale yetkilisince onaylama kararının iptal edilmesinin ardından ihale komisyonunca yeni bir değerlendirme (Düzeltici işlem) yapılabilir.
  

Ön malî kontrol sonucunda uygun görüş verilmediği halde harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemlerin

• 
  malî hizmetler birimince kayıtları tutulur ve
  
• 
  aylık dönemler itibariyle üst yöneticiye bildirilir.
  
• 
  Söz konusu kayıtlar iç ve dış denetim sırasında denetçilere de sunulur.